Handleiding voor organisatoren

1. Open de startpagina en klik rechtsboven op Aanmelden.
2. Het snelst gaat het met je Google-account – één klik volstaat. Je kunt je ook registreren met e-mail en wachtwoord.
3. Bij registratie per e-mail ontvang je een bevestigingsmail. Je kunt je account activeren via de link in de mail of door de meegestuurde 6-cijferige code in te voeren.
4. Bij de eerste keer inloggen leidt een korte welkomstassistent je door je basisgegevens (naam, dojo) – dat duurt maar een minuutje.

Een assistent begeleidt je in een paar stappen:

1. Klik op Toernooi aanmaken.
2. Basisgegevens: Vul toernooinaam, organisator en gastheer in en kies de stijlrichting(en). De beschrijving stel je gemakkelijk samen in de teksteditor (vet, lijsten, links enz.).
3. Locatie & tijd: Geef hal, stad en land op, evenals begin- en einddatum. Deze gegevens zijn verplicht, zodat je toernooi goed vindbaar is.
4. Tijdschema: Leg inloop- en starttijd vast.
5. Disciplines: Maak direct de wedstrijdklassen aan (zie hoofdstuk 3) – of doe dat later.
6. Publiceren: Ten slotte bepaal je of het toernooi als concept wordt opgeslagen of direct wordt gepubliceerd.

Zolang een toernooi een concept is, ziet niemand het behalve jij. Pas na het publiceren wordt het openbaar zichtbaar.

Zorg dat je toernooi gevonden wordt: stijlrichting & tags

Op de startpagina kunnen bezoekers filteren op stijlrichting en trefwoord. Twee velden uit de assistent voeden dit filter:

• Stijlrichting (stap Basisgegevens): Shotokan, Goju-Ryu, Wado-Ryu, Shito-Ryu en meer. Meerkeuze is mogelijk, minstens één is verplicht – zie de opmerking hierboven.
• Tags (stap Ontwerp & branding): vrije trefwoorden voor al het overige – bond (DJKB, DKV, JKA, WKF), doelgroep (kinderen, jeugd, masters), karakter (kampioenschap, internationaal, regionaal).

Beide kun je later altijd nog aanpassen in de toernooi-instellingen.

Bij het publiceren kun je je evenement gratis laten aankondigen op de officiële TournaEvent-kanalen (Facebook & Instagram) – voor extra bereik zonder eigen inspanning. Dit geldt zowel voor toernooien als lehrgangs (cursussen/stages).

Zo werkt het: Zet in het publiceerdialoog het vinkje „Dit evenement aankondigen op de TournaEvent-social-mediakanalen". Het vinkje staat standaard uit – er gebeurt dus niets zolang je het niet zelf activeert.

Uit je uitschrijvingsgegevens wordt automatisch een aankondigingsafbeelding met tekst gegenereerd. Er worden alleen sowieso openbare gegevens gepubliceerd – titel, datum, locatie, disciplines en de link naar de uitschrijving. Geen persoonsgegevens.

Zodra een post gepubliceerd is, verschijnt op de openbare detailpagina van je evenement een link naar de Facebook- of Instagram-post.

Een „discipline" is een enkele wedstrijdklasse, bijv. Kata leerling mannelijk 8–9 jaar of Kumite jeugd vrouwelijk -50 kg. Voor elke discipline leg je vast:

• Type: Kata (vormenreeks, beoordeling door scheidsrechters) of Kumite (gevecht).
• Leeftijd, geslacht en – bij kumite – gewichtsklasse.
• Reglement: Kies de passende preset.
• Startnummerformaat: Het platform kent korte, automatische startnummers toe.

Reglement-presets

Het reglement stuurt automatisch de gevechtstijden, puntentoekenning en de scoreschermen op de wedstrijddag – om de details hoef je je niet te bekommeren.

Het aantal scheidsrechters bij kata is 5 of 7. Dit is tegelijk de paneelgrootte en bepaalt het aantal vlaggen, de scorekolommen en de schrapwaarde (hoeveel hoogste en laagste scores buiten de berekening vallen). De standaardwaarde voor het hele toernooi leg je vast in de instellingen; afzonderlijke disciplines kunnen hier in het tabblad Scheidsrechters van afwijken (zie hoofdstuk „Scheidsrechters").

Overlappen twee klassen (zelfde leeftijd/geslacht/gewicht), dan waarschuwt het platform je.

Te kleine klassen samenvoegen

Na de inschrijfdeadline staan er bijna altijd een paar klassen met maar één of twee starters – vooral bij kinderen, waar de leeftijdsgroepen krap zijn afgebakend. In plaats van ze te verwijderen (dan zouden de inschrijvingen verloren gaan) voeg je ze samen tot één klasse: Disciplines → Samenvoegen.

1. Klassen selecteren. De zwak bezette klassen staan bovenaan. Wat niet bij elkaar past, kun je meteen al niet aanvinken – ernaast staat de reden.
2. Doelklasse bepalen. Deze blijft bestaan en behoudt haar startgeld, haar aantal scheidsrechters en haar plek in het tijdschema. De andere vervallen, hun starters gaan mee. De naam wordt door het platform voorgesteld, je kunt hem wijzigen.
3. Gevolgen bevestigen. Afhankelijk van het geval bevestig je afzonderlijk: dat de bestaande loting wordt verworpen, dat de gewichtsgrenzen veranderen, dat de klasse gemengd wordt of dat ze over meerdere wedstrijdvloeren verdeeld moet worden.

Kata mag gemengd worden – jongens en meisjes in één klasse. Kumite nooit: dat weigert het platform, ook met bevestiging. Samenvoegen is ook niet mogelijk zodra in een van de betrokken klassen al gescoord is.

De leeftijd, de graduatie en – indien aanwezig – de gewichtsgrenzen van de doelklasse worden verruimd tot de spanne van alle betrokken klassen. Voert een van de klassen geen gewichtsklasse, dan wordt de doelklasse een open klasse.

1. Open je toernooi en kies Inschrijving openen.
2. Vanaf nu kunnen dojo's zich inschrijven voor je disciplines.
3. Je kunt een inschrijfdeadline instellen – daarna zijn nieuwe inschrijvingen niet meer mogelijk.
4. Via Inschrijving sluiten beëindig je deze op elk moment handmatig, ook zonder deadline. Dat heb je nodig voordat je kunt loten.

Wat vooraf geregeld moet zijn

Voordat het eerste dojo zich kan inschrijven, heb je je factuurgegevens nodig: naam, adres en land. Bied je overschrijving aan, dan ook je bankrekeninggegevens. Je vult ze in bij Instellingen → Factuurgegevens.

De reden is onhandig, maar simpel: vanaf het openen schrijven dojo's zich in, en bij elke inschrijving ben je een bon verschuldigd. Zonder naam en adres is dat volgens § 14 UStG geen factuur – en de gegevens later aanvullen, wanneer al zeventig dojo's zich hebben ingeschreven, betekent zeventig bonnen achteraf opmaken.

Ontbreekt er iets, dan vertelt het onderdeel Betaling in de publicatieassistent je welke velden dat zijn. Zolang ze ontbreken, blijft Inschrijving openen vergrendeld.

Btw-nummer en fiscaal identificatienummer horen daar uitdrukkelijk niet bij. Die heb je pas nodig zodra je een factuur met bedrag verstuurt.

De fases van een toernooi

Concept → Gepubliceerd → Inschrijving open → Inschrijving gesloten → Loting → Wedstrijd → Afgerond

De fasenbalk staat bovenaan op het toernooioverzicht. Op smalle schermen wordt hij een balk met de regel „Fase 3 van 7 · Inschrijving" – alle zeven fases blijven zichtbaar.

Toernooi, lehrgang (cursus) en dojo hebben dezelfde opbouw. Open je een van deze, dan zie je altijd dezelfde vier gebieden:

Bovenaan: naam, status en de belangrijkste actie. De gekleurde korte aanduidingen naast de naam vertellen je in één oogopslag de toestand – grijs voor de levenscyclus (concept), groen voor gepubliceerd, blauw voor de testmodus, geel voor „even naar kijken", rood voor een echt defect zoals een verouderde loting. Rechts staat de actie die in deze fase aan de orde is: bij een concept Controleren & publiceren, vanaf de loting Toernooiboek printen. Mag je die actie niet uitvoeren, dan schuift de eerstvolgende toegestane actie naar voren.

Daaronder: de kerncijfers. Bij het toernooi starters, dojo's, teams, disciplines, afwezigen en openstaande betalingen. Bij de lehrgang eenheden, trainingstijd, trainers, kosten, examens en dagen tot de datum. Bij de dojo personen, groepen, trainingstijden, afspraken deze week, waarvan geregistreerd en openstaande toewijzingsverzoeken. Alleen de waarden waar je iets aan zou moeten doen, krijgen kleur.

Links: wat er te doen is. De kaart Volgende stappen staat helemaal bovenaan, omdat die de belangrijkste vraag beantwoordt. Elk punt is aanklikbaar en brengt je naar de plek waar je het regelt. Is alles gedaan, dan krimpt de kaart tot één regel.

Rechts: acties en delen. De acties zijn gegroepeerd onder Beheren en Communicatie, verwijderen staat apart daaronder. Je ziet alleen wat jouw rol mag.

QR-code voor uitschrijving en aanplakbiljet

Helemaal rechtsonder vind je Delen & aanplakken. De QR-code leidt direct naar de openbare pagina van je toernooi, lehrgang of dojo – bedoeld voor flyers, uitschrijving en het aanplakbiljet in de dojo.

• Link kopiëren zet het adres in het klembord.
• Als PNG downloaden genereert een printklaar afbeeldingsbestand: QR-code, naam, datum en locatie plus het uitgeschreven adres op een witte achtergrond. Die kun je direct in je uitschrijving zetten.

Zolang je toernooi of lehrgang nog een concept is, staat daaronder een melding: de link werkt pas na publicatie. Een dojo krijgt zijn QR-code sowieso pas met de publicatie, omdat er daarvoor nog geen openbaar adres bestaat.

Op echte toernooien is nameldingen de normale gang van zaken: iemand wordt ziek, iemand anders springt in, een dojo schrijft zich drie dagen te laat in, iemand staat op de wedstrijddag bij de inschrijfbalie. Zodat jij dit niet meer handmatig hoeft bij te houden, bestaat het nameldingsvenster.

De schakelaar vind je in de toernooi-instellingen onder Namelding. Deze staat standaard uit – zolang hij uitstaat, gedraagt je toernooi zich precies als voorheen: op de inschrijfdeadline is het klaar.

Wat verandert met een ingeschakeld venster

De inschrijfdeadline houdt op een harde grens te zijn en wordt een prijsgrens: daarvóór geldt het reguliere tarief, daarna het nameldingstarief, op de wedstrijddag het wedstrijddagtarief (zie Kostenstaffel).

Inschrijven kan dan per discipline, totdat daar het eerste gevecht begint. Dat is het cruciale punt: loopt kumite al, dan kan er voor kata nog steeds ingeschreven worden. Zodra er in een discipline gestreden wordt, is die dicht – voor iedereen, ook voor jou.

In de inschrijfassistent zien de dojo's gestarte disciplines nog steeds, maar grijs weergegeven en met de melding „Is al begonnen". Op de openbare toernooipagina staat bij elke discipline of er nog ingeschreven kan worden en of er een toeslag verschuldigd is.

Wat er met de wedstrijdboom gebeurt

Is de discipline al geloot, dan wordt de laatkomer ingevoegd, niet opnieuw geloot – zodra zijn betaling binnen is:

• Is er nog een plek vrij, dan schuift hij daarin. Alle bestaande koppelingen blijven ongewijzigd. Wie zijn tegenstander 's ochtends in de boom heeft gezien, ziet hem 's middags nog steeds.
• Is de boom precies vol, dan wordt de discipline opnieuw geloot. Dan krijgt iedereen nieuwe tegenstanders – anders kan het niet.
• Zou de namelding een extra wedstrijdvloer nodig maken, dan gebeurt er niets automatisch. Je krijgt de melding „Loting verouderd" en beslist zelf of je opnieuw loot.

Betrokken dojo's worden op de hoogte gesteld wanneer hun boom is gewijzigd.

Dit geldt voor individuele starters net zo goed als voor teams: een nagemeld team wordt bij bevestigde betaling net zo in de boom opgenomen – met zijn leden, zodat de individuele partijen van de ontmoeting vanaf het begin vaststaan.

Ter plekke bij de inschrijfbalie natrekken

Staat er iemand op de wedstrijddag voor je, dan kun je hem als organisator direct toevoegen aan een bestaande inschrijving van het dojo. Het startnummer wordt automatisch toegekend, het wedstrijddagtarief vastgelegd. Ook hier wordt online betaald.

In het gebied Deelnemers beheren heb je alles in beeld. Er zijn tabbladen voor Dojo's, Starters, Teams, Disciplines en Registraties. Bovenaan toont een kerncijferbalk de belangrijkste waarden in één oogopslag (dojo's, starters, teams, disciplines, openstaande bedragen). De weergave werkt ook op de smartphone: lange lijsten laden stapsgewijs bij via „Meer weergeven", en detailgebieden open je door erop te tikken.

Starters en teams bekijken

Als organisator zie je hier alle ingeschreven starters en teams. Deelnemers worden uitsluitend via de inschrijving vastgelegd – de dojo's schrijven hun eigen starters zelf in en betalen het startgeld. Alleen betaalde deelnemers nemen deel aan het toernooi. Handmatig aanmaken of bewerken van afzonderlijke starters door de organisator bestaat niet (dat voorkomt onbetaalde deelname). Startnummers ken je nog steeds met één druk op de knop toe, en afwezigheden meld je zoals hieronder beschreven.

Hoe de startnummers eruitzien

Het formaat bepaal je onder Instellingen → Deelnemers-ID-sjabloon. De sjabloon is een korte tekst met een token voor het volgnummer – bijvoorbeeld TN-{0:000} voor „TN-001", „TN-002" … De nullen in het token bepalen het aantal cijfers; vaste tekens ervoor of erna neemt het platform ongewijzigd over. Een voorbeeldweergave toont je meteen hoe het eerste nummer eruit zal zien. Voor teams bestaat dezelfde instelling apart (Team-ID-sjabloon).

Wijzig je de sjabloon later, dan kun je de bestaande nummers met één druk op de knop opnieuw formatteren.

Foutieve deelnemergegevens corrigeren

Inschrijfgegevens komen van de dojo's, en daar gebeuren fouten: een naam verkeerd gespeld, de verkeerde kyu-graad, het verkeerde geslacht of de verkeerde leeftijd. Vaak valt dat pas op als het toernooiboek uitgeprint voor je ligt.

In het tabblad „Starters" heeft elke regel daarvoor de actie „Gegevens corrigeren" (pen-icoon). Het dialoogvenster scheidt twee groepen, en het verschil is belangrijk:

• Schrijfwijze – voor- en achternaam. Een zuivere correctie op papier.
• Categoriegegevens – leeftijd, geslacht, graduatie en gewicht. Deze gegevens bepalen in welke discipline de starter thuishoort.

Past de starter na een categoriewijziging niet meer in een van zijn ingeschreven disciplines, dan vertelt het platform je precies dat („Leeftijd 13 valt buiten 10–11"). Hij wordt niet automatisch overgeschreven – een stille ingreep in de loting zou erger zijn dan de foutieve gegevens. Jij beslist of je hem overschrijft.

Omdat er met de naam een uitgeprint blad verandert, verschijnt de betrokken discipline vervolgens bij de melding „Toernooiboek gewijzigd". Je print dan alleen deze pagina's opnieuw (zie „Definitieve stand & alleen de wijzigingen herprinten").

Bij categoriegegevens ligt dat anders: leeftijd, geslacht, graduatie en gewicht staan op geen enkel blad – in de wedstrijdboom en op de aanwezigheidslijst staan naam, dojo en startnummer. Zolang de starter op zijn plek in de boom staat, verandert er dus niets aan het gedrukte papier, en meldt zich ook geen herdruk. Die wordt pas nodig nadat je hem hebt overgeschreven en opnieuw hebt geloot – dan is de boom anders bezet, en de discipline verschijnt vanzelf onder „Toernooiboek gewijzigd".

Corrigeren mogen eigenaren, toernooibeheerders en co-organisatoren — en verder het inschrijvende dojo zelf. Wijzigt de toernooileiding gegevens van een ander dojo, dan wordt dat dojo daarover op de hoogte gesteld.

Afwezigheid melden in plaats van verwijderen

Een al betaalde starter kan niet zomaar worden verwijderd. Verschijnt iemand niet, dan meld je hem in plaats daarvan als afwezig. Het platform onthoudt wie wanneer heeft afgemeld, en haalt de persoon automatisch uit de loting.

Wie als afwezig gemeld is, ontbreekt in alle zijn disciplines — zowel individueel als in het team. Hij telt ook nergens meer mee: niet bij de verdeling over de wedstrijdvloeren, niet bij de poolgroottes, niet bij de vrijlotingen.

Als iemand op de wedstrijddag niet komt opdagen

De afmelding in het dojo-gebied werkt alleen vóór het toernooi. Op de wedstrijddag zijn er nog twee andere plekken:

• Tabblad „Starters" — de wedstrijdleiding markeert daar elke starter als afwezig of trekt de inschrijving in. Anders dan in het dojo-gebied maakt het hier niet uit of er betaald is: wie niet in de zaal is, is niet aanwezig.
• Op de wedstrijdvloer — bij het overslaan van een gevecht vraagt de app naar de reden: „Kiken (opgave)" of „Niet verschenen". Alleen de tweede meldt de starter ook als afwezig. Het verschil telt: kiken is de opgave van iemand die er wél was.

Dit is belangrijk voor de resultaten: een starter die noch beoordeeld noch als afwezig gemeld is, geldt als „nog niet aan de beurt geweest" — en de discipline blijft daardoor onvolledig (zie „Resultaten & medaillespiegel").

Een afwezigheid kan worden teruggedraaid, zolang er voor die persoon nog niet gescoord is. Daarna niet meer: zijn gevecht is dan al beslist en de tegenstander doorgeschoven.

Teams: een kata-team heeft alle 3 personen nodig — ontbreekt er één, dan treedt het team niet aan en wordt het niet geloot. Een kumite-team heeft minstens 2 vechters nodig; het vecht dan 2 tegen 3, en het gevecht van de ontbrekende telt als kiken voor de tegenpartij.

Teams zonder namen inschrijven – de opstelling staat pas op de wedstrijddag vast

Sommige dojo's weten bij de inschrijfdeadline nog niet wie in het team aantreedt: dat wordt beslist op basis van ziekte, wegen en reizen. Daarvoor kun je bij het inschrijven een plek openlaten – in de teameditor van de inschrijving naast „Uit dojo overnemen" staat de knop „Plek openlaten".

Belangrijk is het onderscheid tussen twee dingen die allebei „onvolledig" zouden kunnen heten:

• Het aantal leden klopt niet – dan is de inschrijving niet indienbaar (rode melding „Onvolledig").
• Het aantal klopt, alleen namen ontbreken – dat is een geldige inschrijving (gele melding „Namen open"). Het team is in volle sterkte ingeschreven, wordt gewoon geloot en kost hetzelfde startgeld. Op wedstrijdboom, hal-monitor en startlijst staat tot het aanvullen „N.N.".

Namen aanvullen kan tot de wedstrijddag – ook bij al betaalde teams, waar verder niets meer gewijzigd kan worden. In de inschrijving verschijnt daarvoor de knop „Namen aanvullen". Deze weg vult uitsluitend openstaande plekken in: teamgrootte, discipline en kosten blijven onaangeroerd, en een al bezette plek wordt niet overschreven. Wie zich heeft vergist, laat de gegevens corrigeren via „Gegevens corrigeren".

De wedstrijdleiding ziet openstaande plekken meteen. In het tabblad Teams staan betrokken teams helemaal bovenaan, met het aantal openstaande plekken en een filter dat alleen deze toont. Via „Opstelling bijhouden" vult de toernooileiding zelf de namen in, als het dojo niet bereikbaar is. Dat is toegestaan voor eigenaren, toernooibeheerders en co-organisatoren – niet voor de scheidsrechterstafel. Vult de toernooileiding in, dan wordt het dojo daarover op de hoogte gesteld.

Past een aangevulde persoon niet bij de categorie van het team (leeftijd, geslacht of graduatie), dan wordt hij toch opgeslagen en de tegenstrijdigheid getoond. Een stille ingreep in een lopende loting zou erger zijn dan de foutieve gegevens.

Is er al geloot, dan trekt het platform de naam door in de wedstrijdboom, zodat hal-monitor, live-ticker en de scoring hem tonen. Een herdruk van het toernooiboek is niet nodig: op het uitgeprinte blad staan de teamnamen, niet de individuele vechters – het ziet er na het aanvullen precies hetzelfde uit als daarvoor.

Wil je dat je deelnemers het startgeld direct bij de aanmelding online betalen? Dan richt je eenmalig de betaalverwerking in. Geen zorgen – daar heb je geen technische kennis voor nodig. Deze handleiding leidt je stap voor stap door alles heen.

Startgeld per discipline vastleggen

Leg voor elke discipline het startgeld vast – apart voor individuele starters en teams. Dat doe je bij het aanmaken of bewerken van de discipline (zie hoofdstuk 3). Wil je helemaal geen geld online innen, laat het bedrag dan gewoon op 0 staan – dan is de aanmelding gratis en heb je de volgende stappen niet nodig.

Tarievenschaal: vroegboeker, nameldingen, toernooidag

Veel uitschrijvingen noemen niet één prijs, maar meerdere – afhankelijk van wanneer er wordt aangemeld. Precies dat beeldt de tarievenschaal af. Je vindt deze bij de toernooi-instellingen en bij de standaardwaarden van de disciplines, telkens in het blok "Tarievenschaal"; een schakelaar blendt hem in en uit. Hij geldt voor het hele toernooi: het startgeld van de discipline blijft de basisprijs, de schaal telt er alleen iets bij op of trekt er iets van af.

Er zijn drie niveaus te kiezen, elk apart voor individueel en team:

De uiterste data voor nameldingen en toernooidag hoef je niet zelf bij te houden – ze volgen automatisch uit de meldingssluiting en de toernooidatum. Alleen de vroegboeker-datum is verplicht: zonder die datum zou de korting nooit kunnen gelden, dus blijft dat niveau zonder datum achterwege. Alle bedragen vul je in als een positief getal – Tourna Event weet zelf dat een korting wordt afgetrokken en een toeslag wordt opgeteld.

Een voorbeeld: startgeld 12 € per discipline, nameldingen +5 €, toernooidag +10 €. Wie vóór de meldingssluiting aanmeldt, betaalt 12 €. Wie daarna aanmeldt, betaalt 17 €. Wie op de toernooidag nog wordt bijgeschreven, betaalt 22 €.

Belangrijk is het verschil tussen toeslag en korting:

• De toeslag wordt bij de aanmelding vastgelegd. Wie op tijd aanmeldt, betaalt de reguliere prijs – ook als de penningmeester pas weken later overmaakt. Niemand wordt gestraft omdat de betaling lang duurt.
• De korting wordt bij de betaling toegekend. Vroegboeker betekent vroeg geld, niet een vroege klik: wie binnen de vroegboekperiode aanmeldt maar pas daarna betaalt, krijgt geen korting.

Voegt een dojo later een extra discipline toe voor een al aangemelde starter, dan wordt alleen die nieuwe positie berekend tegen het dan geldende tarief. De al aangemelde disciplines behouden hun prijs.

Het aanmeldende dojo ziet de toeslagen in het kostenoverzicht – als eigen regel bij elke positie, niet pas in de totaalsom. Op de openbare toernooipagina staat de tarievenschaal op dezelfde plek als het startgeld.

Wat is Stripe – en waarom heb ik het nodig?

Tourna Event verwerkt betalingen via Stripe, een van de grootste en veiligste betaaldienstverleners ter wereld. Zie Stripe als een digitale kassa: de deelnemer betaalt bij de aanmelding, het geld komt eerst op jouw Stripe-account terecht en wordt van daaruit automatisch overgemaakt naar jouw gewone bankrekening.

Waarom een aparte dienst? Zodat jouw geld rechtstreeks naar jou stroomt en niet via Tourna Event loopt. Je bank- en identiteitsgegevens liggen uitsluitend bij Stripe – een bedrijf dat gespecialiseerd is in veilige betalingen.

• Een Stripe-account aanmaken is gratis. Er zijn alleen kosten per betaling (een klein percentage plus een vast bedrag per transactie).
• Meer over Stripe: stripe.com

Wat kost Tourna Event mij?

Tourna Event is bewust gebruiksafhankelijk – je betaalt alleen als er ook echt geld stroomt:

• Toernooi aanmaken, configureren en de loting genereren: gratis.
• Toernooien die vóór 01-02-2027 starten, zijn volledig gratis. Tot dan wordt er helemaal geen platformkosten in rekening gebracht.
• Vanaf 01-02-2027 houdt Tourna Event 0,99 € per aangemelde discipline in (elke discipline waarin een starter is aangemeld telt apart; een team telt als één positie). Bij een online betaling wordt de vergoeding automatisch afgetrokken – daarvoor krijg je geen aparte factuur.
• Daarnaast gelden de transactiekosten van Stripe (zie hierboven).
• Is de aanmelding gratis (startgeld 0 €), dan ontstaat er geen platformkosten.

Loopt het geld buiten Stripe om – overschrijving, PayPal of contant aan de kassa –, dan kan de vergoeding niet worden afgetrokken. Ze wordt dan achteraf in rekening gebracht. Wat via Stripe liep, is daarmee afgehandeld en verschijnt daar niet nog een keer. Deze facturen vind je later onder Instellingen → Factuurgegevens (zie "Jouw eigen facturen van Tourna Event").

Stap 1: De Stripe-instellingen openen

Open de instellingen en ga naar het onderdeel Stripe. Bovenaan zie je een statuspunt: zolang er nog niets is ingericht, staat daar Niet verbonden.

Stap 2: De kosten ter kennis nemen

Vink het vakje aan bij "Ik heb de Stripe-kosten ter kennis genomen …". Pas daarna kun je je account verbinden. De actuele kosten kun je altijd rechtstreeks bij Stripe nalezen: Stripe-prijsoverzicht.

Stap 3: Account verbinden

Klik op Verbinden. Er opent zich een nieuw venster rechtstreeks bij Stripe. Daar leidt Stripe je door de inrichting – dat duurt maar een paar minuten:

1. Account aanmaken of inloggen – met je e-mailadres. Heb je al een Stripe-account, dan log je gewoon in.
2. Gegevens over jouzelf of je organisatie – naam, adres, geboortedatum; bij verenigingen/bedrijven aanvullend de organisatiegegevens.
3. Bankgegevens (IBAN) – op deze rekening keert Stripe je inkomsten uit.
4. Identiteit bevestigen – meestal via een foto van je identiteitsbewijs. Dit is wettelijk verplicht en beschermt tegen misbruik.

Zodra je alle gegevens hebt ingevuld, keer je automatisch terug naar Tourna Event. De status springt nu op Verbonden (groen) – je account is klaar om te ontvangen.

Test- of livemodus?

In het onderdeel Stripe kun je schakelen tussen twee modi:

• Testmodus – om zonder risico's uit te proberen. Hier stroomt geen echt geld; je kunt het complete aanmeld- en betaalproces doorlopen met een testcreditcardnummer (bijvoorbeeld 4242 4242 4242 4242 met een willekeurige toekomstige datum en een willekeurig controlecijfer).
• Live – de echte werking. Hier worden echte betalingen van echte deelnemers verwerkt.

Betaalmethoden kiezen

Onder Betaalmethoden leg je vast waarmee je deelnemers mogen betalen – bijvoorbeeld kaart, SEPA-incasso, Klarna of PayPal. Welke methoden daadwerkelijk worden aangeboden, hangt af van je land en je Stripe-instellingen.

Publishable Key (alleen indien nodig)

Het veld Publishable Key (begint met pk_test_ of pk_live_) is een openbare sleutel voor de kaartbetaling. Doorgaans hoef je hier niets te wijzigen. Raak dit veld alleen aan als je daar uitdrukkelijk toe wordt gevraagd.

Wat de deelnemers zien

Bij de aanmelding wordt het startgeld getoond, en de deelnemers betalen direct online via de door jou vrijgegeven methoden. Pas na een geslaagde betaling is de aanmelding definitief.

Uitbetaling naar jouw bankrekening

De geïnde startgelden verzamelen zich op je Stripe-account en worden van daaruit automatisch overgemaakt naar je opgegeven bankrekening (Stripe doet dit volgens een vast ritme, in het begin vaak met wat vertraging). Zodra een uitbetaling onderweg is, krijg je een melding.

Account later beheren

Zodra je account is verbonden, wordt de knop Verbinden een knop Beheren. Daarmee open je jouw persoonlijke Stripe-dashboard (dashboard.stripe.com) – daar zie je alle betalingen en uitbetalingen en kun je je gegevens wijzigen.

Kortingen voor dojo's, bonden en naties

Soms moet niet iedereen hetzelfde betalen: een partnerdojo dat al jaren komt, een natie met een lange reis, een bond waarmee je een afspraak hebt. Daarvoor zijn er kortingen.

Je kent ze toe via het tabblad Starters (of Naties bij internationale toernooien): kies het dojo en klik op Korting toekennen. Er zijn vier soorten te kiezen:

De korting geldt voor alle nog openstaande aanmeldingen van dit dojo. Al betaalde aanmeldingen behouden hun prijs – een factuur wijzigt niet met terugwerkende kracht.

Er geldt maar één korting. Komt een dojo zowel als dojo als via zijn natie in aanmerking, dan geldt de meest specifieke: dojo vóór bond vóór natie. Kortingen worden nooit gestapeld.

Je kunt de korting direct instellen of per e-mail aanbieden. Bij een uitnodiging geldt de korting pas zodra het dojo deze accepteert – tot die tijd staat hij als "uitgenodigd" in het overzicht en wordt hij niet afgetrokken.

Via het procentteken naast de zoekbalk open je het kortingsoverzicht: daar zie je alle toegekende kortingen, wat ze uitmaken op de openstaande aanmeldingen, en kun je ze intrekken.

Andere betaalwijzen: overschrijving, PayPal, contante betaling

Niet elke dojo wil of mag online met kaart betalen. Veel verenigingskassen maken over, sommige betalen contant aan de kassa. Daarvoor kun je betaalwijzen buiten Stripe om aanbieden.

Is ze vrijgeschakeld, dan vind je in de instellingen het gedeelte Betaalwijzen. Daar schakel je afzonderlijk in wat je wilt aanbieden:

• Overschrijving – de dojo krijgt een factuur met jouw bankgegevens. Daarvoor vul je rekeninghouder en IBAN in; de BIC heb je binnen de SEPA-ruimte niet nodig. De IBAN wordt op zijn controlecijfer gecontroleerd: een cijferwissel valt meteen op en niet pas als twintig overschrijvingen in het niets zijn beland. Richt je je buiten de IBAN-ruimte – VS, Japan, Canada en de meeste landen van Azië en Afrika –, dan vraagt Tourna Event in plaats daarvan naar rekeningnummer en bankcode/routing. Welke vorm geldt, bepaalt het land in jouw factuurgegevens.
• PayPal – betaling direct op jouw PayPal-account. Daarvoor heb je Client-ID en Secret uit jouw PayPal-app onder "Apps & Credentials" nodig. Let op de omgeving: in de sandbox stroomt geen echt geld.
• Contante betaling – de dojo betaalt op de wedstrijddag aan de kassa.

Schakel je een weg weer uit, dan blijven de ingevoerde gegevens bewaard – ze worden alleen geblokkeerd.

Onder Factuurprefix leg je vast wat vóór elk factuurnummer van dit toernooi staat, bijvoorbeeld KWM26.

Wat de dojo ziet: in het betaaldialoogvenster verschijnt een keuze zodra er meer dan één weg is. Bij elke optie staat wat daarna gebeurt – "meteen betaald" is iets anders dan "factuur komt, plaatsen blijven 14 dagen gereserveerd". Kiest de dojo voor de overschrijving, dan ontstaat meteen een factuur, en het nummer ervan is tegelijk de betalingskenmerk (mededeling).

Jouw factuurgegevens

Onder Instellingen → Factuurgegevens staan de gegevens waarmee je tegenover de dojo's optreedt: naam, adres, land, inschrijving in het handelsregister, belastingnummer, btw-nummer, bankgegevens, belastingregel en betalingstermijn.

Ze horen bij jou, niet bij het afzonderlijke toernooi – eenmaal ingevoerd, gelden ze voor al jouw toernooien. Het gedeelte ziet alleen wie zelf toernooien organiseert; in de velden staan jouw bankgegevens.

Welke bankvelden verschijnen, hangt af van het land: binnen de IBAN-ruimte IBAN en BIC, daarbuiten rekeningnummer en bankcode. Daarbuiten controleert Tourna Event het formaat niet – het Amerikaanse routingnummer heeft een controlecijfer, het Japanse niet, het Indiase een vast patroon. Een halve controle zou geldige rekeningen afwijzen.

Jouw eigen facturen van Tourna Event

Liep geld langs Stripe – overschrijving, PayPal of contant –, dan brengt Tourna Event je de platformvergoeding achteraf in rekening (zie "Wat kost Tourna Event mij?"). Deze bonnen staan in hetzelfde gedeelte Instellingen → Factuurgegevens, onder jouw stamgegevens: nummer, status, bedrag en PDF openen.

Tot nu toe kon je er alleen bij via de link in de e-mail – wie de mail verwijderde, was de bon kwijt. Net als bij de dojo, dat zijn factuur in de eigen aanmelding terugvindt, staat hij nu ook bij jou blijvend klaar.

Concepten staan er niet bij; je ziet alleen wat definitief is uitgegeven. Is er nog geen factuur, dan verschijnt de lijst helemaal niet.

Facturen aan de dojo's

Zodra een aanmelding betaald is, ontstaat de factuur vanzelf – bij elke betaalwijze, ook bij Stripe. Ze gaat meteen per e-mail naar de dojo. Je vindt haar in het tabblad Deelnemers → Registraties via de knop Factuur; in de factuurkolom van elke rij staat Bon openen, zodat je niet eerst het overzicht hoeft open te klappen.

In de testmodus gebeurt dit niet – daar wordt geen factuur aangemaakt en geen mail verstuurd. Een proeftoernooi met 500 aanmeldingen zou anders 500 factuurnummers verbruiken, en die kun je niet terugdraaien.

Facturen zijn er onafhankelijk van de betaalwijze. Ook als jouw toernooi alleen via Stripe loopt, kun je bonnen uitgeven – veel dojo's hebben ze nodig voor hun boekhouding. Het verschil zit in wat er op de bon staat:

Een Stripe-bon geldt meteen als betaald en krijgt geen betalingstermijn – een verzoek aan iemand die al lang betaald heeft, zou anders in elke openstaande lijst staan.

Via de knop Facturen genereren maak je ze voor meerdere aanmeldingen tegelijk aan. Bij overschrijving, PayPal en contant ontstaan daarbij concepten: het versturen is een tweede, expliciete stap, en pas daarbij ontstaat ook het factuurnummer. Een mislukking houdt de run nooit tegen; aan het eind staat hoeveel er niet zijn gelukt.

De lijst onderscheidt twee toestanden:

• Concept – nog geen nummer, voor de dojo onzichtbaar. Je kunt het versturen.
• Verstuurd of betaald – draagt een nummer en is als PDF te openen.

Voordat je een factuur met bedrag kunt versturen, heb je bovendien belastingnummer of btw-nummer nodig. Dat verlangt § 14 UStG; zonder deze gegevens kan de dojo de bon niet boeken. Naam en adres staan op dat moment al lang vast – die verlangt Tourna Event al voordat je de aanmelding opent.

Daar kies je ook de belastingregel. Standaard is "Vereniging zonder winstoogmerk" ingesteld, want dat is het normale geval: startgelden van een vereniging zonder winstoogmerk zijn volgens § 4 Nr. 22b UStG vrijgesteld van btw. Past dat niet, stel het dan om.

De factuur gaat als PDF per e-mail naar de dojo, in diens taal. Bij een overschrijving staan bankgegevens en betalingskenmerk ook in de mailtekst – wie op de telefoon leest, opent geen bijlage om een IBAN over te typen.

Bonnen afdrukken en per post versturen

Niet elke dojo leest zijn e-mails. Via Alle bonnen afdrukken in het tabblad Deelnemers → Registraties krijg je alle uitgegeven facturen in één PDF-bestand – één afdrukopdracht in plaats van tweeëntwintig.

De stapel is gesorteerd op factuurnummer, zodat hij in dezelfde volgorde ligt als in jouw boekhouding. Elke bon begint op een nieuwe pagina; twee dojo's komen nooit op één blad terecht.

Concepten staan er niet bij – ze dragen nog geen nummer en zijn niet definitief. Het getal op de knop noemt daarom hoeveel bonnen er echt in het bestand terechtkomen.

Een bon blijft zoals hij verstuurd is. Bij het uitgeven wordt de PDF eenmaal aangemaakt en bewaard; elke latere download levert precies dit bestand op. Dat is belangrijker dan het klinkt: verandert later de opmaak of een belastingtekst, dan zou een opnieuw aangemaakte bon er anders uitzien dan die welke de dojo destijds heeft gekregen – beide aannemelijk, en niemand zou het verschil merken. Daarom krijg je bij het downloaden ook de taalversie van de dojo, niet jouw eigen taal. Er is precies één bon, en dat is de verstuurde.

Ontbrekende factuuradressen aanmanen

Sinds kort vult elke dojo zijn factuuradres in voordat hij zich aanmeldt. Dojo's die eerder hebben gemeld, staan zonder adres – voor hen kan geen geldige factuur worden uitgegeven, en het valt pas op als je wilt afrekenen.

In het tabblad Registraties verschijnt dan de knop Adres aanmanen. Hij toont eerst wie het betreft en wat er precies ontbreekt; pas daarna gaat er iets uit. Elke betrokken dojo krijgt een e-mail in zijn taal, die zegt waarom het vastzit en direct naar de eigen aanmelding linkt.

Een paar bijzonderheden die je moet kennen:

• Aangeschreven worden personen, gecontroleerd wordt de dojo. Hebben twee mensen met dezelfde dojo gemeld, dan krijgen beiden een mail – wie zich erom bekommert, is niet te voorspellen, en één adres volstaat voor beiden.
• Wie met twee dojo's heeft gemeld, krijgt één mail, die beide noemt.
• Na een herinnering is er drie dagen pauze. In de lijst staat wanneer voor het laatst herinnerd is en hoe vaak al – zo zie je wie hardnekkig niet reageert.
• De knop verschijnt alleen als er daadwerkelijk betrokkenen zijn.

Betalingsontvangst bevestigen

Bij een overschrijving zie je de ontvangst op jouw rekeningafschrift – Tourna Event weet daar niets van. Je bevestigt hem zelf.

In het tabblad Deelnemers → Registraties zoek je naar het factuurnummer (het staat in het betalingskenmerk) en klik je in de rij op Als betaald markeren. Daarbij is er een veld voor de referentie; bij contant geld aan de kassa mag het leeg blijven.

Via de filters bovenaan kun je de lijst beperken tot één betaalwijze – bijvoorbeeld alleen de overschrijvingen.

Eén start terugtrekken

Een deelnemer trekt zich terug, een discipline is verkeerd aangemeld, iemand is geblesseerd: op het tabblad Starters vind je in de rij de actie Start annuleren.

Deze actie is alleen zichtbaar voor de eigenaar van het toernooi. Een annulering verplaatst geld en verandert de grondslag van de platformvergoeding – een toernooibeheerder ziet de rij daarom zonder deze knop.

Geannuleerd is niet hetzelfde als afwezig – en het verschil kost geld:

Het dialoogvenster zet beide naast elkaar voordat je iets invult. Wie alleen niet is verschenen, wordt gemeld als afwezig, niet geannuleerd.

Je geeft een reden op – blessure, verkeerde aanmelding, terugtrekking of anders. Dit is verplicht, omdat de analyse je later vertelt waarom dojo's zich terugtrekken. En jij beslist of het bedrag wordt terugbetaald of bij de organisator blijft. Bij een onbetaalde post vervalt deze vraag.

Is er voor deze aanmelding al een factuur verstuurd, dan ontstaat automatisch een creditfactuur. De oorspronkelijke factuur blijft ongewijzigd – die ligt bij het dojo, en twee versies van hetzelfde document zouden erger zijn dan een creditnota ernaast.

Terugbetalingen afhandelen

Geannuleerde posten met terugbetaling komen terecht in het Terugbetalingspaneel op het tabblad Registraties. Een klik op Verwerking starten handelt ze af.

Twee werelden, en maar één ervan loopt vanzelf:

• Stripe-betalingen worden automatisch teruggeboekt.
• Overschrijving, PayPal en contant kan Tourna Event niet terugboeken – dat geld is nooit via het platform gelopen. Deze gevallen staan vermeld als „Zelf terug te betalen". Jij maakt het bedrag zelf over en markeert het daarna als afgehandeld.

Mislukte terugboekingen worden met hun reden in de rij verzameld en kunnen afzonderlijk of gezamenlijk opnieuw worden geprobeerd. Eén fout houdt de verwerking nooit tegen. Via CSV download je de hele lijst voor de boekhouding.

Handmatig een creditfactuur opstellen

Niet elke creditnota volgt uit een annulering: een te hoog gefactureerd bedrag, een achteraf toegekende korting. In het factuurvenster staat bij elke verzonden factuur de actie Corrigeren.

Je geeft het creditbedrag en een reden op – de reden staat als post op het document en moet ook over een jaar nog begrijpelijk zijn. Meer dan het factuurbedrag is niet mogelijk.

Het hele toernooi afzeggen

Gaat het toernooi niet door, dan vind je in het overzicht onder de laatste acties Toernooi afzeggen. Vóór de bevestiging zie je de omvang: hoeveel posten worden geannuleerd, hoeveel dojo's worden geïnformeerd, hoeveel er wordt terugbetaald – en hoeveel daarvan je zelf moet overmaken.

Ter bevestiging typ je de naam van het toernooi over. Daarna gebeurt het volgende:

1. De aanmelding wordt onmiddellijk gesloten.
2. Alle posten worden geannuleerd.
3. Elk dojo ontvangt een e-mail in zijn eigen taal – met de mededeling wat er met het betaalde inschrijfgeld gebeurt.
4. De terugbetalingen staan klaar in het terugbetalingspaneel.

Voordat je live gaat, kun je je toernooi gratis en risicovrij testen. In de simulatiemodus genereert het systeem testdeelnemers (geen echte aanmeldingen), en je kunt de loting en scoring uitproberen. Een toernooi in testmodus toont de badge „Testmodus".

Zo start je: Open het dialoogvenster „Toernooi publiceren". Daar vind je de kaart Simulatiemodus met de knop „Simulatie starten" (beschikbaar zodra je minstens één discipline hebt aangemaakt).

Wat je kunt testen:

• Testdata genereren – vult per disciplinetype (Kata individueel/team, Kumite individueel/team) een discipline met verzonnen deelnemers.
• Loting en scoring – voor deze actieve disciplines volledig door te spelen.
• Betaling – tot 3 testaanmeldingen via Stripe in testmodus.

Wat in testmodus geblokkeerd is: echt publiceren, openbaar vrijgeven van de aanmelding, het publiceren van de loting en de onbeveiligde lijstexport. De loting kun je intern nog steeds aanmaken en bekijken – alleen voor bezoekers wordt ze niet zichtbaar.

Als je klaar bent met testen, heb je op dezelfde kaart twee mogelijkheden:

• Simulatie beëindigen – schakelt de testmodus uit. Alle testdata worden verwijderd; je kunt later opnieuw testen.
• Live gaan – schakelt het toernooi definitief naar echte werking. Alle testdata worden verwijderd, en de simulatiemodus kan daarna niet meer worden geactiveerd. Voorwaarde is een volledig ingericht Stripe-account in livemodus.

1. Sluit eerst de inschrijving – ofwel verstrijkt de inschrijftermijn, of je kiest Inschrijving sluiten. Zolang die openstaat, kun je niet loten; anders zou de boom al verouderd zijn voordat de eerste wedstrijd begint.
2. Open het Loting-/Brackets-gebied en genereer de loting – het platform verdeelt de deelnemers automatisch over de wedstrijdbomen (bij veel deelnemers ook over meerdere tatami's/wedstrijdvlakken).
3. Controleer het resultaat. Klopt alles, dan klik je op Loting publiceren.

Pas na het publiceren zien deelnemers en toeschouwers de wedstrijdparingen.

Wanneer wordt er gesplitst? Dat bepaal je zelf: bij Instellingen → Capaciteit per wedstrijdvlak leg je vast hoeveel deelnemers er maximaal op één vlak lopen. Wordt een discipline groter, dan verdeelt de loting deze automatisch over meerdere vlakken. De waarde geldt als standaard voor nieuwe disciplines; individuele disciplines mogen daarvan afwijken. Kleine waarde = meer vlakken en kortere voorrondes, grotere waarde = minder vlakken en langere bomen.

Meerdere wedstrijdvlakken, finale & troostronde: bij zeer grote klassen lopen de voorrondes gescheiden per tatami; de winnaars treffen elkaar daarna in een gezamenlijke finale. Afhankelijk van het reglement is er bovendien een wedstrijd om plaats 3 of een troostronde (repechage) met twee bronzen medailles. Onder DJKB krijgen de verliezers van de tatami-finales automatisch de 3e plaats. Om deze finesses hoef je je niet te bekommeren – de loting bouwt ze passend bij het gekozen reglement op.

Reekshoofden: de favorieten uit elkaar houden

Treffen de twee sterkste deelnemers van een klasse elkaar al in de eerste ronde, dan is de klasse sportief ontwaard nog voordat ze goed en wel begonnen is. Precies daartegen bestaan de reekshoofden (WKF Kumite art. 3.3).

Je vindt ze in het deelnemersgedeelte: discipline kiezen, dan de knop „Reekshoofden". Daar vink je tot vier deelnemers aan – en wel in de volgorde waarin je ze aanklikt: de eerste klik is reekshoofd 1, de tweede reekshoofd 2, enzovoort. De volgorde is geen formaliteit, maar de eigenlijke uitspraak.

Bij het loten verdeelt het platform ze dan als volgt:

• Reekshoofd 1 komt aan het begin van de boom, reekshoofd 2 helemaal aan het einde – dus in de andere helft.
• Reekshoofd 3 en 4 komen in de twee middelste kwarten terecht.

Daarmee kunnen reekshoofd 1 en 2 elkaar ten vroegste in de finale ontmoeten, alle vier ten vroegste in de halve finale. De overige deelnemers worden zoals gebruikelijk willekeurig verdeeld, nog steeds met inachtneming van de dojo-verbondenheid.

Drie dingen moet je weten:

• De plaatsing werkt pas bij de volgende loting. Ze is een vooraf ingestelde regel, geen ingreep in een bestaande boom. Plaats je na het loten opnieuw, dan verschijnt de melding „Loting verouderd" – pas met het opnieuw loten grijpt de plaatsing echt in.
• Ze geldt alleen bij één enkel wedstrijdvlak. Wordt de discipline over meerdere tatami's verdeeld (zie „Wanneer wordt er gesplitst?"), dan lopen de voorrondes gescheiden en blijft de plaatsing buiten beschouwing.
• Ze heeft een wedstrijdboom nodig. Bij zuivere puntenkata is er geen boom, dus ook niets om te plaatsen.

Reekshoofden die tussentijds zijn afgemeld, worden bij het loten stilzwijgend overgeslagen – de overigen schuiven op naar hun posities.

Plaatsen mogen eigenaren, toernooibeheerders en mede-organisatoren – hetzelfde niveau als het loten zelf.

Wijzigingen na het publiceren

Twee dingen nemen je hier zorgen uit handen:

• Beoordeelde disciplines zijn beschermd. Zodra in een discipline de eerste beoordeling binnen is, kan de loting ervan niet meer per ongeluk worden overschreven – ook „Loting opnieuw genereren" laat deze ongemoeid en meldt je hoeveel disciplines daarom zijn overgeslagen. Zo gaan lopende of afgeronde resultaten nooit verloren. Tot de eerste beoordeling blijft alles vrij wijzigbaar (ook nainschrijvingen en afwezigheden). Moet je een reeds beoordeelde discipline echt opnieuw loten, dan gaat dat alleen bewust met dubbele bevestiging – de bestaande resultaten worden daarbij gewist.
• Dojo's gericht informeren. Is er iets veranderd aan een reeds gepubliceerde loting, dan kun je via de knop „Dojo's informeren" (in de melding „Loting verouderd") de ingeschreven dojo's per push informeren – zonder opnieuw te hoeven loten.

Individuele deelnemers in de boom verplaatsen

Soms klopt de loting in het klein niet: twee deelnemers zijn duidelijk verkeerd geplaatst, of iemand hoort in een bepaalde vrije loting. Daarvoor hoef je niet de hele discipline opnieuw te loten – dat zou alles overhoop gooien wat al gedrukt en opgehangen is.

In het tabblad „Loting" is daarvoor de actie „Deelnemer verplaatsen":

1. Kies de discipline.
2. Klik de deelnemer aan die je wilt verplaatsen.
3. Klik zijn bestemming aan. Is de bestemming bezet, dan worden beide gewisseld; is ze vrij, dan wordt de deelnemer daarheen gezet. Je hoeft het onderscheid niet zelf te maken.
4. Bevestig – beide namen staan nog eenmaal in klare tekst voor je.

De boomstructuur blijft daarbij onaangetast: er komt geen ronde bij, er verdwijnt geen wedstrijd. Er wordt altijd verplaatst binnen één wedstrijdvlak.

Elke ingreep wordt vastgelegd, en de discipline verschijnt daarna in de melding „Toernooiboek gewijzigd" – je drukt dus alleen deze pagina's opnieuw af. Verplaatsen mogen eigenaren, toernooibeheerders en mede-organisatoren.

Openbare wedstrijdboom-weergave & toernooiboek

Na het publiceren van de loting zijn de wedstrijdbomen zonder aanmelding te bekijken – ideaal om te delen of op te hangen. Via het toernooiboek-/afdrukgedeelte exporteer je alle bomen gebundeld als PDF (toernooiboek) in de toernooihuisstijl. De vormgeving van de wedstrijdbomen pas je aan bij Instellingen → Vormgeving.

Wie als deelnemer afwezig gemeld is, verschijnt in het toernooiboek doorgestreept met de vermelding „afgemeld" – zo klopt het gedrukte blad aan de wedstrijdtafel ook nog als iemand op het laatste moment uitvalt.

Aanwezigheidslijst per tatami

Vóór de eerste wedstrijd van een discipline roept de wedstrijdtafel de deelnemers op en controleert wie er is. Daarvoor staat in het toernooiboek vóór de wedstrijdbomen van elke discipline een aanwezigheidslijst om af te vinken – bij gesplitste disciplines een aparte lijst per tatami met precies de deelnemers van dat vlak.

De lijst is een staand blad met vier kolommen: aankruisvakje, startnummer, naam en dojo (bij internationale toernooien staat daar de natie). Sortering gebeurt op startnummer, niet op lotingsvolgorde – aan tafel worden nummers voorgelezen. In de paginakop staat om welke tatami het gaat en hoeveel deelnemers verwacht worden.

Wie al vooraf afwezig gemeld is, staat doorgestreept op zijn nummerpositie in de lijst – zonder aankruisvakje, met de vermelding „afgemeld". Zo loop je bij het oproepen gewoon de nummers op volgorde door en zie je toch dat niemand is vergeten. De kopregel noemt beide aantallen, bijvoorbeeld „24 deelnemers · 6 afwezig gemeld". Lange lijsten worden over meerdere bladen verdeeld, elk met eigen kopregel.

Definitieve stand & alleen de wijzigingen naprinten

Doorgaans ga je met het complete toernooiboek naar de drukker. Daarna verandert er echter bijna altijd nog iets: een nainschrijving, een afmelding, een gecorrigeerde loting, op de toernooidag een afzegging. Zodat je dan niet het hele boek opnieuw hoeft te drukken, onthoudt het platform welke stand je hebt gedrukt.

1. Na het afdrukken vraagt het platform je: „Toernooiboek als definitieve stand markeren?" Bevestig dit zodra de afdruk bij je ligt. Met „Later" wordt niets vastgelegd – de vraag komt bij de volgende afdruk terug.
2. Verandert er daarna iets, dan zie je in het toernooidashboard meteen de melding „Toernooiboek gewijzigd" met de betrokken disciplines.
3. Klik op „Wijzigingen afdrukken" – je kiest tussen „Alleen wijzigingen" en „Hele boek". De wijzigingsafdruk bevat alleen de pagina's van de betrokken disciplines, met een voorblad dat opsomt welke bladen je in de map moet vervangen en welke je moet verwijderen (als een discipline helemaal is komen te vervallen). Is een discipline samengevoegd in plaats van verwijderd, dan staat dat daar uitdrukkelijk bij vermeld – samen met de klasse waarin de deelnemers nu uitkomen. Onder elke discipline staat bovendien waar de bladen thuishoren: wedstrijdvlak en geplande tijd, gescheiden naar voorronde en finale – bijvoorbeeld „Voorronde vanaf 16:04 op Pool A, Pool D · Finale ca. 17:51 op Pool A". Wie de stapel van de printer haalt, ziet zo meteen naar welke tafel hij moet. Is er geen tijdschema bijgehouden, dan vervalt die vermelding.
4. Daarna vraagt het platform opnieuw of de naderdrukte pagina's de nieuwe definitieve stand zijn. Bevestig je dat, dan verschijnen precies deze disciplines de volgende keer niet meer.

Als de finalisten vaststaan

Loopt een discipline over meerdere wedstrijdvlakken, dan treffen de winnaars elkaar daarna in de finale over alle vlakken. Bij de kata-hybride (vlaggen-voorronde, dan puntenfinale) is het hetzelfde patroon met een ander blad. In beide gevallen kan het finaleblad bij de eerste afdruk nog geen namen dragen – die ontstaan pas door de voorrondes. Het gaat daarom leeg naar de drukker.

Zodra de voorrondes klaar zijn en de finalisten volledig vaststaan, gebeurt er drieërlei:

1. Je wordt meteen op de hoogte gebracht – via push op de telefoon, in de bel bovenaan en, als je het toernooidashboard net open hebt staan, als melding rechtstreeks op het scherm. Zo verneem je het ook als je net bij het wedstrijdvlak staat.
2. De discipline verschijnt in de melding „Toernooiboek gewijzigd" – zoals elke andere wijziging ook.
3. De herdruk draagt de namen. Op het finaleblad staan nu de echte finalisten met startnummer en dojo in plaats van „winnaar tatami 1". Bij twee wedstrijdvlakken vult ook de wedstrijd om plaats 3 zich – daar staan dan de twee verliezers van de vlak-finales.

Je vervangt dus alleen dit ene blad in de map, in plaats van de namen met de hand over te schrijven.

De definitieve stand markeren en wijzigingen afdrukken mogen eigenaren, toernooibeheerders en mede-organisatoren – hetzelfde niveau als het afdrukken zelf.

Finalistenlijst voor de wedstrijdtafel

De wijzigingsafdruk levert de bladen van één discipline, gesorteerd voor de map. Wie aan tafel wil weten wie als volgende naar het finaleblok moet aantreden – en dat over alle disciplines heen –, zou daarvoor meerdere herdrukken naast elkaar moeten leggen.

Daarvoor is er in het tabblad Brackets de knop Finalistenlijst afdrukken: één enkel blad met alle finalisten van het toernooi, gegroepeerd per discipline, met startnummer, naam, dojo en een vakje om af te vinken – opgebouwd zoals de aanwezigheidslijsten van de voorrondes.

Vermeld worden alleen disciplines waarvan de finalisten volledig vaststaan; bij twee vlakken horen de beide strijders om plaats 3 daarbij. Staat er nog nergens een volledige opstelling vast, dan zegt het platform dat, in plaats van een leeg blad af te drukken. Afgemelden staan er doorgestreept in.

Afdrukken mag iedereen met toegang tot beoordelen, dus ook de kampfrichter-tafel (Scorer) – niet alleen de evenementleiding. Ze toont niets wat in de wedstrijdboom-weergave niet toch al staat.

In het tabblad Tijdschema plan je het verloop van de wedstrijddag: welke discipline loopt wanneer en op welk wedstrijdvlak (tatami)? Aangevuld met prijsuitreikingen, pauzes en vrije blokken zoals de inlaat.

Automatisch een tijdschema maken

1. Open de tab Tijdschema en klik op Tijdschema automatisch maken.
2. Het platform verdeelt alle disciplines over de dag op basis van je starttijden, het aantal kampfvlakken en de aantallen deelnemers – gesorteerd op leeftijdsgroep en gebundeld: eerst de voorrondes, dan de finale, dan de prijsuitreiking per groep.
3. De geschatte duur van elk blok is gebaseerd op het aantal deelnemers en aangeleerde gemiddelde tijden – hoe vaker je toernooien organiseert, hoe nauwkeuriger de schattingen worden.

Het automatische schema is conflictvrij: een deelnemer die in meerdere disciplines uitkomt (tot maximaal vier), wordt nooit op hetzelfde moment op twee vlakken ingepland.

De strategie „Finales aan het einde (voorrondes eerst)" verplaatst alle finales en prijsuitreikingen naar achter de laatste voorronde van de dag. Dit is het verloop dat veel organisatoren voor de middag willen: eerst alles uitvechten, dan het finaleblok aan één stuk. Bij de overige strategieën vullen de finales daarentegen de gaten tussen de voorrondes op – het schema is dan sterker verweven.

Bij meerdaagse toernooien: welke discipline op welke dag?

Loopt je toernooi over meerdere dagen, dan bepaal jij wat er op zaterdag en wat er op zondag plaatsvindt – niet de rekenvolgorde. Anders staat pas na het genereren vast wanneer een leeftijdsklasse aantreedt, en bij de volgende run mogelijk anders. Families plannen hun reis hierop.

1. Open Disciplines beheren. Bij een meerdaags toernooi verschijnt rechtsboven de schakelaar Lijst | Dagen.
2. In de weergave Dagen staat per toernooidag een kolom, daarvoor de kolom Automatisch. Elke kolomkop vermeldt de datum, het aantal disciplines en de som van de deelnemers – zo zie je meteen of een dag overbelast is.
3. Sleep een discipline naar de kolom van de gewenste dag. Terug naar Automatisch betekent: het platform verdeelt hem weer zelf.
4. Meerdere tegelijk: vink de disciplines aan en zet de hele selectie via de balk bovenaan op één dag. Samen met de filters (Kata, Kumite, individueel, team) wordt dit één handeling – filteren, alles selecteren, één keer slepen.

Het kan ook zonder slepen: het kalendersymbool op elke kaart opent een menu met de toernooidagen. In het disciplineformulier zelf staat hiervoor de tegel Toernooidag.

Bij het genereren houdt het tijdschema hier rekening mee: een toegewezen discipline begint ten vroegste op de ochtend van zijn dag, en voorronde, troostronde, finale en prijsuitreiking blijven bij elkaar – een prijsuitreiking op de volgende dag zou geen tijdschema zijn, maar een fout. Niet-toegewezen disciplines vullen nog steeds de gaten op.

Handmatig aanpassen

• Verplaatsen: sleep een blok met drag-and-drop naar een ander tijdstip of vlak. Je mag het daarbij tussen twee bestaande blokken plaatsen: alles wat op hetzelfde vlak daarna komt, schuift automatisch met hetzelfde bedrag naar achteren – geplande pauzes en omkleedtijden tussen de blokken blijven daarbij behouden. Op de oude plek blijft geen gat: de blokken erachter schuiven naar voren. In een dag zonder gaten betekent dit dat een blok bij het verplaatsen met een paar minuten van plaats wisselt met zijn buurblok – daar is simpelweg geen ruimte voor „een beetje later". Een blok dat al bezig of klaar is, wordt nooit automatisch meeverplaatst; neerzetten mag je het toch overal.
• + Item: voeg handmatig een discipline/pool toe (met zoeken op naam of ID), een prijsuitreiking, een pauze of een vrij blok.
• Finale plaatsen: bij elk finaleblok zit de knop Vlakken. Daar zie je eerst hoeveel deelfinales in dit blok zitten en welke dat zijn – pas dan is de keuze van het aantal vlakken een bewuste beslissing. Overkoepelend betekent: alle deelfinales achter elkaar op één vlak dat je zelf kiest. Over vlakken verdelen legt ze parallel op meerdere kampfvlakken – het finaleblok wordt daardoor korter. Bevat een blok maar één enkele deelfinale, dan valt er niets te verdelen; dan biedt het platform alleen de vlakwissel aan.
• Wijzigingen worden pas met Opslaan doorgevoerd.

Vindt het platform bij het opslaan of genereren een overlapping (dezelfde deelnemer tegelijkertijd dubbel ingepland), dan verschijnt bovenaan een waarschuwing en worden de betrokken blokken geel gemarkeerd. Verplaats ze dan in tijd of naar een ander vlak.

Er zijn twee weergaven beschikbaar: de pool-tijdlijn (kolommen per vlak) en de agenda (chronologische lijst). Via Afdrukken / PDF maak je een aanplakbiljet voor de toernooidag.

De kampfrechter-planning (behoefte, personeel, knelpunten) vind je niet hier, maar in de eigen tab Kampfrechters direct naast het tijdschema – zie het volgende hoofdstuk.

Publiceren: „Wanneer ben ik aan de beurt?"

Zodra het schema klaarstaat, zet je bovenaan Gepubliceerd aan. Op de openbare toernooipagina verschijnt dan de knop Tijdschema, die de weergave in een nieuw tabblad opent.

Deelnemers en trainers zoeken daar eenvoudig hun startnummer of hun dojo – en zien meteen „Jouw optredens": welke discipline wanneer en op welk vlak, inclusief een markering „Als volgende".

Wie ingelogd is en met zijn dojo aan het toernooi deelneemt, vindt bovenaan bovendien twee tabs: Volledig overzicht (de complete tijdlijn met zoekfunctie) en Mijn tijdschema. De tab Mijn tijdschema toont zonder zoeken alle eigen starts van de dojo chronologisch op – met markering „Als volgende" en de melding dat 30 minuten voor elke start een herinnering komt via push en in de toernooichat. Hij verschijnt alleen als er een eigen inschrijving met gepubliceerd tijdschema is.

Loopt het toernooi achter op schema, dan lopen de tijden mee. Op de toernooidag (en in testmodus) berekenen alle tijdschemaweergaven – openbaar tijdschema, agenda, pool-tijdlijn, live-scoring en live-ticker – de actuele stand mee: een discipline die langer duurt dan de geplande eindtijd toont „vertraagd" met de vertraging in minuten; nog niet gestarte blokken krijgen een verwachte starttijd („gepland 10:00 → naar verwachting 10:52"). Zo ziet iedereen de realistische tijd in plaats van een allang achterhaald schema. Vóór de toernooidag blijft alles bij de geplande tijden.

In de tab Kampfrechters plan je de officials voor de toernooidag. Hij heeft twee weergaven: Behoefte (hoeveel kampfrechters je op welk moment nodig hebt) en Personeel (wie er komt, wanneer en bij welke pool).

Personeel: kampfrechters aanmaken en uitnodigen

Meestal weet je eerst alleen hoeveel er komen – de namen volgen later:

1. Maak je kampfrechters collectief aan: vul een aantal in en klik bijvoorbeeld op „20 kampfrechters aanmaken". Er ontstaan plaatshouders („Kampfrechter 1" tot „Kampfrechter 20").
2. Zodra de namen vaststaan, hernoem je de items afzonderlijk – rechtstreeks in de lijst. Dit kan zolang de uitnodiging nog openstaat. Heeft de kampfrechter geaccepteerd, dan is de naam vergrendeld en komt hij automatisch uit zijn profiel.
3. Via het briefsymbool nodig je een kampfrechter per e-mail uit, optioneel met een persoonlijk bericht. Na acceptatie verschijnt automatisch zijn geregistreerde naam. Een openstaande uitnodiging kun je op elk moment intrekken.
4. Niet meer benodigde items verwijder je via het prullenbaksymbool.

Afgewezen uitnodigingen vallen rood op – dan weet je meteen dat je vervanging moet regelen.

Aankomst en vertrek

Standaard geldt elke kampfrechter als de hele dag aanwezig (selectievakje Hele dag). Is iemand er maar een deel van de tijd, dan vink je dit uit en vul je aankomst en vertrek in – bij meerdaagse toernooien met datum, anders alleen het tijdstip.

Een uitgenodigde kampfrechter mag zijn eigen tijden zelf wijzigen – en alleen die. Zo blijft je planning actueel, zonder dat je iedereen moet nabellen.

Pools en voorzitter

Elke kampfrechter kun je toewijzen aan een kampfvlak (pool) – handmatig via de keuzelijst of met één klik op Automatisch indelen. De indeling is een planningshulp, geen verplichting: bepalend is dat er op elk moment genoeg kampfrechters aanwezig zijn, niet wie bij welk vlak staat. Op de wedstrijddag mag daarom ook de tafelbezetting (scorer) de pool-toewijzing nog wijzigen.

Het selectievakje Voorzitter is een bekwaamheid („deze persoon kan voorzitter zijn"), geen vaste positie. Er mogen en moeten meerdere bekwamen per pool zijn: het ambt rouleert tussen de disciplines onder de bekwame kampfrechters van de pool – nooit tijdens een lopende discipline. Heeft een pool geen of maar één bekwame, dan markeert de lijst dit, want dan is rotatie niet mogelijk. Op het scorebord verschijnt de zittende voorzitter met naam en een voorzitterskenmerk.

Licenties

Kampfrechter-licenties zijn beslissend voor internationale toernooien. De app kent twee reglementen en houdt ze bewust gescheiden – er wordt niets omgerekend:

• DJKB/JKA hanteert één ladder die de functie op de mat bepaalt: D zijkampfrechter, C hoofdkampfrechter, B mattenchef, A internationaal (daarnaast de JKA-klasse International).
• De WKF kent meerdere licenties naast elkaar toe, gescheiden naar Kata en Kumite: Kata Judge B/A, Kumite Judge B/A, Kumite Referee B, Karate Referee, Tatami Manager.

In de kolom Licentie vul je deze in voor elk item – zolang de uitnodiging openstaat. Heeft de kampfrechter geaccepteerd, dan komen de licenties uit zijn profiel, net als de naam; de kolom is dan niet meer bewerkbaar. Je collega's zien in de lijst het niveau; licentienummer en geldigheidsdatum zien alleen de toernooileiding en de kampfrechter zelf.

Verlopen licenties worden gemarkeerd en tellen niet meer mee voor waarschuwingen. Tegenhouden doen ze niets – op de toernooidag beslis jij, niet de software.

Wat de app met de licenties doet:

• Voorzittersvoorstel. Dekt de licentie het ambt van mattenchef (DJKB B of hoger, WKF Tatami Manager), dan wordt de voorzittersbekwaamheid bij het aanmaken meteen ingesteld en in de lijst onderbouwd. Ontbreekt de dekking, dan staat er alleen een melding naast.
• Automatisch indelen verdeelt de sterkste licenties reihum over verschillende vlakken, in plaats van ze op één te concentreren. De aankomsttijd blijft het hoofdcriterium: wie pas om 14 uur komt, bezet het vlak om 9 uur ook niet met een A-licentie.
• Minimumlicentie per toernooi. In de instellingen leg je onder Minimumlicentie van de kampfrechters vast wat je officials minimaal nodig hebben. Aan de eis is voldaan wie een van de gekozen licenties behaalt – de WKF eist letterlijk „Kumite Judge B and/or Kata Judge B". Is de selectie leeg, dan is er geen eis. De automatische indeling zet dan eerst bij elk vlak een gekwalificeerde kampfrechter neer, en de publicatiecontrole meldt waar dat niet lukt.

Alle licentiecontroles zijn waarschuwingen, geen blokkades – en ze zwijgen helemaal zolang er niets te controleren valt.

Behoefte: zijn er genoeg kampfrechters?

Het tijdschema vereist op elk moment een bepaald aantal kampfrechters tegelijkertijd – op meerdere vlakken lopen disciplines parallel. De weergave Behoefte toont beide in één grafiek: de behoefte uit het tijdschema en de aanwezigheid uit de aankomst- en vertrektijden. Waar de behoefte boven de aanwezigheid uitkomt, is er een knelpunt – dit wordt gemarkeerd en met een concreet tijdvenster vermeld, bijvoorbeeld „10:20–11:05 – 4 kampfrechters ontbreken".

In dezelfde weergave stel je het gewenste en minimale aantal per discipline vast – of je neemt de toernooi-instelling over. Bij Kata is het gewenste aantal tegelijk de panelgrootte: het bepaalt het aantal vlaggen, de scorekolommen en de schrapwaarde (hoeveel hoogste en laagste scores geschrapt worden). Daarom zijn alleen 5 of 7 mogelijk. Bij Kumite is het aantal een zuivere planningsgrootheid zonder invloed op de score.

Wat een uitgenodigde kampfrechter ziet

Accepteert iemand je uitnodiging, dan krijgt hij in het dashboard een eigen, beknopte weergave van je toernooi: de tabs Overzicht, Brackets, Tijdschema, Kampfrechters en Resultaten. In de tab Kampfrechters ziet hij de volledige lijst met de tijden en pools van alle collega's – wijzigen mag hij uitsluitend zijn eigen aankomst- en vertrektijden. Al het overige is voor hem alleen leesbaar. Hij ziet geen deelnemersgegevens, geen inschrijvingen en geen betalingen, en hij kan niet scoren.

Kampfrechters worden automatisch per push op de hoogte gebracht wanneer het tijdschema of hun pool-indeling wijzigt – en op de dag voor het toernooi herinnert een bericht hen aan begintijd en pool (zie het hoofdstuk „Meldingen in de gaten houden").

Op de toernooidag score je de wedstrijden rechtstreeks in de app – het best op een smartphone of tablet bij de kampfläche.

1. Kies je actieve toernooi en open de mobiele scoring.
2. Je ziet alle disciplines met hun status (bijv. nog niet uitgeloot, loopt, gedeeltelijk klaar, afgerond).
3. Kies een discipline, start de volgende wedstrijd en voer de score in:
   • Kumite: punten voor beide vechters, straffen, wedstrijdeinde. De regels zijn afhankelijk van het regelwerk vastgelegd.
   • Kata: vlaggenbeslissing, puntenscore of – onder het WKF-regelwerk – stemmenmeerderheid van de scheidsrechters. Bij de stemmenbeslissing geef je per kant aan welke kata is uitgevoerd (AKA en AO apart, omdat onder WKF elke deelnemer zijn eigen kata kiest). Deze invoer is vrijwillig; overtreedt hij de rondenregels van de WKF – dezelfde kata twee keer achter elkaar, vaker dan twee keer in totaal, of meer dan vijf verschillende per wedstrijd (U14 vier) – dan verschijnt een melding. De wedstrijd kan desondanks gescoord en beëindigd worden. Alleen bij de stemmenbeslissing loopt bovendien de tijd sinds het begin van de wedstrijd mee en waarschuwt vanaf 5:00 (tijdslimiet van een optreden, bij team inclusief bunkai); de diskwalificatie stel je zelf in door de score 0,0 te geven. Bij de vlaggenbeslissing en bij de puntenscore is er geen klok – daar loopt niets mee, noch omhoog, noch omlaag. Een echte wedstrijdklok met start, pauze en gong heeft sowieso alleen kumite.
   • Team-kumite: de ontmoeting verloopt als een reeks individuele wedstrijden (bouts) tussen de teams; elke bout wordt afzonderlijk gescoord. Staat het aan het einde gelijk, dan beslist een beslissingswedstrijd.
4. Met Verversen haal je op elk moment de nieuwste stand op, mocht er parallel op een andere kampfläche worden gescoord.

Elke afgeronde wedstrijd schuift de wedstrijdboom automatisch verder.

De wedstrijdtijd: spatiebalk en gong

Bij kumite loopt de klok op de server – alle weergaven tonen dezelfde tijd, ook de monitor in de hal.

• Spatiebalk = start en pauze. Bij „Yame" moet je binnen een fractie van een seconde stoppen; de spatiebalk is de handgreep die elke stopwatch heeft. Hij werkt alleen daar waar je ook scoort – in invoervelden, op knoppen en bij een geopend dialoogvenster blijft het een gewone spatiebalk. Bij de start/pauze-knop staat de melding Spatiebalk.
• De gong komt vanzelf, volgens het regelwerk: het voorsignaal klinkt onder WKF/DKV bij 0:15 resttijd („Atoshi Baraku"), onder DJKB/JKA bij 0:30 („Ato-shibaraku"). Aan het einde van de wedstrijdtijd volgt het eindsignaal – onder DJKB twee keer en hoorbaar anders, zoals het wedstrijdreglement voorschrijft. Beide signalen komen per ronde maar één keer; pauzeren en hervatten veroorzaakt geen tweede voorsignaal. Na een reset en in de verlenging beginnen ze weer van voren af aan. Is de wedstrijdtijd korter dan de voorwaarschuwingsdrempel, dan vervalt het voorsignaal.
• Aan de score verandert de gong niets. Hij beëindigt geen wedstrijd en kiest geen winnaar – dat blijft bij de hoofdscheidsrechter.
• Geluid aan of uit: de luidsprekerknop naast de klok schakelt de gong voor jouw kampfläche – veld 1 dempen laat veld 2 ongemoeid. Bovendien kan elk apparaat afzonderlijk stil blijven; dat helpt wanneer je tablet en de hallenmonitor naast elkaar staan en dubbel gongen.
• Staat er op de knop „Geluid activeren"? Dan wacht de browser nog op jouw toestemming. Eén klik erop is genoeg, en vanaf het volgende signaal komt het geluid. Browsers geven geluid pas vrij na een klik – een toetsaanslag is voor hen niet altijd genoeg, zeker niet in Safari.

Verlenging (Saishiai): wanneer het na de wedstrijdtijd gelijk staat

Staat het onder DJKB/JKA bij afgelopen tijd gelijk en is er nog geen winnaar bepaald, dan verschijnt onder de score de knop Verlenging (Saishiai).

• Er begint een nieuwe wedstrijd. De punten staan weer op 0:0, en de waarschuwingen uit de reguliere tijd worden niet overgenomen – zo schrijft het wedstrijdreglement voor (WKO B 4.3). De stand van de reguliere tijd gaat daarbij niet verloren, de app onthoudt die.
• De klok springt naar 2:00. De verlenging duurt altijd twee minuten – ook wanneer de wedstrijd zelf langer was aangezet. Een finale loopt tot vijf minuten, de verlenging daarvan toch maar twee.
• Ze begint niet vanzelf. Net als bij het begin van de wedstrijd start je haar bij „Hajime" zelf – via de knop of de spatiebalk.
• Boven de klok staat „Verlenging". Daaraan herken je (en de hal via de monitor) dat nu de extra wedstrijd loopt en niet iemand per ongeluk de klok heeft gereset.
• De gong begint opnieuw: voorsignaal bij 0:30, aan het einde weer het dubbele eindsignaal.
• Blijft het ook daarna gelijk, dan beslissen de scheidsrechters via Hantei – dat voer je in via „Winnaar + winsttype". Een tweede verlenging bestaat niet, de knop verschijnt daarom maar één keer.

Wie scoort op welke kampfläche

Bij aanvang van het toernooi wordt het personeel aan de kampflächen toegewezen: neem je een veld over, dan blijf je daar – ook over meerdere dagen heen. Een tweede veld kun je niet daarnaast overnemen; verplaatsen of vrijgeven kan alleen de toernooileiding. Zo springt niemand per ongeluk tussen de velden.

• Rechtstreeks vanuit het tijdschema: neem je een veld over, dan start de scoring meteen met wat het tijdschema daar voorziet – geen extra pool- of tatami-keuze meer. Zijn alle voorrondes van een kampfläche klaar, dan verschijnt de knop Finale starten; staat daarna nog de troostronde op het programma, dan kom je er net zo rechtstreeks in.
• Meerdere aan één veld: jullie mogen een veld delen (de tafelbezetting wisselt elkaar af, vervanging). Bovenaan in de score-header staat „Aan tafel: …" met alle toegewezenen; wie op dit moment scoort, is gemarkeerd. Een collega neemt over via Hier verdergaan.
• Overzicht: in het pool-overzicht zie je per veld wie eraan is toegewezen – ook voor de andere velden (alleen om te bekijken). Vreemde velden kun je niet overnemen; een melding toont je aan welk veld jij bent toegewezen.
• Toernooileiding: owner, mede-organisator en toernooi-admin kunnen een heel veld vrijgeven of individuele scorers verwijderen.
• Verkeerd geklikt? Heb je per ongeluk het verkeerde veld overgenomen en daar nog niets gescoord, dan geef je het met Veld verlaten zelf weer terug. Zodra de eerste wedstrijd gescoord is, neemt de toernooileiding dat over.

Diskwalificatie (Shikkaku): vrijgave door de wedstrijdleiding

Geef je op de mat een Shikkaku-straf en beëindig je de wedstrijd, dan wint de tegenstander meteen. Nieuw is: een shikkaku is meer dan de verloren wedstrijd. Hij sluit de deelnemer uit van de discipline – geen troostronde, geen plaatsing; bij WKF zelfs uit het hele toernooi. Omdat dit zwaar weegt, wordt de schorsing pas van kracht wanneer de wedstrijdleiding haar bevestigt (vier-ogen-principe).

• Automatisch geregistreerd: zodra jij de wedstrijd met shikkaku beëindigt, legt de app de schorsing aan als „wacht op vrijgave". De wedstrijduitslag (tegenstander wint en gaat door) geldt onmiddellijk.
• „Vrijgave in behandeling": boven het score-scherm verschijnt een rode melding. Is er iemand met leidingsrechten (owner, mede-organisator, toernooi-admin) aanwezig, dan bevestigt die direct met Bevestigen. Is er niemand ter plaatse, dan gaat een pushmelding naar de wedstrijdleiding.
• Vier ogen: bevestigen moet iemand anders doen dan degene die de shikkaku heeft geregistreerd.
• Pas daarna geldt de schorsing: de deelnemer valt af voor troostronde en plaatsing (geen 3e plaats voor de verliezer van de tatami-finale, geen medaille). Hansoku daarentegen is alleen de verloren wedstrijd – de deelnemer blijft regulier in de wedstrijd en mag naar de troostronde.

Stichkata: wanneer het op punten gelijk staat

Bij de DJKB-puntenscore worden de hoogste en de laagste scheidsrechterswaarde geschrapt, de rest opgeteld. Staan daarna twee deelnemers gelijk, dan geldt de regel (WKO C 4.1) in deze volgorde:

1. De laagst geschrapte waarde wordt teruggenomen en meegeteld.
2. Helpt dat niet, dan komt bovendien de hoogst geschrapte waarde erbij.
3. Blijft het gelijk, dan moet er gestoken worden: de betrokkenen treden opnieuw aan.

De app doet dit automatisch. Zodra iedereen geweest is en een medailleplaats betwist is, verschijnt in de score en op de hallenmonitor de melding „Stichkata vereist", en krijg je de knop Stichkata scoren. De betrokkenen treden dan net als bij een normaal optreden nog een keer aan; hun reguliere punten blijven daarbij behouden — de stichkata bepaalt alleen de volgorde. Eindigt ook die gelijk, dan wordt opnieuw gestoken.

Totdat dit beslist is, geldt de discipline als niet afgerond: geen plaatsing, geen medaillespiegel, geen oorkondes.

Alleen de medailleplaatsen worden uitgevochten. Verder naar achteren delen gelijkstaanden de plaats (bijv. twee keer plaats 5, daarna volgt plaats 7).

Onder WKF/DKV geldt hetzelfde mechanisme met een andere regel: daar wordt bij gelijke stand niets teruggenomen — het terugnemen van de geschrapte waarden is een DJKB-regel. Een gelijke totaalscore betekent onder WKF simpelweg gelijke stand, en die wordt op een medailleplaats beslist met een extra kata (art. 5.11). Tot dan geldt de discipline eveneens als niet afgerond; verder naar achteren delen de betrokkenen ook hier de plaats.

Heb je in het tabblad Scheidsrechters personen aan de pools toegewezen, dan dragen de scheidsrechterskaarten de namen van de toegewezen scheidsrechters in plaats van louter nummers; de fungerende voorzitter is gemarkeerd. Op de smartphone zijn de velden smaller – daar staat de achternaam, de volledige naam zie je wanneer je op het veld tikt. Zijn er geen scheidsrechters vastgelegd, dan blijft het bij de doorgenummerde velden – de score werkt in beide gevallen hetzelfde.

Beslissingswedstrijd: wanneer in WKF-modus een plaats betwist is

In de WKF-round-robin (kleine kumite-categorieën, „iedereen tegen iedereen") kunnen meerdere deelnemers op een medailleplaats puntgelijk zijn, en ook de regel-cascade (rechtstreekse vergelijking, behaalde en ontvangen waarden, ippon, waza-ari) scheidt hen niet. Dan zet de app een beslissingswedstrijd aan – pas wanneer alle reguliere wedstrijden gescoord zijn:

• Precies twee gelijk: een extra wedstrijd tussen beiden. Een gelijkspel bestaat hier niet – staat het aan het einde gelijk, dan beslissen de scheidsrechters via Hantei.
• Meer dan twee gelijk: een mini-beslissingsronde – elk van de gelijkstaanden vecht één keer tegen elke andere; de tabel van deze extra ronde bepaalt de volgorde (hier is een gelijkspel toegestaan, zoals in elke round-robin-ronde).

Er verschijnt de melding „Beslissingswedstrijd vereist" resp. „Mini-beslissingsronde" met de betrokken namen en de knop om aan te zetten. Totdat alles gescoord is, geldt de discipline als niet afgerond (geen plaatsing), en de hallenmonitor toont verder het veld in plaats van „klaar".

Bij de WKF-kata (score via scheidsrechtersstemmen) kan een wedstrijd door onthoudingen stemgelijk eindigen. Dan biedt de app een extra kata aan: beiden treden nog een keer aan, er wordt opnieuw gestemd. De winnaar gaat door in de wedstrijdboom. Blijft het opnieuw gelijk, dan wordt nogmaals aangezet.

Via de live-ticker volgen trainers, ouders en toeschouwers wat er op dit moment op de kampflächen gebeurt – en vooral, wanneer zij zelf aan de beurt zijn. Hij heeft geen login nodig en werkt zichzelf automatisch bij.

Voor elke kampfläche is er een kaart. De status staat bovenaan: Loopt, Pauze, Wacht of Klaar.

De lopende wedstrijd

Bij kumite staan wedstrijdtijd en puntenstand op de voorgrond, daarbij beide vechters met dojo. De kleuren komen overeen met het regelwerk van jouw toernooi: bij WKF/DKV AKA (rood) tegen AO (blauw), bij DJKB AKA (rood) tegen SHIRO (wit). Ze komen uit de loting, staan dus al vast voordat de wedstrijd wordt opgeroepen.

Waarschuwingen staan direct bij de betreffende vechter en zijn naar zwaarte ingekleurd. Staat iemand één stap voor diskwalificatie, dan wijst de kaart daar apart op.

Bij kata staat de aangekondigde kata groot op de kaart. In de puntenmodus verschijnt na elk optreden een scorebord: de individuele waarden van de scheidsrechters, de hoogste en laagste doorgestreept, plus de totaalscore. Dat blijft staan totdat de volgende deelnemer aan de beurt is. Eindigt een vlaggenbeslissing onbeslist (Hikiwake), dan wordt de wedstrijd herhaald – de kaart toont dan 2e ronde en de melding dat er nu beslist moet worden.

Tussen twee wedstrijden blijft de kaart niet leeg: hij toont de volgende koppeling met dojo, of – wanneer het veld voor vandaag klaar is – de plaatsingen van de laatste discipline.

Alleen bepaalde velden weergeven

Vanaf drie kampflächen verschijnen bovenaan filterchips. Tik de velden aan die je interesseren – bijvoorbeeld alleen pool A en pool D. Je kunt er zoveel selecteren als je wilt; de kleur van de chip verraadt bovendien waar op dit moment gevochten wordt.

Je selectie blijft opgeslagen, ook wanneer je de ticker tussendoor sluit. Een melding herinnert je eraan dat er een filter actief is; Reset toont weer alles. Loopt er iets op een verborgen veld, dan meldt de ticker dat en kun je het met één klik weer tonen.

Wanneer gaat het verder?

Heb je het tijdschema gepubliceerd, dan toont de ticker bij elke komende discipline de starttijd. Loopt een veld uit de pas, dan rekent hij mee: dan staat daar vermoedelijk en de geschatte tijd in plaats van de geplande. Zo ziet de tribune wanneer het echt begint, in plaats van te vertrouwen op een schema dat allang achterhaald is. Zonder gepubliceerd tijdschema blijven de tijden weg.

Resultaten en medaillespiegel

Het tabblad Resultaten toont de plaatsingen van elke afgeronde discipline en daarnaast de medaillespiegel per dojo. Geteld wordt het dojo waarvoor iemand is aangemeld; een teammedaille telt één keer voor het dojo, niet voor elk lid. Gedeelde derde plaatsen zijn gemarkeerd.

Het tabblad wordt zichtbaar zodra je de loting hebt gepubliceerd – daarvoor staat daar een bijbehorende melding.

Op het grote scherm

Met Volledig scherm trekt de ticker zich op tot het hele browservenster – handig voor een laptop op de tribune. Voor vast geïnstalleerde schermen in de hal zijn er de monitoren (zie volgende paragraaf).

Staan er in de hal schermen – bij de kampflächen, aan de tafel van de wedstrijdleiding of richting de tribune –, dan kun je ze vanaf jouw plek besturen. Dat hoeft niet: heb je geen monitoren ingericht, dan verandert er voor jou niets.

Monitoren inrichten

Open Instellingen → Monitor en maak voor elk scherm een item aan:

• Naam – hoe je hem herkent, bijv. Monitor pool A of Wedstrijdleiding.
• Toewijzing – wedstrijdleiding (toont het overzicht van alle kampflächen) en/of individuele kampflächen. Wijs je precies één veld toe, dan toont de monitor dat veld groot; wijs je er meerdere toe, dan wisselt hij ertussen.

Elke monitor krijgt een eigen weergave-URL en een QR-code. Scan de code op de televisie, tablet of beamer-laptop – de weergave loopt dan permanent, zonder aanmelding. Verwijder je een monitor, dan wordt zijn URL ongeldig.

Bij elke schermwissel loopt kort de Tourna-Event-animatie. Dringende mededelingen en de „Laatste oproep" slaan die over en verschijnen meteen.

Wat een monitor bij de kampfläche automatisch toont

Je hoeft daar niets te besturen:

• Vóór de eerste wedstrijd loopt de deelnemerslijst van de discipline langzaam door – startnummer, naam, dojo. Zo zien deelnemers en trainers wie opgeroepen is, terwijl de aanwezigheid gecontroleerd wordt.
• Tijdens de wedstrijd de lopende wedstrijd resp. de huidige kata-deelnemer met puntenstand.
• Drukt de tafelbezetting op pauze, dan verschijnt het pauzescherm. „Hervatten" brengt de weergave terug.
• Is het veld klaar, dan toont de monitor welke discipline daar als volgende loopt.

Vanaf de tafel van de wedstrijdleiding besturen

In het toernooi vind je het tabblad Monitoren. Daar zie je elk ingericht scherm met een kleine voorbeeldweergave en kun je het omschakelen:

• Automatisch – het normale geval (zie hierboven).
• Welkom – toernooinaam, datum en locatie, „Toernooi begint binnenkort".
• Pauze
• Bericht – vrije tekst met kop. Voor de veelvoorkomende gevallen zijn er sjablonen om aan te klikken: „{Naam} graag naar de wedstrijdleiding", „Middagpauze tot {tijd}", „Prijsuitreiking {discipline} vindt nu plaats". Je vult alleen de lege plek in.
• Deelnemerslijst en Alleen logo

Alle schermen overschrijven: voor mededelingen die iedereen moet zien – bijvoorbeeld een prijsuitreiking – zet je hetzelfde bericht met één klik op alle monitoren. Een rode banner herinnert je eraan om het weer te beëindigen; desgewenst eindigt het na enkele minuten vanzelf. Beëindig je het, dan keert elke monitor terug naar de status waarin hij daarvoor stond – niet standaard naar automatisch.

„Laatste oproep" – wanneer iemand ontbreekt

Ontbreekt een deelnemer bij de mat, dan heeft de monitor bij dat veld niets aan – de gezochte staat er immers op dit moment niet voor. De tafelbezetting kan hem daarom rechtstreeks vanuit de score op alle schermen van de hal oproepen.

Daarvoor kiest ze de deelnemer uit de lijst van haar eigen wedstrijd – er kan geen willekeurige tekst worden verstuurd. De oproep verschijnt meteen en verdwijnt na 45 seconden vanzelf; ze kan hem ook vroegtijdig beëindigen zodra de persoon er is. Je ziet lopende oproepen in het tabblad Monitoren en kunt ze eveneens beëindigen.

Individuele kampflächen besturen

De status hangt aan de kampfläche, niet aan het scherm. In het tabblad Monitoren vind je daarom een eigen sectie Kampflächen – een kaart per veld.

Schakel je daar Pool B → Pauze, dan toont elk scherm dat pool B weergeeft de pauze: de monitor bij pool B als volledig scherm, en in een totaaloverzicht de tegel van pool B – terwijl pool A ongestoord doorloopt. Zo kun je ook een individueel veld een bericht of zijn deelnemerslijst geven.

Twee dingen veroorzaken dezelfde pauze, en dat is met opzet: de tafelbezetting bij de mat en jij achter het bedieningspaneel. Voor de toeschouwers maakt het niet uit wie gepauzeerd heeft.

De scherm-status overtreft de veld-status: zet je een monitor op Welkom of Alleen logo, dan geldt dat voor het hele scherm – een welkomstboodschap hoort nu eenmaal bij geen enkel individueel veld.

Gong op de monitoren

De monitor bij de kampfläche hangt meestal aan de geluidsinstallatie – daar hoort het tijdwaarnemerssignaal thuis. In het tabblad Monitoren schakel je op de kaart van de wedstrijdleiding met Gong op alle monitoren het signaal voor alle monitoren van het toernooi in één keer.

Deze schakelaar staat boven de individuele kampflächen: staat hij uit, dan zwijgen alle monitoren. Staat hij aan, dan beslist verder elk veld voor zich – via de luidsprekerknop van de tafelbezetting. Scoretoestellen en live-ticker blijven ongemoeid; je schakelt de hallidsprekers, niet het signaal van de tijdwaarnemer aan zijn tafel.

Let bij de opbouw op het volgende: browsers geven geluid pas vrij wanneer iemand de pagina één keer heeft aangeraakt. Een monitor in kioskbedrijf wordt nooit aangeraakt – daarom blijft hij aanvankelijk stil.

Eén enkele aanraking is genoeg. Tik bij de opbouw eenmaal ergens op het scherm; je hoeft niets specifieks te raken. Het geluid is daarmee voor deze sessie vrijgegeven. Zolang het ontbreekt, toont de monitor rechtsonder een kleine melding „Geluid geblokkeerd" – verdwijnt die, dan zit het geluid goed.

Safari's instelling Automatisch afspelen: alles toestaan helpt hier niet – ze geldt voor video- en audiobestanden, niet voor het geluid waarmee de gong wordt gegenereerd. Echt zonder aanraking komt alleen Chrome in kioskmodus rond, gestart met --autoplay-policy=no-user-gesture-required.

Controleer het geluid daarom bij de opbouw, niet bij de eerste wedstrijd.

De hoofdschakelaar wordt bediend door organisatoren, toernooi-administrators en mede-organisatoren. De tafelbezetting niet – zij schakelt het geluid van haar eigen kampfläche.

Wie mag wat

• Monitoren aanmaken en toewijzen: organisatoren en toernooi-administrators.
• Live besturen (mededelingen, pauze, alle schermen overschrijven): daarnaast mede-organisatoren.
• Tafelbezetting (scorer): bestuurt de monitoren niet. Ze heeft precies twee invloeden – de pauzeknop en de „Laatste oproep" – en beide werken alleen voor haar eigen kampfläche. Ook „Monitor openen" biedt haar alleen het eigen veld aan.

• Zodra de loting gepubliceerd is en beoordeeld wordt, ontstaan de resultaten automatisch.
• Er is een overzicht van de plaatsingen (plaats 1–3) per discipline en een medailleklassement per dojo.
• Na het toernooi blijven afgesloten toernooien opvraagbaar, zodat iedereen de resultaten later kan nakijken.

Resultaten openbaar tonen – jouw eigen schakelaar

Of de resultaten van jouw toernooi openbaar zijn, bepaal je zelf. De schakelaar vind je bovenaan het tabblad Resultaten. Nieuwe toernooien starten zonder openbare resultaten; het vrijgeven van de loting schakelt ze niet automatisch mee vrij. Beide zijn bewust gescheiden: de loting is een sportieve beslissing, de publicatie een beslissing over persoonsgegevens.

Schakel je het in, dan zijn voor- en achternaam, vereniging of natie en de discipline van alle geplaatsten zonder aanmelding op internet te vinden, en de pagina wordt vindbaar via zoekmachines. Uit de discipline volgen bovendien leeftijdscategorie, geslacht en graduatie. Een groot deel van de deelnemers is minderjarig — daarom vraagt het platform vóór het inschakelen om bevestiging en noemt daarbij precies deze velden.

Je kunt de publicatie op elk moment terugdraaien. Dan is de openbare resultatenpagina niet meer bereikbaar. Twee dingen moet je daarbij weten:

• Zoekmachines kunnen de pagina onder omstandigheden nog een tijdje in hun index hebben staan. Het terugdraaien werkt niet overal direct.
• Terugdraaien is geen verwijdering. Intern blijft alles bewaard: certificaten, toernooiboek, huldigingslijst en gegevensexport blijven onveranderd werken, en ook jouw interne voorvertoning in het tabblad Resultaten blijft volledig.

De jaarranglijst blijft door de schakelaar onaangetast. Die houdt alleen medailles en punten over het seizoen bij en noemt geen enkel afzonderlijk toernooi; atleten regelen hun zichtbaarheid daar zelf in hun profiel.

„Nog in wedstrijd" – waarom een discipline ontbreekt

Resultaten tonen alleen eindstanden. Een discipline verschijnt pas als ze echt afgerond is:

• Kata op punten: elke deelnemer moet beoordeeld zijn.
• Kata met vlaggen-voorronde: alle finalisten moeten beoordeeld zijn.
• Kumite en knock-out: de finale moet beslist zijn.

Zolang dat niet het geval is, staat er in het tabblad Resultaten een melding als „3 disciplines zijn nog in wedstrijd" — de discipline ontbreekt dan bewust in de lijst en in het medailleklassement, en er kunnen ook geen certificaten voor gedrukt worden. Dat voorkomt dat er een winnaar wordt uitgeroepen voordat de laatste deelnemer heeft gestreden.

Ontbreekt een discipline terwijl alles ogenschijnlijk al gelopen is, dan zijn meestal enkele deelnemers noch beoordeeld, noch als afwezig gemeld (zie „Als iemand op de wedstrijddag niet komt opdagen").

In het tabblad Brackets zie je daarentegen wél de tussenstand — dat is het werkinstrument van de tafelbezetting. Daar staat bij nog niet gelopen deelnemers een „—" in plaats van een score, en medailles verschijnen pas zodra de discipline is afgesloten.

Direct naast de resultaten vind je in het toernooi-dashboard het onderdeel Certificaten. Daarmee ontwerp en druk je certificaten voor de geplaatsten – afzonderlijk of gebundeld. Per toernooi is er precies één certificaatsjabloon, die voor dat toernooi wordt opgeslagen.

Het onderdeel heeft vier weergaven:

• Sjablonen: kies uit 30 kant-en-klare, drukvriendelijke sjablonen (bond, klassiek, Japans, modern, kinderen). Een klik op Gebruiken opent het sjabloon in de editor.
• Mijn certificaten: jouw persoonlijke, toernooi-overstijgende bibliotheek. Hier staan alle certificaten die je in de editor hebt opgeslagen – ze zijn van jou en kunnen bij elk toernooi worden hergebruikt. Per kaart kun je een certificaat openen (laadt het in de editor), hernoemen of verwijderen.
• Editor: pas het certificaat vrij aan – teksten, lijnen en afbeeldingen plaatsen door te slepen, lettertype, grootte, kleur en positie wijzigen, een eigen logo of achtergrondafbeelding uploaden. Via plaatshouders (bijv. Naam, Plaatsing, Discipline, Vereniging, Datum) worden bij het drukken automatisch de echte deelnemersgegevens ingevuld. Om op te slaan heb je twee mogelijkheden: Voor dit toernooi opslaan legt het ontwerp vast als het certificaat van dit toernooi (dat ook je mede-organisatoren en de tafelbezetting drukken); In mijn bibliotheek opslaan legt een kopie vast in Mijn certificaten, zodat je het later bij het volgende toernooi weer kunt openen.
• Druk: hier zie je de resultatenlijst (plaatsen 1 tot de gekozen grens). Selecteer afzonderlijke rijen of allemaal en druk de certificaten via het browser-printdialoogvenster – afzonderlijk of als batch. Gedrukte certificaten worden automatisch gemarkeerd; via Gedrukte verbergen verberg je ze, en met Terugzetten markeer je een certificaat weer als niet gedrukt.

Bij de huldiging staat iemand achter de microfoon en roept de geplaatsten op. De stapel certificaten is daar slecht voor geschikt: die is op plaats oplopend gesorteerd, maar gehuldigd wordt van onder naar boven, en de dojo staat er niet op in voorleesvolgorde.

Daarvoor is er in het toernooi-dashboard de snelle actie Huldigingslijst drukken. Die levert per discipline een eigen blad – in oproepvolgorde:

• 3e plaats eerst, dan 2e, dan 1e. Bij DJKB en bij de WKF-troostronde zijn er twee derde plaatsen; beide staan erop.
• Per plaats: startnummer, volledige naam en dojo – bij internationale toernooien de natie in plaats van de dojo. Bij teams de teamnaam met de leden eronder.
• De namen zijn duidelijk groter gezet dan in het toernooiboek: de lijst wordt in zaalverlichting op armlengte gelezen, niet aan tafel op 30 centimeter.
• Voor elke plaats staat een afvinkvakje, zodat je tijdens de huldiging kunt bijhouden wie al op het podium heeft gestaan.

Eén blad per discipline betekent: wie gehuldigd is, wordt weggelegd.

Welke disciplines er te kiezen zijn

Voor het drukken kies je welke huldigingen je nodig hebt. Te kiezen zijn alleen afgesloten disciplines – dezelfde regel als bij de resultaten en de certificaten (zie „Nog in wedstrijd"). Een halfklare lijst achter de microfoon zou erger zijn dan helemaal geen lijst: je zou iemand op het podium roepen die nog aan het vechten is.

Is nog geen enkele discipline klaar, dan zegt het platform dat direct, in plaats van een leeg keuzevenster te openen.

Al gedrukte lijsten zijn in de selectie uitgevinkt, maar kunnen weer aangevinkt worden – voor het geval een blad zoekraakt. Verandert de plaatsing achteraf (correctie, latere diskwalificatie), dan geldt de discipline automatisch weer als niet gedrukt: je moet niet huldigen op basis van een verouderd blad.

Alle gegevens van jouw toernooi kunnen als archief worden gedownload – voor je eigen administratie, voor de bond of voor verdere verwerking in Excel. De knop vind je in het toernooi-dashboard onder Overzicht › Gegevens exporteren.

Alleen de toernooi-eigenaar mag exporteren. Toernooi-administrators en mede-organisatoren niet: in het archief staat de volledige deelnemerslijst inclusief de contactgegevens van alle aanmeldende verenigingen.

Je ontvangt een ZIP-bestand met:

• per onderdeel een CSV-bestand – registrations.csv, competitors.csv, teams.csv, draw.csv, kata-scores.csv, results.csv, disqualifications.csv. Deze bestanden open je direct in Excel.
• tournament.json – dezelfde inhoud, maar volledig, inclusief de interne lotingsgegevens (pools, troostronde, stand-kata). Voor programma's die de gegevens verder verwerken.
• README.txt – legt uit wat er in welk bestand staat.

Bestandsnamen en kolomkoppen zijn Engels, ongeacht je aanmeldtaal. Een CSV-bestand draagt geen taal, en een archief waarvan de kolommen per gebruiker anders heten, valt niet te analyseren. Namen van disciplines, verenigingen en personen staan er daarentegen precies zo in als ze op het platform zijn ingevoerd.

Bij het lezen van de tabellen helpt het om te weten:

• In competitors.csv staat één rij per deelnemer, ook als die in drie disciplines is aangemeld. De disciplines staan in een eigen kolom.
• In teams.csv is daarentegen elke plek een eigen rij – zo zie je ook een nog onbezette plek middenin een opstelling (slot_open = yes).
• Een discipline zonder eindstand verschijnt in results.csv met de reden in de kolom pending_reason (bijvoorbeeld: nog in wedstrijd of openstaande diskwalificatie).

De export is op elk moment mogelijk – ook als concept of midden in de wedstrijd; dan is het gewoon een tussenstand. Draait jouw toernooi in de simulatiemodus, dan staat dat al in de bestandsnaam, zodat een oefendataset later niet naast een echte terechtkomt.

Je hoeft niet alles zelf te doen. Je kunt andere personen verschillende rechten geven:

• Scorer: mag op de wedstrijddag scores invoeren (tafelbezetting in het live-scoresysteem).
• Mede-organisator: mag deelnemers en instellingen beheren.
• Toernooi-admin: heeft ruime rechten voor het toernooi – instellingen, disciplines, deelnemers, tijdschema. Alles wat met geld te maken heeft, blijft bij jou: facturen, kortingen, betaalwijzen, terugbetalingen en het terugtrekken van een start ziet alleen de eigenaar van het toernooi. Daar gaan de adressen en bedragen van alle dojo's naartoe – dat is geen beheertaak die je delegeert.
• Kampfrichter (scheidsrechter): de official aan de mat. Hij ziet overzicht, brackets, tijdschema, de scheidsrechterslijst en de resultaten – allemaal alleen-lezen – en kan uitsluitend zijn eigen aankomst- en vertrektijden wijzigen. Beoordelen mag hij niet. Hij wordt niet hier uitgenodigd, maar in het tabblad Scheidsrechters (zie hoofdstuk „Scheidsrechters").
• Kassier: de persoon bij de ingang. Die scant toegangskaarten, laat toeschouwers binnen en verkoopt resterende kaarten contant. Die ziet alleen de kassa-app (scanner, kaartenlijst, overzicht) – niet de scores, niet de instellingen (zie hoofdstuk „Toegangskaarten voor toeschouwers").
• Toegang: de persoon bij het binnengebied. Die scant deelnemerspasjes en registreert de aanwezigheid. Die heeft niets met geld te maken (dat is de kassier) en niets met de score (zie hoofdstuk „Deelnemerspasjes").

Zo nodig je iemand uit

1. Open bij jouw toernooi Rollen & toegang.
2. Kies de rol en voer het e-mailadres in.
3. De persoon ontvangt een uitnodigingslink (magic link). Na het aanklikken en aanmelden heeft die persoon meteen de bijbehorende rechten.

Bij grotere toernooien raakt de zaal op een gegeven moment vol. Zodat je weet hoeveel toeschouwers er komen – en zodat niemand voor een gesloten deur staat – kun je toegangskaarten online verkopen en bij de ingang via QR-code controleren.

Toeschouwers hebben daarvoor geen account nodig. Ze geven voornaam, achternaam en e-mailadres op, betalen, en krijgen de kaarten direct per mail.

Verkoop inschakelen

1. Open bij jouw toernooi de instellingen en daar het onderdeel Toegangskaarten.
2. Schakel Toegangskaarten verkopen in.
3. Vul prijs per kaart en toeschouwersplaatsen in. Optioneel: toegang voor toeschouwers – het tijdstip staat dan op de kaarten en in de bevestigingsmail.
4. Opslaan. Vanaf nu verschijnt op jouw openbare toernooipagina een kaartenonderdeel.

Wat de toeschouwer krijgt

Na de betaling komt er een mail met één QR-code per gekochte kaart. Wie drie kaarten koopt, krijgt drie codes – bij de ingang toont elke persoon zijn eigen code. De kaarten zijn bovendien direct na de aankoop op de bevestigingspagina op te vragen en afzonderlijk af te drukken.

Vrijkaarten weggeven

Voor eregasten, sponsors of helpers geef je vrijkaarten uit: voornaam, achternaam, e-mail – de kaart gaat meteen weg, met eigen QR-code en zonder prijsvermelding.

Een nog niet ingewisselde vrijkaart kun je intrekken; de code wordt ongeldig en de plaats komt weer vrij. Wie al in de zaal staat, kan niet achteraf worden uitgenodigd om te vertrekken.

Resterende kaarten voor de dagkassa

Kort voor de wedstrijddag druk je de overgebleven kaarten af om ze aan de kassa contant te verkopen. Zijn 260 van de 300 kaarten weg, dan druk je 40 kaarten – elk met een eigen QR-code, vier per A4-pagina met snijmarkeringen.

Zo gaat het verder: afdrukken → met de schaar bijsnijden → in de kassa leggen → op de wedstrijddag contant verkopen en bij de toegang gewoon scannen. Bij een papierstoring kun je hetzelfde vel op elk moment opnieuw afdrukken – er ontstaan daarbij geen nieuwe kaarten, het zijn dezelfde codes.

Bij de ingang scannen

De kassa open je in het toernooi onder Overzicht → Kassa openen – het best met de telefoon. Het punt verschijnt zodra de kaartverkoop actief is; het adres luidt /box-office/jouw-toernooi. Wie als kassier is uitgenodigd, komt na het aanmelden meteen daar terecht.

De app heeft drie onderdelen: Scanner, Kaarten, Overzicht.

1. Scanner: camera vrijgeven, QR-code in het kader houden.
2. Het resultaat verschijnt groot in beeld – geldig, al ingewisseld, ongeldig, ander toernooi of dagkassa.
3. Pas jouw tik op Toegang bevestigen ontwaardt de kaart.

Twee gevallen die bij de ingang regelmatig voorkomen:

• „Al ingewisseld" met tijdstip: met deze kaart is al iemand binnengekomen – meestal via dezelfde screenshot. Het tijdstip is jouw bewijsstuk.
• „Dagkassa – nog niet betaald": een gedrukte resterende kaart. Eerst innen, dan bevestigen. Het scherm toont het bedrag groot en ziet er bewust anders uit dan „geldig", zodat niemand per ongeluk gratis doorkomt.

Telefoon vergeten? Zoek de persoon in het onderdeel Kaarten op naam of e-mail en laat die van daaruit binnen. Dat werkt precies als een scan – de kaart is daarna ontwaard, met de vermelding „handmatig binnengelaten".

Bij slecht netwerk meldt de scanner dat uitdrukkelijk en verzekert je dat er niets gecontroleerd en niets ontwaard is. Je kunt zonder risico opnieuw scannen.

Houd het overzicht

Het onderdeel Overzicht beantwoordt de ene vraag van de wedstrijddag: Passen ze er allemaal nog in? Een balk toont wie er al binnen is, wie er nog wordt verwacht en hoeveel kaarten er bij de kassa liggen. Daarbij omzet, online verkocht, weggegeven en contant verkocht.

In de hal mag alleen naar binnen wie erbij hoort – geen ouders, geen vrienden. De oplossing is analoog en eeuwenoud: een naamkaartje aan een lint, in een doorzichtig hoesje, om de hals. Nieuw is alleen dat het platform deze pasjes maakt, dat er een QR-code op staat – en dat de scan bij de ingang meteen de aanwezigheid registreert. Zo krijg je de aanwezigheidslijst er gratis bij, die anders met balpen op papier wordt bijgehouden.

Er zijn vijf soorten pasjes: Deelnemer, Begeleider, Organisatieteam, Scheidsrechter en Gastenpassen voor mensen zonder aanmelding (arts, pers, eregasten).

Pasjes inschakelen

1. Open bij je toernooi de Instellingen, sectie Deelnemerspasjes.
2. Schakel Deelnemerspasjes gebruiken in.
3. Beslis vier dingen: foto, printroute, wat er naast de naam staat, en kleuren- of zwart-witdruk.

Foto op het pasje

Drie mogelijkheden: geen foto, optioneel (wie een pasfoto heeft ingesteld, krijgt die afgedrukt) en verplicht.

De foto komt uit het atletenprofiel, sectie Pasfoto – en uitdrukkelijk niet uit de profielfoto die in de chat naast de naam staat. Dat is vaak een vakantiefoto of een verenigingslogo; bij de ingang wordt daarmee echter een gezicht vergeleken. Elke atleet beheert zijn pasfoto zelf; die staat in een privéopslag en is alleen zichtbaar voor de organisator van het toernooi waarvoor hij is aangemeld.

Bestaande aanmeldingen blijven geldig – de regel geldt pas voor nieuwe. Bij het inschakelen laat het platform je zien hoeveel deelnemers hierdoor getroffen zouden worden, en vraagt om bevestiging.

Op de openbare toernooipagina staat de fotoplicht vóór de aanmeldknop. Wie eroverheen leest, krijgt hem in de aanmeldassistent nogmaals te zien, dan met de namen van wie de foto ontbreekt – inclusief een kant-en-klaar geformuleerd verzoek om door te sturen.

Wie print

• Wij printen en delen uit bij de ingang. Vellen van 10 kaarten, om uit te knippen. De deelnemers krijgen hun pasje wanneer ze aankomen.
• De deelnemers printen zelf. Na een betaalde aanmelding gaat automatisch een mail met alle pasjes als PDF naar de aanmeldende dojo. Bespaart papier en werk bij de ingang – kost de zekerheid dat werkelijk iedereen een pasje heeft.

Bij een nameldening komt een tweede mail met alleen de nieuwe pasjes. De eerste blijft geldig; niemand hoeft twaalf kaarten een tweede keer uit te knippen.

De mail is de avond ervoor vaak die van drie weken geleden, weggezakt in de inbox. Daarom staat hetzelfde vel ook klaar om zelf op te halen: onder Mijn aanmelding staat de knop Pasjes als PDF – dezelfde PDF als in de mail, niet een tweede. Een individuele deelnemer ziet daar in plaats van het vel zijn eigen QR-code; hij heeft geen PDF nodig, hij houdt zijn telefoon tegen de scanner. Beide zijn er alleen als je hierboven "De deelnemers printen zelf" hebt gekozen.

Kleur of zwart-wit

In zwart-wit herken je het organisatieteam vanaf zo'n 5 meter in plaats van 10. Voor een hal met één vloer is dat genoeg. Bij vier vloeren en 400 toeschouwers loont de kleurenprinter. De lay-out is in beide versies identiek – een herdruk past altijd bij de al geknipte stapel.

Pasjes printen

Open in het toernooi-dashboard het tabblad Deelnemers en daarin het subtabblad Pasjes. Printvel, poster voor de zelf-check-in en gastenpassen staan bij elkaar.

1. Stand bijwerken stemt de pasjes af op de aanmeldstand: ontbrekende komen erbij, gewijzigde worden bijgewerkt, vervallen worden ingetrokken.
2. Kies voor wie je print – alles, één dojo of alleen nog niet geprinte.
3. Vóór het printen zie je de eerste kaart op ware grootte. Controleren voordat 120 stuks op papier belanden.

Het filter alleen nog niet geprinte is de normale gang van zaken op de wedstrijdochtend en staat die dag daarom al aan: alleen de laatkomers. De avond ervoor staat het uit – dan wordt de hele stapel geprint. Het filter vangt ook gewijzigde kaarten weer op: verandert een startnummer, dan geldt de kaart als niet geprint, omdat de stapel op tafel iets anders toont.

Scheidsrechterpasjes

Scheidsrechters krijgen hun pasje automatisch zodra je ze in het tabblad Scheidsrechters aanmaakt – er is geen tweede plek waar je ze moet invoeren.

Twee verschillen met het deelnemerspasje:

• In plaats van een startnummer staat de vloer erop waarvoor de scheidsrechter is ingedeeld. Zonder indeling blijft het veld leeg; dat is geen fout, maar de normale stand op de avond ervoor. Deel je later in, dan wordt de kaart bij de volgende Stand bijwerken bijgewerkt – met dezelfde code.
• Een placeholder zoals "Scheidsrechter 7" krijgt ook een kaart, alleen zonder foto: hij is nog geen persoon, maar een geplande positie. Neemt iemand later de uitnodiging aan, dan komt zijn naam op die plek en wordt zijn pasfoto toegevoegd.

De fotoplicht uit de instellingen geldt niet voor scheidsrechters. Die is gericht op aanmeldende dojo's; het scheidsrechtersteam staat vaak pas de avond ervoor vast.

Gastenpassen voor arts, pers en eregasten

Een arts, een burgemeester, een persfotograaf heeft geen aanmelding en geen account. Voor hen is er de gastenpas: verplicht is alleen de functie, de naam niet.

Een naamloze functiepas is een normaal geval, geen fout – de hulpdienst weet de avond ervoor vaak nog niet wie ze sturen. Vijf kaarten "EHBO-dienst", genummerd 1 tot 5.

De optie opvallend markeren geeft de kaart hetzelfde brede kopband als het organisatiepasje. Zet dit aan voor arts en EHBO-dienst. Voor eregasten liever niet: wie opvalt, wordt de hele dag gevraagd naar het tijdschema.

Gastenpassen worden uitgegeven door mede-organisator en hoger – uitgeven betekent toegang verlenen. Ingetrokken kaarten blijven met tijdstip en naam in de lijst staan.

Scannen bij de ingang

De toegang open je in het tabblad Overzicht via Toegang openen. Het is een eigen, smalle telefoonweergave – geen dashboard met afgeschermde delen. Eerst zie je een tussenscherm met de toernooinaam; dat blijft er bewust in staan, want het is de enige plek waar een helper merkt dat hij nog de app van vorig weekend open heeft staan.

Dan:

1. Camera toestaan, QR-code in het kader houden.
2. Het resultaat vult het scherm, bij een aanwezige foto met een groot beeld – de vergelijking mens↔kaart is het eigenlijke doel.
3. Pas jouw tik op Aanwezigheid bevestigen legt die vast.

De scanner onderscheidt deze gevallen: geldig · was al aanwezig (met tijdstip) · onbekende code · verkeerd toernooi · ingetrokken pasje · afgemeld, maar staat hier · een toegangskaart die in de verkeerde scanner is beland · en zonder netwerk. Elk geval heeft een eigen symbool en een eigen woord, niet alleen een eigen kleur – in een lichte hal, op een telefoon met screenprotector, is kleur alleen niet genoeg.

Het geval "Afgemeld – maar staat hier" is het waardevolst: de loting is zonder deze persoon gemaakt, en de wedstrijdleiding moet dat weten. Binnenlaten en melden. "Pasje ingetrokken" is daarentegen het enige geval zonder vervolgstap – er is geen knop die doorlaat. Dat is een opluchting: je hoeft niemand uit te leggen waarom je geen uitzondering maakt.

Pasje in de auto vergeten? Onder de camera staat Naam zoeken. De trefferregel vertelt meteen ook of de persoon al aanwezig is – bij broertjes en zusjes met dezelfde achternaam is het grijpen naar de verkeerde regel anders de normale gang van zaken. Een tweede scan op dezelfde dag is trouwens geen fout: het eerste tijdstip blijft staan.

Verkeerd getikt? Direct na het registreren staat er 8 seconden lang een Ongedaan maken onder de melding. Daarna loopt de weg via Geschiedenis – je laatste acht handelingen. Teruggenomen regels blijven grijs gemarkeerd staan, zodat je niet hoeft te zoeken of je het je hebt ingebeeld.

Scheidsrechter zonder naam. Staat op de kaart alleen "Scheidsrechter 7", dan vraag je toch naar de naam. Vul die meteen in – de hoofdknop heet dan Naam invullen en doorlaten en regelt beide. De naam staat daarna ook bij de wedstrijdtafel. Heb je haast, dan staat ernaast Zonder naam doorlaten.

Slechte hal-wifi is de normale gang van zaken, niet de uitzondering. Zo gaat de toegang daarmee om:

• Er wordt alleen online gecontroleerd. Zonder netwerk weet niemand of een pasje is ingetrokken – de kop zegt dan uitdrukkelijk "Niet gecontroleerd" en nooit "geldig".
• Er wordt toch geregistreerd. Aanwezigheid wordt gebufferd en nagestuurd zodra het weer werkt; een teller bovenaan toont hoeveel handelingen wachten. Een rij van 40 mensen laten wachten omdat de wifi hapert, zou de grotere schade zijn.
• Camera geblokkeerd? Naast de instructie om toestemming te geven staat Verder werken zonder camera – rechtstreeks naar de naamzoekfunctie.

Helpers zonder account: de toegangslink

De ouder die zich 's ochtends om 7 uur als helper meldt, richt om 7:10 uur geen account in. Daarvoor staat in het Overzicht de tweede knop: Toegang overdragen aan helper.

Daar maak je een toegangslink, geef je die een naam ("Ingang Noord") en deel je die op drie manieren: QR om te fotograferen, Link kopiëren (voor het bericht aan degene die nog in de auto zit) of Afdruk om op te hangen – voor de wisseling van helpers bij de ingang.

De link opent de toegang zonder aanmelden, voor precies dit ene toernooi, en kan precies wat de rol Toegang kan: aanwezigheid vastleggen en terugnemen. Geen geld, geen scoring, geen instellingen. Hij verloopt aan het einde van de toernooidag om 23:00 uur, en het dialoogvenster toont je wanneer hij voor het laatst is gebruikt – daaraan herken je een vergeten link.

Helpers met account hebben geen link nodig. Voor hen volstaat de rol Toegang onder Rollen & toegang; na het inloggen komen ze rechtstreeks op het toegangstussenscherm terecht. Toegangslinks toekennen en intrekken mag mede-organisator en hoger – wie scant, kent geen toegangen toe.

Zelf-check-in zonder personeel bij de ingang

Niet elke organisator kan iemand met een apparaat bij de ingang zetten. Print dan onder Deelnemers › Aanwezigheid › Pasjes printen & poster een A4-poster en plak die op de deur. Wie binnenkomt, scant hem met zijn eigen telefoon en bevestigt zijn aanwezigheid – ingelogd voor zijn hele groep in één keer, anders via de eigen pasjescode.

Wie is er?

In het tabblad Deelnemers staat het subtabblad Aanwezigheid, naast dojo's, deelnemers, teams, disciplines en registraties. Op de wedstrijddag staat het vooraan, anders de dojo's. Bepalend is de datum – op de toernooiochtend om 7:30 uur heb je dit overzicht nodig, niet pas wanneer iemand de status omzet.

Dit scherm beantwoordt niet "hoeveel procent", maar kan ik vloer 2 laten starten?

Bovenaan: de startvrijgave, één kaart per vloer. Niet per discipline – er wordt per vloer gestart, en precies zo staat de vraag aan de tafel. Elke kaart toont de volgende oproep en de daaropvolgende, plus het oordeel in woorden: Startklaar of 3 ontbreken. Daaronder staan de namen van de ontbrekenden; een klik erop checkt de persoon in, en bij nul springt het oordeel om. Ontbreken er minstens drie uit één dojo, dan zegt de kaart dat uitdrukkelijk – een telefoontje naar de trainer in plaats van zes keer zoeken.

Daaronder: de lijst per dojo, ingeklapt. Zo komen mensen aan: als bus, niet als individuen. Een reeks kleine tegeltjes toont per persoon groen of grijs – veertien grijze tegeltjes naast elkaar zien er anders uit dan veertien verspreide. Ontbreekt een hele groep, dan schuift die naar boven en neemt meteen het telefoonnummer van de trainer mee. Allemaal aanwezig zet de hele groep in één keer.

Rechts: de situatie. In plaats van een voortgangsbalk het verloop van de aankomsten per 10 minuten en een zin over het komende uur. "76%" is om 8:00 uur ontspannen en om 8:55 uur een probleem – het getal alleen zegt dat niet.

Inchecken is één klik. Terugnemen vraagt er twee, en de bevestigingsvraag staat in de regel – naast 180 vergelijkbare regels mag niemand de verkeerde bevestigen. Via de zoekfunctie (toets /) vind je iemand op naam of startnummer, Enter checkt de eerste treffer in.

De scheidsrechters worden apart bijgehouden. Elke vloerkaart heeft daarvoor een eigen regel, en een aparte sectie somt ze allemaal op, gesorteerd op vloer. De reden voor de scheiding is praktisch: een ontbrekende deelnemer betekent bellen naar de dojo, een ontbrekende scheidsrechter bellen naar de commissaris. Twee getallen, twee telefoontjes. Verwacht wordt wie voor de vloer is ingedeeld – een streefwaarde hoef je nergens vast te leggen. Heb je geen scheidsrechters ingedeeld, dan vervalt de regel helemaal.

Er wordt geteld tegen de uitgelote deelnemers, niet tegen de aangemelde: wie niet in de boom staat, wordt vandaag ook niet opgeroepen. Is een discipline nog niet uitgeloot, dan staat dat bij het getal vermeld. Afgemelde deelnemers tellen nooit als ontbrekend.

Afgemeld – en toch aanwezig

De waardevolste toestand van het hele scherm: iemand heeft eerder afgemeld, de loting is zonder hem gemaakt, en nu staat hij aan de tafel. Dat is geen fout, maar iemand moet beslissen.

Rechts verzamelt het blok Loting bijwerken deze gevallen, gesorteerd op urgentie. Twee wegen:

• Alsnog inloten maakt de afmelding ongedaan en plaatst de persoon in de bestaande boom. Betrokken andere dojo's worden op de hoogte gebracht – wie tot dan toe een vrijloting had, heeft nu een tegenstander.
• Blijft buiten beschouwing verbergt de vermelding voor deze ochtend.

Alsnog inloten mag mede-organisator en hoger. De toegang ziet het geval om het te melden, maar grijpt niet in een gepubliceerde boom in.

Ontbrekenden op de hallenmonitor

Wie ontbreekt, staat vaak in hetzelfde gebouw – bij de drankenstand of op de tribune. De knop Op hallenmonitor tonen zet de ontbrekenden van de volgende oproepen vijf minuten lang groot op de schermen: startnummer, naam, dojo, gesorteerd op urgentie.

Op vloeren waar op dat moment wordt gescoord, verschijnt hij niet – een lopende scoring mag niets verbergen. Na vijf minuten geeft het scherm zichzelf weer vrij.

Foto's van kinderen

De meerderheid van de deelnemers is minderjarig. Een foto komt in het profiel, belandt op een gedrukt pasje en verschijnt op de toernooidag op de telefoon van een toegangshelper. Dat is toegestaan en het doel is legitiem – maar vertel het aan de betrokkenen. Op de individuele afdruk staat de vermelding automatisch mee op het blad.

Wil je alle aangemelde dojo's informeren (bijv. over wijzigingen in het tijdschema)?

1. Open bij je toernooi Bericht versturen.
2. Schrijf je bericht.
3. Het wordt per e-mail naar de aangemelde deelnemers verstuurd.

Tourna Event heeft een ingebouwde chat. Je bereikt hem van overal via de zwevende spraakbel rechtsonder — en daarnaast als tabblad Chat in elke toernooiweergave. Zo stemmen alle betrokkenen zich rechtstreeks in de app af, zonder WhatsApp en geroep.

De chatbubbel — overal bereikbaar

Klik op de spraakbel, en links opent zich je contactenlijst als boomstructuur. Helemaal bovenaan een zoekveld en een knop om nieuwe contacten toe te voegen. Daaronder de secties:

• KI — je persoonlijke KI-assistent (zie hieronder).
• Direct — je lopende één-op-één-gesprekken.
• Contacten — je bevestigde persoonlijke contacten.
• Mijn groepen — je eigen groepschats.
• Dojo's — de kanalen van je dojo's.
• Toernooien — per toernooi de kanalen die voor jou toegankelijk zijn.

Een gekleurde stip bij een persoon toont diens status: online, afwezig of offline.

Persoonlijke contacten

Persoonlijke contacten gelden toernooioverstijgend — eenmaal verbonden, blijf je in contact, ongeacht aan welk toernooi jullie op dat moment deelnemen.

• Verzoeken: Via Contact toevoegen zoek je een persoon of vul je diens e-mailadres in. Heeft die persoon nog geen account, dan sturen we namens jou een uitnodiging — registreert hij of zij zich later, dan wordt dit automatisch een contactverzoek.
• Bevestigen: Een verbinding ontstaat pas als beide partijen akkoord gaan. Binnenkomende verzoeken kun je accepteren of afwijzen.
• Blokkeren: Wie je lastigvalt, kun je blokkeren — die persoon kan je dan niet meer schrijven. Later kun je hem of haar altijd weer deblokkeren.

Privéberichten & eigen groepen

• Directe berichten: Klik in de contactenlijst op een bevestigd contact om diegene direct te schrijven. Deze gesprekken blijven permanent bewaard.
• Eigen groepen: Via Nieuwe groep maak je een privégroepschat aan en haal je mensen uit je contacten, dojo's of toernooien erbij. De maker is admin en kan via het menu in de kopregel leden beheren (toevoegen en verwijderen) of de groep verwijderen. Elk lid kan de groep op elk moment verlaten. Deze groepen zijn volledig privé — geen organisator ziet ze.

Dojo-kanalen

Behoor je tot een of meerdere dojo's, dan heeft elke dojo een vast „Iedereen"-kanaal. Alle dojo-leden verschijnen tegelijk als contacten — zo blijf je ook buiten een toernooi om in verbinding.

De toernooichat

Elk toernooi heeft onder Toernooien eigen kanalen voor de betrokkenen op wedstrijddag.

Wie toegang heeft: elk lid met een rol in het toernooi — wedstrijdleiding, scorers en kampfrichters.

De rolkanalen:

• Iedereen — elk lid.
• Wedstrijdleiding — eigenaar, admins en co-organisatoren.
• Kampfrichters (intern) en Scorers (intern) — alleen de betreffende groep. De wedstrijdleiding leest hier niet mee; kampfrichters kunnen ongestoord overleggen.
• Kampfrichters & leiding / Scorers & leiding — voor de afstemming met de leiding.
• Mattenpersoneel — scorers en kampfrichters samen.
• Per vechtoppervlak een groep (bijv. „Tatami 1").

In de kopregel van elk kanaal staat wie meeleest — zo is altijd duidelijk hoe vertrouwelijk een kanaal is.

Jouw dojo in het toernooi: Ben je voor een toernooi aangemeld, dan krijg je automatisch een groep met de andere aanmelders van jouw dojo binnen dit toernooi. Je ziet daar alleen de mensen van je eigen dojo — niet de organisatie- of interne kanalen.

De grote deelnemerschat: De organisator kan een chat voor alle deelnemers van een toernooi vrijgeven. Deze is vrijwillig — je treedt er zelf toe en kunt hem op elk moment weer verlaten; standaard zit je er niet in. (Vrijgeven: als organisator in het toernooi onder de chatinstellingen.)

Mededelingen, bijlagen & KI

Mededelingen (alleen wedstrijdleiding): Via Mededeling stuur je een aankondiging naar iedereen. Ze verschijnt bij iedereen meteen als pop-up, die pas met „Gelezen" verdwijnt, en gaat daarnaast als push naar de telefoon. Je ziet daarna wie het gelezen heeft en wie nog ontbreekt.

Bijlagen: In toernooikanalen kun je afbeeldingen en pdf's delen (tot 10 MB) — bijvoorbeeld de foto van een scorekaart. Sleep het bestand naar het invoerveld of gebruik de paperclip.

KI-assistent: Helemaal bovenaan de contactenlijst vind je de KI-assistent — een persoonlijke helper voor vragen over toernooi, regels en verloop, inclusief toernooi-aanmaak vanuit een pdf. Dit gesprek zie jij alleen.

Meldingen: Nieuwe directe berichten, groepsberichten en mededelingen melden zich bij de bel — maar alleen als de betreffende chat op dat moment niet open staat. Een klik brengt je direct naar het gesprek.

Naast toernooien kun je ook cursussen (seminars) aanbieden.

1. Klik op Cursus aanmaken.
2. Vul titel, organisator/gastheer, locatie en datum in.
3. Voeg trainers toe (met foto en korte cv) – trainers die je al kent, vind je terug via de zoekfunctie.
4. Leg vast voor welke graduaties (bijv. vanaf welke Kyu/Dan) de cursus bedoeld is.
5. Vul in de stap Tijdschema de trainingsonderdelen in – per onderdeel tijdstip, doelgroep (graduatie van/tot), optioneel een beschrijving (bijv. „Kata-training") en de zaal / locatie.
6. Optioneel kun je de uitschrijving als PDF toevoegen.
7. Tot slot publiceren – of als concept opslaan.

Gepubliceerde cursussen verschijnen samen met de toernooien in het overzicht en zijn te filteren op locatie en datum.

Cursussen met meerdere zalen

Bij grote cursussen trainen op hetzelfde tijdstip meerdere graduatiegroepen parallel in verschillende zalen. Het trainingsschema van de uitschrijving is dan een tabel van tijdstip (rijen) en zaal (kolommen), met een eigen groep in elk vak.

Voer in dat geval elk vak als aparte eenheid in: hetzelfde tijdstip, eigen zaal, eigen graduatiebereik. Maak geen verzameleenheid „alle graduaties" per tijdregel aan – daarmee gaat precies de informatie verloren waarvoor de deelnemers het schema eigenlijk lezen.

Om dit vlot te laten verlopen, neemt Tijdslot toevoegen het tijdstip en de zaal van de laatst ingevoerde eenheid van dezelfde dag over; je wijzigt dan alleen nog zaal en graduatie.

Loopt de cursus over meerdere dagen, dan toont de cursuspagina het rooster als raster: het tijdstip als rijen, de cursusdagen als kolommen – en per zaal een eigen raster. Zo ziet een deelnemer zijn hele week in één oogopslag, in plaats van vijf dagenlijsten na elkaar te lezen. Elke zaal behoudt daarbij alle dagkolommen, ook als er op een dag niets plaatsvindt – alleen zo zijn de zalen onderling vergelijkbaar.

Via de schakelaar rechtsboven wissel je tussen raster en lijst; op de telefoon is de lijst het handigere overzicht. In de lijst is het rooster per dag ingedeeld op zaal, elke zaal met een eigen kop. Heeft een dag maar één zaal – of helemaal geen opgave –, dan blijft het bij de eenvoudige lijst zonder kop. Eendaagse cursussen tonen altijd de lijst: een raster met slechts één kolom zou er alleen maar een kader omheen zijn.

De startpagina toont toernooien, cursussen en dojo's. Bovenaan kies je via de tabbladen wat je wilt zien; daaronder opent Filter de verfijning.

Wat je kunt filteren

• Zoekveld – titel, locatie, land, organisator. Bij cursussen ook de trainersnaam: „Pascal Senn" vindt de cursus waarin hij een van de acht trainers is, niet alleen die met zijn naam in de titel.
• Locatie & straal – stel je locatie in en verschuif de schuifregelaar. Items zonder opgegeven locatie kunnen niet omgerekend worden naar een afstand en vallen daarom weg; hoeveel dat er zijn, staat direct onder de schuifregelaar.
• Status (Alle / Actief / Afgerond) en Periode (Weekend, 30 dagen, 3 maanden) – bij dojo's verborgen, zij hebben geen datum.
• Tags en Stijlrichting – bij alle drie de soorten, ook bij dojo's.
• Trainer – bij cursussen de trainers van het evenement, in het dojo-tabblad de trainers van de openbare trainingstijden. Ter selectie staan alleen trainers die daadwerkelijk ergens ingevuld zijn. Meerdere trainers vormen een of-zoekopdracht: het volstaat als een van hen erbij is.
• Eigen en Bewaard – je eigen respectievelijk je favoriete items; beide zijn te combineren. Als „eigen dojo" geldt er een die van jou is of waarin je een rol hebt.
• Sortering – datum oplopend, aflopend of recent aangemaakt.

Bladeren en weergave. Onderaan kies je hoeveel items er per pagina verschijnen (12, 24, 48 of 100) en blader je door het resultaat. Filter, pagina en weergave staan in het adres: je kunt een gefilterde weergave delen of als bladwijzer opslaan, en de terugknop van de browser werkt zoals verwacht. De kaartweergave toont altijd alle treffers, niet alleen die van de huidige pagina.

Interessante toernooien, cursussen en dojo's kun je als favoriet bewaren, om ze later snel terug te vinden en er tijdig aan herinnerd te worden. Daarvoor moet je ingelogd zijn.

• Tik op het hartsymbool – dit verschijnt op de tegels, in het dashboard en op de detailpagina. Nogmaals klikken verwijdert de favoriet weer.
• Via het filter Bewaard in het overzicht blend je met één klik alleen je favoriete items in. Dit filter staat los van het filter Eigen (dat je zelf aangemaakte items toont) en is ermee te combineren.
• In het dashboard vind je onder Mijn favorieten een puur overzicht van je bewaarde items. Voorbije events worden daar automatisch verborgen; een dojo blijft staan zolang die gepubliceerd is – die heeft geen datum die kan verstrijken.
• Wordt een toernooi, een cursus of een dojo verwijderd, dan verdwijnt het ook uit je favorieten.

Herinneringen: voor elk bewaard event krijg je tijdig een herinnering – als melding (bel) en per e-mail. Voor bewaarde dojo's zijn er geen herinneringen, omdat er geen datum is om aan te herinneren:

• 5 dagen vóór de start van een toernooi of cursus,
• 5 dagen vóór de inschrijfdeadline van een toernooi (alleen bij toernooien met aanmelding).

De e-mailherinneringen kun je op elk moment onder Instellingen → Meldingen uitschakelen. De meldingen in het bel-menu blijven daar los van staan.

Bovenaan in de balk vind je het belsymbool. Daar verzamelen zich belangrijke meldingen, bijv.:

• nieuwe aanmeldingen voor jouw toernooi,
• naderende toernooistarts,
• herinneringen aan bewaarde events (start of inschrijfdeadline komt dichterbij),
• ontvangen uitbetalingen,
• reacties op jouw scheidsrechter-uitnodigingen (geaccepteerd of afgewezen),
• eigen uitnodigingen als scheidsrechter,
• herinneringen (bijv. loting nog niet gepubliceerd).

Je kunt meldingen als gelezen markeren of verwijderen. Gegroepeerde meldingen (zoals openstaande betalingen) zijn uit te klappen. E-mailmeldingen over favorieten regel je onder Instellingen → Meldingen.

Browsermeldingen activeren (Push)

Het belsymbool toont meldingen alleen zolang de pagina geopend is. Om ervoor te zorgen dat belangrijke gebeurtenissen je ook bij een gesloten tab bereiken – als echte melding van je besturingssysteem –, activeer je de browsermeldingen. De hoofdschakelaar bepaalt of dit apparaat überhaupt push krijgt; de activering geldt per apparaat en browser. Daaronder kun je bovendien afzonderlijke categorieën uitschakelen – zie „Welke meldingen je krijgt".

Op de iPhone / iPad (iOS)

Op iOS werken pushmeldingen alleen als je de app eerst op het beginscherm hebt gezet (vereiste van Apple, vanaf iOS 16.4).

1. Open de pagina in Safari (alleen daar werkt „Zet op beginscherm").
2. Tik op het deelsymbool en kies „Zet op beginscherm" → Voeg toe.
3. Start de app via het nieuwe beginscherm-icoon (niet meer vanuit Safari) en meld je aan.
4. Open Instellingen → Meldingen en zet Browsermeldingen aan.
5. Bevestig de iOS-dialoog met Sta toe.

Op Android

1. Open de pagina in Chrome en meld je aan. (Optioneel voor een app-gevoel: via het ⋮-menu „App installeren".)
2. Open Instellingen → Meldingen en zet Browsermeldingen aan.
3. Bevestig de browserdialoog met Toestaan.

Op de computer (Chrome, Edge, Firefox, Safari)

1. Open Instellingen → Meldingen en zet Browsermeldingen aan.
2. Bevestig de browserdialoog met Toestaan.

Daarna krijg je onder andere een melding wanneer een loting wordt gepubliceerd, zich een nieuwe dojo aanmeldt, iemand een uitnodiging accepteert of afwijst of een Stripe-uitbetaling onderweg is. Ben je zelf als scheidsrechter uitgenodigd, dan bereiken je pushberichten wanneer het tijdschema of jouw poolindeling verandert – en op de dag vóór het toernooi een herinnering met begintijd en pool.

Welke meldingen je krijgt

Onder de hoofdschakelaar staan vier categorieën. Ze staan aanvankelijk allemaal aan – je hoeft niets in te stellen als je dat prima vindt. Wie tijdens een toernooi bijvoorbeeld geen omroepberichten meer op zijn telefoon wil, schakelt gericht die ene categorie uit en behoudt al het overige:

De instelling geldt voor je account, niet per apparaat: schakel je de omroepberichten op je telefoon uit, dan blijven ze ook op de computer uit. Een uitgeschakelde categorie verdwijnt alleen uit de pushmeldingen – in het bel-menu en per e-mail bereiken de meldingen je nog steeds.

De categorie-schakelaars zijn pas te bedienen zodra de hoofdschakelaar aan staat. Zonder abonnement zouden ze niets te filteren hebben.

Je kunt AI-assistenten zoals Claude, ChatGPT of Cursor rechtstreeks met Tourna Event verbinden. Dan regel je taken in het gesprek – bijv. „Toon mij mijn toernooien" of „Maak een nieuwe discipline aan" – zonder door de menu's te klikken. De instellingen vind je onder Instellingen → AI-integratie (MCP) en het duurt drie stappen.

Stap 1 – Toegangssleutel (API-key) aanmaken

Geef de sleutel een naam (bijv. „Claude Desktop") en klik op Key aanmaken. De sleutel wordt slechts één keer getoond – kopieer hem meteen en bewaar hem veilig.

Stap 2 – Configuratie voor jouw tool kopiëren

Kies het tabblad voor jouw programma – de indeling verschilt per tool:

• Claude Desktop / Cursor (ook Cline, Claude Code): standaardformaat.
• VS Code (GitHub Copilot): eigen formaat.
• Windsurf: eigen formaat.

Kopieer het weergegeven blok naar het genoemde configuratiebestand – het bijbehorende bestandspad staat er direct onder.

{
  "mcpServers": {
    "tourna-event": {
      "type": "http",
      "url": "https://tournaevent.com/api/mcp",
      "headers": {
        "Authorization": "Bearer te_live_••••••••"
      }
    }
  }
}

Stap 3 – Tool opnieuw starten

Start je AI-programma één keer volledig opnieuw op. Daarna staan de Tourna Event-functies direct in de chat ter beschikking. Om te testen vraag je bijv.: „Toon mij mijn toernooien".

ChatGPT en claude.ai (in de browser)

Hier heb je geen configuratieblok nodig. Voer gewoon het adres https://tournaevent.com/api/mcp in als „connector" – de aanmelding verloopt dan via je normale Tourna-Event-login. Let op: bij ChatGPT zijn schrijvende acties afhankelijk van je abonnement vrijgeschakeld.

Wanneer je dojo je voor een toernooi aanmeldt, kun je optioneel een eigen atletenprofiel krijgen – zo zie je zelf voor welke toernooien je bent aangemeld, ook als de aanmelding via je dojo liep.

Starters uit de dojo overnemen

Meld je voor je dojo, dan hoef je bekende namen niet over te typen: „Uit dojo overnemen" boven de starterslijst toont alle personen van je dojo. Een tik erop vult het formulier; ingevulde gegevens zijn daarna vergrendeld, ontbrekende vul je alsnog aan.

In de lijst staan ook personen zonder account – bij kinderen de normale gang van zaken. Twee aanwijzingen kunnen onder een naam verschijnen:

• Geen profiel – de persoon beheert zijn gegevens niet zelf. Geen tekortkoming, alleen een verklaring waarom hieronder misschien iets ontbreekt.
• Onvolledig: … – zo heten de verplichte gegevens die de starter nog mist, zoals leeftijd of geslacht.

Overnemen kan in beide gevallen. Wat ontbreekt, vul je aan in het formulier. Zodat het de volgende keer al klaarstaat, loont het de moeite om de gegevens meteen ook in de dojo onder Personen aan te vullen.

Voor dojo's: e-mail bij het aanmelden vastleggen

Bij het aanmaken van een starter kun je optioneel diens e-mailadres opgeven – op elke leeftijd. Het koppelt de starter aan een persoonlijk atletenprofiel en maakt later opname in de jaarranglijst mogelijk. Zodra je een e-mailadres invoert, bevestig je met een vinkje dat de starter (of diens ouders/voogden) daarmee instemt.

Voor atleten: profiel claimen

Ga naar de pagina „Atletenprofiel" en geef het e-mailadres op waarmee je dojo je heeft aangemeld. Je ontvangt een aanmeldlink per e-mail – pas na het klikken daarop worden je gegevens zichtbaar. Zo kan niemand met een vreemd e-mailadres jouw aanmeldingen inzien.

Daarna vind je onder „Mijn toernooien" al je aanmeldingen bij alle dojo's en toernooien – telkens met datum, status en startnummer.

Wanneer en waar start ik?

Zodra de wedstrijdleiding het rooster publiceert, staat onder „Mijn toernooien" bij elk van je disciplines direct starttijd en veld (bijv. „Kata individueel · 10:20 · Tatami 2"). Daarvoor zie je alleen de discipline.

Daarnaast word je actief op de hoogte gebracht – via push en het klokjes-menu:

• Rooster staat klaar: Wordt het rooster gepubliceerd, dan krijg je een bericht.
• Er verschuift iets: Verandert de starttijd of het veld, dan informeert een „Rooster gewijzigd"-bericht je – alleen over de betreffende disciplines.
• 30 minuten van tevoren: Kort voordat het begint, herinnert een bericht je via push en in de toernooichat („Je bent zo aan de beurt – Kata individueel om 10:20 · Tatami 2").

Ook de aanmeldende persoon van je dojo en aangewezen begeleiders ontvangen deze meldingen, zodat op wedstrijddag niemand een oproep mist.

Jouw laatste examen

Ben je een persoon in een dojo dat hier zijn trainingsbeheer voert, dan zie je in het profiel je laatste examen – een regel per dojo, met je huidige graduatie. Twee lidmaatschappen betekenen twee regels: de examengeschiedenis hoort telkens bij de vereniging die het examen heeft afgenomen.

Ontbreekt een examen, dan kun je het zelf aanvullen. Het blijft dan gemarkeerd als onbevestigd en trekt je graduatie in het profiel niet bij – bevestigen kan alleen je dojo. Dat is bewust zo: aan die datum hangen wachttijd en beoordelingsperiode voor het volgende examenmoment, en dat mag geen zelfopgave zijn.

Privacy: jij houdt de controle

• Jaarranglijst afmelden: Via de schakelaar in het profiel kun je je opname in de openbare jaarranglijst op elk moment weigeren.
• Profiel verwijderen: Je kunt je identiteit en de koppeling met je aanmeldingen volledig verwijderen. De aanmeldingen van je dojo blijven daardoor onaangetast.

Elk toernooi en elke cursus kun je in je eigen agenda overnemen – Apple Agenda, Google Agenda, Outlook. Op de detailpagina vind je daarvoor de knop „Aan agenda toevoegen".

Downloaden of abonneren – het verschil telt

In het dialoogvenster staan twee wegen naast elkaar, en ze gedragen zich anders:

• Downloaden legt de afspraak eenmalig vast. Verschuift later een starttijd, dan merk je daar niets van.
• Abonneren vult je agenda zelf aan. Je stelt het adres eenmalig in – daarna gebeurt het vanzelf. Wijzigt de organisator iets, dan wijzigt het ook bij jou.

Voor een toernooi dat nog weken van tevoren ligt, is het abonnement bijna altijd de juiste keuze.

Wat bij jou past

Ben je aangemeld en heb je geboortedatum, graduatie en geslacht in je profiel ingevuld, dan markeert de pagina wat bij je past: de passende disciplines van een toernooi, de passende onderdelen van een cursus, de passende trainingstijden van een dojo.

Drie situaties zijn daarbij te onderscheiden:

• Past bij jou – leeftijd, geslacht en graduatie kloppen.
• Past · Gewicht onbekend – alles klopt behalve één gegeven dat het platform niet heeft: je lichaamsgewicht staat niet in het profiel. Bij gewichtsklassen kun alleen jij bepalen of de klasse van toepassing is.
• Al het overige blijft normaal zichtbaar. Niets wordt verborgen – wie een start mist omdat de pagina die verzweeg, verliest meer dan wie een regel te veel leest.

Ontbreekt een gegeven in het profiel, dan zegt de pagina je welk – in plaats van alleen „profiel onvolledig" te melden.

Jouw abonnementssleutel

Zodat je agenda jouw afspraken krijgt en niet alleen de kaderafspraak, hangt aan het abonnementsadres een persoonlijke sleutel. Je vindt hem in het profiel onder Atleet → Agenda-abonnement.

• De sleutel is een geheim: wie hem kent, ziet jouw afspraken. Geef hem niet door.
• Per ongeluk doorgegeven? Nieuwe sleutel genereren – de oude wordt meteen ongeldig. Bestaande abonnementen moet je daarna opnieuw instellen.
• Elk apparaat kan een eigen invoer hebben. Zo verlies je bij het intrekken van een verloren telefoon niet ook het gezinsabonnement in de Google-agenda.

De dojo-agenda

De agenda van je dojo is niet openbaar – hij kan interne verenigingsafspraken en niet-openbare trainingstijden bevatten. Je abonneert je erop in het ledengedeelte, niet op de openbare dojopagina.

De filters bovenaan de agenda werken op beide – op de weergave en op het abonnement. Wat je ziet, is dus ook wat er in jouw agenda terechtkomt:

Kies je er meerdere, dan worden ze opgeteld, niet doorgesneden: een afspraak verschijnt zodra hij bij een van de filters past. Voor een trainer die zelf nog traint, is precies dat de normale gang van zaken.

Toernooien en cursussen die jullie eigen dojo organiseert, staan zonder verdere actie in de agenda – voor iedereen, ongefilterd. Een toernooi van de eigen vereniging gaat ook degenen aan die niet starten, maar bij het scheidsrechteren of de opbouw helpen.

Naast toernooien kun je in Tourna Event ook de trainingswerking van je dojo beheren: weekrooster, groepen, aanwezigheid, examens en een verenigingskalender. Je vindt dit onderdeel via Profiel → Dojo's → Dojo openen. Behoor je ook tot een verband, dan heet het navigatiepunt Dojo's/verband en brengt het beide onderdelen samen.

Een dojo aanmaken

Je maakt een dojo aan via Profiel → Dojo's → Dojo toevoegen. Zoek eerst op de naam — hoogstwaarschijnlijk bestaat jullie dojo al, omdat iemand anders die al heeft aangemaakt. Pas als niets past, kies je Nieuwe dojo aanmaken.

Het formulier vraagt bewust weinig: naam intypen, adres zoeken, klaar. Plaats, land, straat, huisnummer, postcode en de coördinaten komen uit de selectie en kunnen daarna nog handmatig worden gecorrigeerd.

Wie aanmaakt, is eigenaar. Daarvoor hoef je niets in te vullen; de dojo is vanaf het opslaan van jou. Leidt iemand anders de vereniging, dan draag je de dojo later over in de stamgegevens via Eigendom overdragen — die persoon krijgt een melding en neemt jouw plaats in.

Al het overige — foto's, beschrijving, website, bijdragen, stijlrichtingen, verbanden en trainers — vul je later aan in de stamgegevens. Niets daarvan is nodig om aan te maken, en alles verschijnt daarna op jullie openbare dojopagina.

Het overzicht – wat nog ontbreekt

Het eerste tabblad is het overzicht. Helemaal bovenaan staat de kaart Dojoprofiel met een percentage: hoe volledig jullie stamgegevens zijn. Daaronder staan de openstaande punten als klikbare tegels – een tik erop springt precies naar het onderdeel waarin dat veld staat. Je hoeft dus niet te zoeken waar „Kopfoto" of „btw-nummer" zich bevindt.

Waarom dit meer is dan ordelijkheid: adres, beschrijving, foto's en links komen rechtstreeks terecht op jullie openbare dojopagina – en daarmee in wat zoekmachines van jullie vinden. Een dojo met drie verzorgde foto's en een beschrijvingstekst wordt gevonden, een met alleen een naam niet.

Wat verplicht is om te publiceren – naam, plaats, e-mailadres van de dojoleiding en minstens één openbare trainingstijd – staat daarbij altijd vooraan en draagt het label Verplicht. Al het overige is optioneel en in willekeurige volgorde later aan te vullen. 100% toont de kaart pas wanneer er werkelijk niets meer openstaat.

Daaronder staan vier kengetallen (personen, groepen, afspraken deze week, openstaande aanvragen), de trainingen van de lopende week, jullie events en de stamgegevens in zes korte kaarten – elk met een eigen Bewerken, dat eveneens rechtstreeks naar het bijbehorende onderdeel leidt.

Stamgegevens in zes onderdelen

Het tabblad Stamgegevens is verdeeld in zes onderdelen, die links staan:

Naast elk onderdeel staat een punt: groen als daar niets openstaat, rood als iets ontbreekt. Hetzelfde volledigheidspercentage als op het overzicht vind je onder de navigatie terug – het is dezelfde berekening, niet een tweede.

Er wordt altijd maar één onderdeel getoond. Onderaan kleeft een balk met Verwerpen en Opslaan; die hoort bij het onderdeel dat je op dat moment ziet. Heb je niet-opgeslagen wijzigingen en wissel je van onderdeel, dan vraagt de app het na.

Elk onderdeel heeft een eigen adres. De link …/dashboard/dojos/jouw-dojo?tab=master&section=ferien leidt rechtstreeks naar de vakanties – handig als je iemand wilt vertellen waar iets moet worden ingevuld.

Adressen buiten Duitsland

De adresvelden zijn niet toegesneden op Duitsland. Het land kies je uit een lijst van alle staten; het wordt altijd getoond in jouw taal, ongeacht in welke taal het is ingevoerd. Daarnaast is er een optioneel veld Deelstaat / regio voor deelstaat, kanton, provincie of Amerikaanse staat — voor Duitse adressen zelden nodig, voor Amerikaanse of Canadese daarentegen het verschil tussen een volledig en een onbruikbaar adres. De adreszoekfunctie vult het in.

De postcode is alleen verplicht waar er überhaupt een postcodesysteem bestaat. Landen zonder postcodesysteem — zoals Qatar, Hongkong of Ghana — blokkeren daardoor noch de stamgegevens, noch de toernooiaanmelding. Letters zijn toegestaan, Britse en Canadese postcodes bevatten die.

Factuuradres

Om jullie dojo voor een toernooi te kunnen aanmelden, is een factuuradres nodig: naam, straat, postcode, plaats en land. Je vult dit in bij Stamgegevens → Facturatie.

Het hangt vast aan de dojo, niet aan de persoon die op dat moment aanmeldt. Ontvanger van de factuur is de vereniging — en als twee beheerders het factuuradres apart zouden moeten bijhouden, zou het bij het volgende toernooi afhangen van wie er inlogt. Eenmaal ingevuld geldt het voor alle aanmeldingen van de dojo.

Meestal is het hetzelfde adres als hierboven, daarom staat de schakelaar Komt overeen met het dojoadres standaard aan. Die leidt het factuuradres af van het dojoadres, in plaats van het te kopiëren: verhuist de vereniging, dan verhuist de factuur mee. Hebben jullie een postbus, of zit de penningmeester ergens anders, dan schakel je de optie uit en vul je een eigen adres in.

In de aanmeldassistent staat dezelfde kaart in stap 1 – je hoeft dus niet eerst ergens anders heen. Ontbreekt er iets, dan kom je niet bij de volgende stap, en er staat bij welk veld ontbreekt.

Openbaar adres

Een gepubliceerde dojo heeft een eigen pagina die iedereen kan bezoeken — onder een adres zoals tournaevent.com/dojo/karate-dojo-koeln. Het laatste deel bepaal je zelf: bij het aanmaken en later altijd bij Stamgegevens → Basis. Tijdens het typen controleert de app meteen of het adres nog vrij is.

Bij het aanmaken stelt de app je een suggestie voor op basis van naam en plaats, zolang je het veld niet zelf aanpast. Bij een bestaande dojo blijft het adres daarentegen ongewijzigd, ook als je de naam verandert. Dat is bewust: jullie adres staat op flyers, op de verenigingswebsite en in zoekmachines. Zou het bij elke naamscorrectie meeveranderen, dan zouden al die verwijzingen in het niets uitkomen. Verander je het bewust, dan geldt hetzelfde — het oude adres werkt daarna niet meer.

Op de openbare pagina staan jullie trainingstijden in twee weergaven, rooster en lijst — dezelfde als in het dashboard, standaard ingesteld is het rooster. Daaronder toont een trainersgedeelte wie er bij jullie lesgeeft.

Daar verschijnt wie in het weekrooster als trainer bij een openbare trainingstijd staat vermeld — de rol „trainer" alleen is dus niet voldoende, de koppeling aan de trainingstijd maakt het. Een trainersprofiel is optioneel: wie er een heeft, wordt met foto getoond en ernaartoe gelinkt; wie er geen heeft, staat gewoon met naam vermeld. Een trainersprofiel maakt iedere persoon zelf aan in zijn profiel — de kaart vraagt „Geef je training of stages?" en bedoelt beide, niet alleen stages.

Contactgegevens

Drie gegevens verschijnen op de openbare pagina: website, naam van de dojoleiding en telefoon. Alle drie zijn vrijwillig.

De website staat bij Stamgegevens → Basis, want die hoort bij de vereniging — een bestuurswissel verandert het adres niet. Naam en telefoon staan bij Stamgegevens → Team & rechten, bij de dojoleiding. Bij de website volstaat www.jouw-dojo.nl; de app vult https:// aan. Het telefoonnummer schrijf je zoals je het zou dicteren — +31 20 1234567 of 020 - 12 34 56, beide is prima.

De naam van de dojoleiding vul je hier ook in als die persoon geen account op het platform heeft. Zonder die naam zou op jullie openbare pagina een e-mailadres staan zonder enige naam ernaast.

Beschrijving en bijdragen

Bij Stamgegevens → Profiel & weergave stel je jullie dojo voor met een beschrijving — stijlrichting, geschiedenis, wie er bij jullie traint. De editor is dezelfde als bij het toernooi en bij de stage: vet, lijsten, koppen en links zijn mogelijk. In hetzelfde onderdeel staan stijlrichtingen en verbanden, evenals de drie foto's (profielfoto, tegel, kopfoto).

Bij Stamgegevens → Basis staan twee bijdragen, beide vrijwillig: proeftraining en bijdrage. Ze zijn vrije tekst, omdat een verenigingsbijdrage zelden één enkel bedrag is — „30 € / maand, kinderen 20 €" of „vanaf 25 €" schrijf je precies zo op, en een proeftraining is meestal gewoon „gratis".

Weekrooster en ritme

Leg per trainingstijd de weekdag, het tijdstip, het leeftijds- en gradatievenster en de trainers vast. Niet elke tijd vindt wekelijks plaats – je kunt ook „om de twee weken" of „elke eerste woensdag van de maand" vastleggen. Wekelijkse tijden hebben daarvoor niets nodig: dat is de normale situatie en wordt niet apart gemarkeerd.

Verander je later het ritme, dan werkt dat meteen door op nog onaangeraakte afspraken. Afspraken waarvoor al aanwezigheid is geregistreerd, blijven behouden en worden gemarkeerd als „buiten de huidige regel" – jullie geregistreerde gegevens gaan nooit verloren door een regelwijziging.

Trainers selecteer je. In het veld Trainer staan alle personen van jullie dojo die een account met de rol trainer of beheerder hebben, plus de dojoleiding. Wie geen account heeft, wordt via „Naam intypen …" als vrije tekst vastgelegd – een rol veronderstelt immers een account. De selectie is een zuivere koppeling en verleent geen rechten: wie aanwezigheid mag registreren of afspraken mag overschrijven, bepaal je nog altijd via de trainersrol in het tabblad Personen.

Geldig vanaf. Een nieuw aangemaakte trainingstijd geldt met terugwerkende kracht tot een jaar. Vul je jullie weekrooster opnieuw in, dan kun je het afgelopen seizoen dus meteen bijwerken, in plaats van bij nul te beginnen. De datum staat als „Geldig vanaf" in het dialoogvenster en is aan te passen – bijvoorbeeld op de dag waarop de groep daadwerkelijk is gestart. Voor de deelnamepercentages heeft het terugdateren geen gevolgen: afspraken zonder enige registratie tellen noch als bijgewoond, noch als verzuimd.

Personen en leden

Het onderdeel Personen brengt beide samen in één lijst: mensen in de trainingspraktijk en accounts met beheerrollen. Wie een account heeft, draagt zijn rollen (begeleider, trainer, admin) direct in de regel. Wie er geen heeft – zoals een achtjarig kind – staat toch volwaardig in het bestand, want aan deze regel hangen aanwezigheid, groepen en examens.

Boven de lijst staan filters met teller: Alle, Zonder account, Trainer, Zonder persoonsregel, Inactief > 1 jaar. Het getal staat op de pil, voordat je klikt – het beantwoordt de vraag die überhaupt tot filteren leidt („zijn er wel?"). Er wordt altijd over het hele bestand geteld, niet over de weergegeven pagina; anders zou het getal veranderen bij het bladeren, zonder dat er iets veranderd is.

In elke regel staat bovendien Laatste training – de meest recente datum waarop de persoon als aanwezig of te laat is geregistreerd. Een streepje betekent „nooit geregistreerd", en dat is niet hetzelfde als „is er nooit geweest": misschien is de groep nooit afgevinkt. Zichtbaar is deze gegeven voor trainers en dojoleiding, plus elke persoon voor zichzelf.

Zijn leden nog geen personen, dan biedt de lijst je „Alles overnemen" aan. Zonder persoonsregel verschijnen ze niet bij aanwezigheid, groepen en examens. Deze accounts staan verzameld aan het begin van de eerste pagina, niet tussen de overige namen.

Bestaat er voor een account al een persoon met een vergelijkbare naam, dan wordt er niets aangemaakt. In plaats daarvan vraagt de lijst: Koppelen – dan krijgt de bestaande persoon het account en behoudt zijn hele geschiedenis – of Toch aanmaken, als het echt om twee verschillende mensen gaat. Dat komt vaker voor dan je denkt: één letter verschil in de achternaam volstaat, en dezelfde persoon staat twee keer in het bestand.

Twee regels voor dezelfde persoon samenvoegen

Staat iemand dubbel in de lijst, dan voeg je de twee regels samen via Samenvoegen bij de persoonsregel. Het dialoogvenster gaat in drie stappen te werk:

1. Tweede persoon kiezen. Namen die erop lijken staan bovenaan. Er wordt niet gefilterd – na een huwelijk of een tikfout in de voornaam lijken de namen juist niet op elkaar, en via de zoekfunctie vind je ook die regel.
2. Richting bepalen en voorbeeld lezen. Jij bepaalt welke regel blijft. Het voorbeeld toont hoeveel aanwezigheidsregistraties, examens en groepen verhuizen – en welke items daarbij worden weggegooid, omdat ze op beide regels voorkomen (bijvoorbeeld dezelfde trainingseenheid twee keer geregistreerd). Daar wint altijd de blijvende regel.
3. Bevestigen. Beide namen staan er in gewone tekst.

Lege velden van de blijvende regel worden aangevuld vanuit de andere – geboortedatum, ouders/voogd, account. Bij de instapdatum wint de vroegste: de instap in de dojo is een feit over de persoon, niet over de regel. Twee notities worden aan elkaar geplakt, in plaats van dat er één wordt weggegooid. De toestemming voor gegevensverwerking wordt niet overgenomen – die hoort bij de persoon, niet bij het beheer.

Hebben beide regels een account, dan weigert de app. Dat zijn in de regel twee verschillende mensen. Is er echt een koppeling fout, ontkoppel je die eerst bij de betreffende persoon – daarna kun je samenvoegen.

Heeft een persoon geen account, terwijl het account al lang lid is van de dojo, hoef je niet samen te voegen: bij de regel staat „Account koppelen", en dat verbindt het direct.

Samenvoegen en koppelen mogen eigenaren en dojo-admins. Trainers niet – beide grijpen onomkeerbaar in de trainingsgeschiedenis van iemand anders in.

In het persoonsdialoogvenster staat „Lid sinds". Die datum is meer dan een notitie: zolang er geen geregistreerd examen is, begint hier de periode waarover de deelname wordt berekend. Neem je bestandsgegevens over, dan loont het om de datum correct in te stellen.

Geboortedatum en „Lid sinds" kies je in de kalender. Omdat een geboortejaar ver terug kan liggen, staan daar jaar en maand als keuzelijst boven het kalenderblad – je springt dus direct naar 1974, in plaats van maand voor maand terug te bladeren.

Geslacht is vrijwillig en zonder betekenis voor de trainingspraktijk – aanwezigheid, groepen en examens hebben het niet nodig. Het is pas nodig bij de toernooi-inschrijving: daar is het een verplicht gegeven voor elke deelnemer. Wie het hier één keer invult, hoeft het niet bij elke inschrijving opnieuw te typen.

Personen importeren uit een lijst

Komt jouw vereniging er nieuw bij, dan staat de ledenlijst meestal in Excel of in de export van jullie bond. In plaats van deze over te typen, upload je hem: Personen → CSV importeren.

Download eerst de sjabloon. Deze bevat de koprij en een voorbeeldregel, waaraan je ziet hoe datum en graduatie geschreven worden. Verplicht zijn alleen voornaam en achternaam – al het overige kun je weglaten. Kolommen die de app niet kent (contributieklasse, bankrekening) storen niet; ze worden genegeerd.

Na het kiezen van het bestand zie je eerst een voorbeeld. Er wordt nog niets opgeslagen. Elke regel staat daar met wat ermee gaat gebeuren:

• nieuw – wordt aangemaakt
• al aanwezig – wordt overgeslagen, met vermelding van wie de app heeft gevonden
• fout – wordt overgeslagen, met de reden

Foutieve regels houden de overige niet tegen. Heb je vier tikfouten in vierenzestig regels, dan worden de zestig goede overgenomen; de vier corrigeer je daarna rustig.

Maximaal 500 regels en 1 MB per bestand. Als scheidingsteken mag puntkomma of komma gebruikt worden – de app herkent het zelf.

Leden kunnen zichzelf via „Dit ben ik" aan een persoon toewijzen; een trainer bevestigt de toewijzing.

Zoeken en sorteren. Elke personenlijst – hier, bij aanwezigheid, bij examens en in de groepen – heeft een zoekveld en een sortering. Standaard ingesteld is de voornaam, omdat in de vereniging niemand „Bremer" roept; op achternaam schakel je met één klik om. De schrijfwijze volgt de sortering: ofwel „Linda Bremer" ofwel „Bremer, Linda".

Slapende leden. Is iemand al meer dan een jaar bij geen enkele training geweest, dan stelt de lijst voor hem te deactiveren. Het voorstel doet bewust niet meer dan dat. Wat verder gaat, beslis jij: bij uittreding vul je de uittredingsdatum in en haal je de persoon uit de dojo – persoon en geschiedenis blijven bewaard. Volledig verwijderen kun je alleen wie helemaal geen account heeft; aan een persoon met account hangt aanwezigheidsgeschiedenis die niet van jou is.

Aanwezigheid

De registratie is gemaakt voor de telefoon: datum kiezen, status per persoon aantikken, klaar. Gemelde afwezigheden zijn al vooraf ingevuld – ze zijn een voorstel, geen feit, en je kunt ze op elk moment overschrijven.

De opbouw. Links staat wat wordt geregistreerd: de dagnavigatie (pijlen voor gisteren en morgen, het datumveld voor een bepaalde dag) en daaronder de trainingen van die dag als kaarten. Een groene stip op de kaart betekent „al geregistreerd". Rechts staat de registratie zelf. Op de telefoon schuift de registratie naar boven, direct onder de dagnavigatie – daar sta je in de zaal, en de inhaallijst is bureauwerk.

De namen staan als tegels, niet meer als een lange kolom: één per rij op de telefoon, meerdere naast elkaar op de computer. Een tik op de tegel schakelt door – aanwezig → afwezig → verontschuldigd → te laat en weer van voren af aan. Het is bewust geen aan/uit-schakelaar: „verontschuldigd" en „te laat" zijn eigen uitspraken en tellen mee in het deelnamepercentage.

Rechtsboven staat hoever je bent – „12 van 31 geregistreerd" met balk. Geteld wordt wie een status heeft; ook „afwezig" is geregistreerd. Een balk die alleen de aanwezigen toonde, zou bij een zieke groep achterstand lijken.

Belangrijk: een training waarvoor helemaal niets is geregistreerd, telt niet als bezocht en niet als gemist. Een vergeten check-in drukt dus niemands percentage. Om te voorkomen dat dit blijvend onopgemerkt blijft, herinnert de app je er de volgende dag aan.

Achteraf registreren. Via de dagnavigatie links spring je naar een voorbije dag en vul je in wat is blijven liggen – ook maanden terug. Standaard ingesteld is vandaag. Zijn er op één dag meerdere trainingen, dan kies je daaronder de juiste kaart. Een achteraf ingevoerde training is niet te onderscheiden van een die dezelfde avond is geregistreerd.

De lijst „Niet geregistreerd" eronder toont de voorbije trainingen waarvoor nog niets is ingevoerd – meest recente eerst. Een tik erop springt ernaartoe. Bij het bijwerken zoek je zelden een bepaalde datum, maar de laatste avond waarop nog iets openstaat, en precies die staat hier. De al geregistreerde trainingen zijn daaronder uitklapbaar; je hebt ze nodig als je op een oude avond iets wilt corrigeren.

Allen aanwezig en Terugzetten. Traint de hele groep, dan zet „Allen aanwezig" in één keer iedereen op aanwezig – gemelde afwezigheden overschrijft het daarbij niet, anders zou de snelactie de makkelijkste manier zijn om een ziekmelding te negeren. „Terugzetten" is de weg terug: het zet alle tegels weer op „open", zolang er niets is opgeslagen. Beide knoppen treden terug zodra je iets hebt getypt in de zoekfunctie – bij een gefilterde lijst zou niet duidelijk zijn of ze de zichtbare of alle personen bedoelen.

Trainingen in de toekomst staan bewust niet ter keuze. Wie vandaag afvinkt wie volgende week aanwezig was, verzint gegevens – en die tellen mee in de examenrijpheid.

Eén dag telt één keer. Wie op donderdag onder- en middenbouw achter elkaar traint, was die dag één keer op training – niet twee keer. Dat geldt voor het deelnamepercentage en voor de uitdraai. Was iemand bij de eerste sessie aanwezig en bij de tweede niet meer, dan geldt de dag als bezocht. Als vervallen geldt een dag alleen als alle trainingen ervan vervallen.

Iemand toevoegen die niet op de lijst staat. Staat er een kind voor je dat de lijst niet kent, dan hoef je het tabblad niet te verlaten: via „+ Persoon" maak je hem nieuw aan of wijs je een bestaande persoon van jouw dojo toe aan de groep. De lijst laadt daarna opnieuw, zodat je meteen kunt afvinken. Nieuw aanmaken mag wie personen mag beheren; toewijzen wie de groep leidt.

Zelf inchecken via QR-code

In plaats van elke naam zelf af te vinken, kun je een QR-code aan de zaaldeur hangen. Wie een account heeft, scant deze bij aankomst en staat in de lijst voordat de training begint.

De poster vind je onder Stamgegevens → Locatie & zalen, in de kaart Check-in-code. Een klik op Afdrukken levert een DIN-A4-blad met de code, de naam van jouw dojo en een korte instructie op. Eén code volstaat voor de hele dojo – welke training bedoeld is, herkent de app zelf.

Zo verloopt het voor het lid: code scannen, eventueel kort inloggen, klaar. Traint op dat moment maar één van zijn groepen, dan is hij meteen geregistreerd, zonder een enkele klik. Trainen er twee tegelijk, dan vraagt de pagina kort door – twee antwoorden zijn dan allebei goed.

Het inchecken is open vanaf 90 minuten voor aanvang van de training en sluit bij het einde van de training. De marge is ruim, omdat kinderen worden gebracht en menigeen rechtstreeks van het werk komt. Na de training kan het niet meer: een invoer vanuit huis zou geen check-in meer zijn, maar een bewering – daarvoor ben jij er.

In jouw aanwezigheidslijst herken je deze invoeren aan een klein QR-teken naast de status. Jij hebt altijd het laatste woord: jouw registratie wordt nooit overschreven, en elke zelf-check-in kun je wijzigen.

Wiens account nog aan geen enkele persoon is gekoppeld, krijgt bij het scannen een melding daarover in plaats van een foutmelding. De koppeling verloopt via „Dit ben ik".

Groepen

Een groep traint op meerdere tijden – en op één tijd kunnen meerdere groepen trainen. Daarom staan trainingstijden en leden naast elkaar in de uitgeklapte groep, niet in aparte schermen. Tijden toewijzen mag de dojoleiding, leden beheren ook trainers.

Mijn groepen. Sta jij in het weekschema als trainer van een trainingstijd ingevoerd, dan staan de groepen van die tijd bovenaan onder „Mijn groepen", vóór alle andere. Bij twintig groepen in de vereniging zijn dat de twee die jou aangaan.

Aanwezigheidslijst als PDF. Per groep kun je de aanwezigheid afdrukken – personen in de rijen, trainingsdagen in de kolommen, per persoon de som, legenda eronder. De periode is tot één jaar beperkt: de kolommen groeien mee met de periode, en een afdruk over vijf jaar zou op papier niet meer leesbaar zijn. De grens zit in de selectie zelf – de kalender laat je helemaal niet verder terug, en schuif je het einde naar voren, dan schuift het begin mee. Afgelaste trainingen verschijnen niet, niet-geregistreerde dagen blijven leeg en tellen niet als afwezigheid. De volgorde en schrijfwijze van de namen is dezelfde als in de weergave waaruit je afdrukt.

Vakanties en sluitingstijden

Voer onder Stamgegevens → Vakanties & sluitingstijden je land en deelstaat/regio in, dan haalt de app de schoolvakanties automatisch op. Per trainingstijd bepaal je of die tijdens de vakantie pauzeert, normaal doorloopt of als speciale training plaatsvindt.

Daarnaast kun je eigen uitzonderingen instellen: „Zaal afgesloten" voor een renovatie of „we trainen toch" voor een zomertraining. Jouw eigen opgave heeft altijd voorrang op de officiële kalender.

Kalender

De kalender toont in maand- en weekweergave alles samen: trainingen, verenigingsafspraken, eigen toernooien en cursussen/seminars. Vakanties liggen als gekleurde band over de dag. Afgelaste trainingen worden doorgestreept weergegeven in plaats van verborgen – je moet zien dat een afspraak vervalt, in plaats van je af te vragen over een gat.

Verenigingsafspraken (feest, kampioenschap, examendatum …) zijn aanvankelijk intern. Pas wanneer je ze uitdrukkelijk openbaar maakt, verschijnen ze op de openbare dojo-pagina.

Als een trainer uitvalt

Trainers worden ziek, gaan op vakantie, hebben oudergesprekken. In plaats van dit via een berichtengroep te regelen, zijn er drie manieren – ze verschillen in hoe luid het daarbij toegaat.

Afwezigheid registreren (stil). Je meldt een periode: vakantie, ziekmelding of een enkele afspraak. Bij vakantie en losse afspraak wordt niemand op de hoogte gebracht – jouw afspraken verschijnen in het dienstrooster als open, en andere trainers kunnen zich inschrijven. Bij ziekmelding worden de betreffende afspraken uitgeschreven.

Dat is bewust zo: een vakantie van drie weken raakt al snel zes tot negen trainingen. Zou elk daarvan een bericht aan alle trainers uitlokken, dan was de functie na twee weken uitgeschakeld. Beide standaardinstellingen kun je in het formulier aanpassen.

Vervanging uitschrijven (luid). Alle trainers krijgen de vraag of ze het kunnen overnemen. Wie het eerst toezegt, neemt over – latere toezeggingen krijgen de melding dat de afspraak al vergeven is.

Trainer toewijzen. Je stelt een concrete collega voor. Hij/zij krijgt een bericht en moet bevestigen – tot dan staat de afspraak als voorstel genoteerd. Een toewijzing is een verzoek, geen opdracht; wijst hij/zij af, dan kun je de afspraak met één klik uitschrijven.

Dienstrooster – wie heeft wanneer dienst

Het tabblad Dienstrooster (alleen voor trainers en dojoleiding) beantwoordt de vraag die anders pas op de trainingsdag opvalt: waar staat niemand in de zaal?

Boven de lijst staan de periode (4 weken tot 1 jaar) en filters met teller: Alle, Niet bezet, Mijn diensten. Standaard staat „Niet bezet" ingesteld – je opent het dienstrooster omdat je een gat vermoedt, niet om een volledig bezette week te bewonderen. Daaronder staat de samenvatting: „32 diensten in de periode · 24 onbezet".

„Mijn diensten" verschijnt alleen als jijzelf ergens als trainer ingeschreven staat. Een filter die gegarandeerd leeg blijft, zou geen filter zijn.

De afspraken staan per kalenderweek in kaarten waarvan de kop bij het scrollen blijft staan en aangeeft hoeveel diensten van die week nog open zijn. Onbezette afspraken hebben een rode achtergrond, en elke trainer kan zich daar met „Ik neem het over" direct inschrijven, zonder dat iemand het gevraagd heeft. Filter je een week leeg, dan verdwijnt die niet, maar meldt „Deze week is alles bezet" – anders zou een goed bezette week eruitzien als een die helemaal niet bestaat.

Onbezet betekent: aan de trainingstijd is niemand toegewezen, of alle verantwoordelijken zijn die dag afwezig en niemand is ingesprongen. Vakanties en afgelaste trainingen tellen niet als gat – daar hoort immers niemand te staan.

Events

Wat jouw dojo organiseert en waar het aan deelneemt, staat als kaart Events op het overzicht – een eigen tabblad hiervoor is er niet meer. Een vereniging organiseert één tot twee evenementen per jaar; daarvoor een van twaalf tabbladen bezetten, had het weekschema en de aanwezigheid alleen maar verder naar rechts geschoven.

In de kop staat de balans („2 georganiseerd · 2 deelnames"). Daaronder staan de evenementen, aankomende eerst, daarna de afgelopen. Jullie eigen dragen de vermelding „Wij organiseren" – concepten inbegrepen, want dat is jullie lopende voorbereiding, en die zijn als concept gemarkeerd. Concepten van anderen verschijnen niet: die horen bij iemand anders, hebben geen vaste datum en geen open inschrijving, en jullie zouden er niets aan kunnen doen.

Zijn het er meer dan de kaart toont, dan staat het aantal overige eronder.

Examens

Onder Examens zie je per persoon de huidige graduatie, de datum van het laatste examen, de trainingsdeelname en de status voor het volgende examen. Klik op een rij, dan staan de criteria in gewone taal – met huidige waarde, drempel en, waar berekenbaar, de vroegst mogelijke datum.

Via Periode van het percentage stel je in over welke termijn de deelname wordt berekend: 3, 6, 12 of 24 maanden. Standaard staan 6 maanden ingesteld – het percentage moet zeggen hoe regelmatig iemand op dit moment komt; gemiddeld over een heel jaar vervaagt precies dat. Heb je oudere gegevens overgenomen, dan helpt een langere periode. Naast elke rij staat vanaf welke datum daadwerkelijk gerekend is.

Twee getallen met verschillende periodes staan daarbij naast elkaar: de deelname rekent over de ingestelde periode, de trainingseenheden daarentegen sinds het laatste examen – anders zou een voorwaarde als „50 eenheden" binnen een halfjaarvenster nooit haalbaar zijn. „3 van 50 eenheden" bij tegelijkertijd „deelname 0%" is dus geen tegenspraak.

Bij het registreren van een examen kies je de datum in de kalender – zoals bij de aanwezigheid, en om dezelfde reden: een examen dat je weken later achteraf invoert, zoek je in de maand, niet in drie invulvelden. Toekomstige data staan niet ter keuze.

Drie dingen zijn daarbij belangrijk:

• De lijst is een voorstel, geen besluit. Je kunt elke persoon met motivatie handmatig toelaten; de goedkeuring blijft met jouw naam zichtbaar.
• „Gegeven ontbreekt" is niet hetzelfde als „niet voldaan". Ontbreekt bijvoorbeeld de geboortedatum, dan is de minimumleeftijd niet te controleren – dat is een openstaande vraag, geen tekortkoming.
• De voorwaarden leg je zelf vast (alleen dojoleiding). Bij de eerste keer openen stelt de app een op de DKV/DJKB-praktijk gebaseerd reglement voor; opgeslagen is het pas als je het opslaat. Een leeg veld betekent „wordt niet gecontroleerd" – niet „drempel 0".

Voert een lid zelf een examen achteraf in, dan geldt dit als onbevestigd, tot een trainer het bevestigt. Pas daarna trekt de app de graduatie in het atletenprofiel gelijk – en altijd alleen opwaarts. Ieder persoon kan deze koppeling voor zijn/haar dojo uitschakelen.

Herinneringen

Twee herinneringen staan klaar:

• Aanwezigheid achteraf invoeren (standaard: aan) – gaat naar de trainers, als voor een afspraak niets geregistreerd is.
• Vandaag training (standaard: uit) – gaat naar de groepsleden met account, met instelbare voorlooptijd.

Afgelaste afspraken lokken geen herinnering uit. Afmelden kun je beide via je algemene notificatie-instellingen – er is geen tweede plek daarvoor.

Bijdragen innen

Naast de trainingswerking kan je dojo de lidmaatschapsbijdragen maandelijks via SEPA-incasso innen. Je vindt dit onderdeel in het dojo-dashboard onder Bijdragen.

De penningmeester

Bijdragen mag precies één persoon per vereniging bewerken: de penningmeester. Niet het bestuur, niet de trainers, en ook niet de eigenaar van de dojo — die mogen alles meelezen, omdat het bestuur aansprakelijk is, maar niets wijzigen en niets vrijgeven.

De eerste keer benoemt iemand met dojo-beheerrecht hem. Daarna geeft alleen de zittende penningmeester het ambt door, en de overdracht wordt pas van kracht zodra de opvolger ze aanvaardt.

Valt de penningmeester uit of reageert hij niet, dan zou de vereniging anders handelingsonbekwaam zijn. Daarom kan de eigenaar een ambtsovername met 14 dagen bezwaartermijn aanvragen: Maakt de penningmeester bezwaar, dan is de aanvraag mislukt. Reageert hij niet, dan wisselt het ambt na afloop van de termijn automatisch.

Twee manieren om de incasso in te dienen

Jullie kiezen eenmalig hoe de incasso's bij de bank terechtkomen:

• Automatisch — Tourna Event int via een betaaldienstverlener. Geen handeling per maand, kosten per incasso, de bankgegevens liggen bij de dienstverlener en niet bij ons.
• Zelf indienen — Tourna Event genereert een SEPA-bestand (pain.008), dat de penningmeester zelf in het online bankieren uploadt. Gratis, maar wel elke maand bestand ophalen, uploaden, TAN.

Op de keuzepagina staat een kostenberekening met jullie eigen ledenaantallen, zodat jullie niet met voorbeeldwaarden beslissen.

Bijdrageregeling: tarieven, versies, gezinsstaffel

Onder Bijdrageregeling leg je de tarieven aan — bijvoorbeeld „Kinderen", „Jeugd", „Volwassenen", „Passief". Elk tarief wordt gehistoriseerd: verhoog je het, dan ontstaat een nieuwe versie vanaf de gekozen datum, en oude boekingen behouden het bedrag dat gold in hun vervalmaand. Een bijdrageverhoging herschrijft dus nooit het verleden.

Meerdere tarieven kun je samen verhogen: tarieven aanvinken, percentage intypen. Terwijl je typt, staat er al naast hoeveel personen het betreft, hoeveel er per maand bijkomt en per tarief het oude en het nieuwe bedrag. Er wordt per tarief afgerond gerekend — 3 % op 18,00 € is 18,54 €, niet een deel van jullie totaalbedrag. Alleen hele procenten zijn mogelijk, en de verhoging geldt op zijn vroegst vanaf de eerstvolgende eerste van de maand: de lopende maand is mogelijk al aangekondigd.

De gezinsstaffel voer je in als percentages naar rang: „0, 25, 100" betekent eerste kind volledig, tweede 25 % goedkoper, vanaf het derde gratis. De volgorde richt zich naar de bijdrage, aflopend — de duurste blijft volledig. De laatste waarde geldt voor alle verdere broers/zussen; je onderhoudt dus drie getallen en niet acht.

Een tarief kan gekoppeld worden aan een trainingsgroep. Wisselt iemand van groep, dan staat hij vervolgens in de personenlijst als voorstel: oud tarief, nieuw tarief, ingangsmaand. Je neemt het over of bevestigt het bestaande — beide gelden vanaf de eerste van de maand.

Betalers, personen en machtigingen

Een betaler is niet hetzelfde als een persoon: ouders betalen voor hun kinderen, een volwassene betaalt voor zichzelf. De betaler krijgt één afschrijving over het totaalbedrag van zijn personen — niet drie afschrijvingen voor drie kinderen.

Niet iedereen betaalt per incasso. Voor het erelid, de trainer of de betaler in het buitenland zet je in het betalersoverzicht de betaalwijze op zelfbetaler. Hij krijgt dan een factuur in plaats van een afschrijving — en verdwijnt uit de lijst „machtiging ontbreekt", die anders nooit leeg raakt.

In de personenlijst staan de opvallende regels bovenaan: zonder tarief en zonder geldige machtiging. Beide los je direct daar op — het tarief kies je in de regel, de machtigingslink maak je per betaler aan. Een tarieftoewijzing geldt vanaf de eerste van de maand, niet vanaf vandaag: de vereniging rekent in maanden, een evenredig bedrag midden in de maand verrast alleen maar.

Een machtiging is de toestemming om van een rekening te incasseren. Ze ontstaat op twee manieren:

• Online: je stuurt de betaler een link. Hij vult zijn bankgegevens in, leest de machtigingstekst en bevestigt. De link is eenmalig en 30 dagen geldig.
• Op papier: bestaande verenigingen hebben vaak honderden ondertekende formulieren. Die blijven geldig — een SEPA-machtiging vervalt niet doordat de vereniging van software wisselt. Je registreert ze onder Machtigingen met de machtigingsreferentie van het papier en de ondertekeningsdatum.

Bijdragepauze

Wie geblesseerd is, een jaar in het buitenland studeert of met ouderschapsverlof gaat, moet niet worden uitgeschreven — anders verlies je machtiging, betaler en historie en bouw je alles opnieuw op zodra de persoon terugkomt. Voer in plaats daarvan in de personenlijst een pauze in: vanaf welke maand, tot welke maand, en waarom.

In die periode wordt voor de persoon niets geïnd; daarna loopt de bijdrage vanzelf weer verder. Niemand hoeft in het voorjaar eraan te denken. Zonder einddatum geldt de pauze permanent — dat is de weg voor oefenmeesters en ereleden.

Komt iemand eerder terug, dan beëindig je de pauze. De lopende maand blijft vrij: hij kan al als vrij zijn aangekondigd, en een achteraf alsnog uitgevoerde afschrijving zou precies de verrassing zijn die de vooraankondiging moet voorkomen. Een pauze die al in een incassoronde staat, kan alleen worden beëindigd en niet worden verwijderd — ze verklaart waarom er in die maand niets is afgeschreven.

De reden schrijf je op voor later: „kruisbandscheur" is over een jaar meer waard dan „pauze".

De maandelijkse incasso in drie stappen

1. Voorbeeld. De app berekent de incasso en toont de som, posten en rekeningen. Belangrijker dan de som zijn de twee blokken ernaast:

• Overgeslagen personen staan helemaal bovenaan, met reden — geen tarief, geen machtiging, machtiging verlopen. Wie wordt overgeslagen, betaalt niets; dat mag niet stilzwijgend gebeuren.
• De vergelijking met de vorige maand met onderbouwde afzonderlijke posten. Wijkt de som meer dan 20% af, dan verschijnt een waarschuwing en vraagt de vrijgave later om een extra bevestiging. Dat is meestal een fout in de contributieregeling, niet in de ledenlijst.

2. Vooraankondiging. Vóór elke incasso krijgt de betaler een mail met bedrag, vervaldatum, crediteuren-ID en machtigingskenmerk. Dit is verplicht, geen serviceverlening: zonder tijdige aankondiging mag er niet worden geïncasseerd. De termijn staat in jullie contributieregeling, gebruikelijk is 14 kalenderdagen.

3. Vrijgave. Pas hier wordt er geld verplaatst, en deze stap is bewust omslachtig:

• Je typt de som ter bevestiging in.
• Bij meer dan 20% afwijking zet je bovendien een vinkje.
• Zonder verzonden aankondiging blijft de knop vergrendeld.

Bij de weg Zelf indienen staat daarna het SEPA-bestand klaar. Downloaden, in het online bankieren als verzamelincasso uploaden, met TAN vrijgeven, bestand verwijderen.

Daarna rijst de vraag: Is het geld binnengekomen? Bij de weg „Automatisch" meldt de betalingsdienstverlener dat vanzelf. Bij zelf indienen meldt niemand dit — de enige bron is je rekeningafschrift. Upload dit daarom de volgende maand als camt.053-bestand vanuit je online bankieren; de app leest daaruit wat is doorgegaan en wat is teruggekomen.

Vanaf dezelfde pagina haalt de betaler zijn jaaroverzicht op — een pdf per jaar, waarin staat wat er daadwerkelijk is geïncasseerd. Dat ontlast jou in januari, als anders twintig gezinnen dezelfde vraag stellen.

Als een betaling terugkomt

Een teruggeboekte incasso is normaal en kost de vereniging bankkosten. Onder Terugboekingen zie je elke terugboeking met reden en terugboekingscode.

• De vordering blijft bestaan — een terugboeking delgt niets, ze zegt alleen dat deze poging niet is gelukt.
• De kosten kun je aan het lid doorberekenen. Ze verschijnen dan als aparte post in de volgende maand, niet als stille verhoging van de contributie. Standaard staat dit op € 0 — wie niets instelt, berekent niets door.
• Na de tweede terugboeking gaat de machtiging op „controleren" en wordt niet verder geïncasseerd. Eén keer is een rekening die op het verkeerde moment ontoereikend is; twee keer is een patroon, en de derde keer betaalt de vereniging voor de derde keer kosten.
• Bij redenen zoals „rekening opgeheven" of „machtiging ingetrokken" is de machtiging beëindigd, niet alleen gepauzeerd. Dan is er een nieuwe nodig.

Reageert de betaler niet, dan kan het platform twee keer aandringen: eerst een herinnering, dan een aanmaning met optionele kosten. Beide schakel je onderaan deze pagina in — dat gebeurt niet vanzelf, want post namens de vereniging is jullie beslissing.

Wat de betaler zelf kan

Elke betaler krijgt een link zonder inlog naar zijn eigen pagina. Daar ziet hij wat deze maand wordt afgeschreven, de geschiedenis van de laatste twaalf maanden — en hij kan zijn eigen bankgegevens wijzigen.

Dit is het belangrijkste punt van de hele pagina: elke bankwijziging die de betaler niet zelf kan regelen, wordt een teruggeboekte incasso en daarna een telefoontje naar de penningmeester.

De wijziging geldt pas na een klik in de bevestigingsmail, die naar het opgeslagen adres gaat. De portallink alleen is niet genoeg: die ligt in een postvak, wordt doorgestuurd, afgedrukt, op andermans computers geopend. Wie hem heeft, mag zien wat er wordt afgeschreven — hij mag niet bepalen van welke rekening. De bevestigingslink geldt 48 uur; daarna vraagt de betaler de wijziging gewoon opnieuw aan.

Vanaf dezelfde pagina haalt de betaler zijn jaaroverzicht op — een pdf per jaar, waarin staat wat er daadwerkelijk is geïncasseerd. Dat ontlast jou in januari, als anders twintig gezinnen dezelfde vraag stellen.

Aanmeldingsformulier

In plaats van formulieren uit te printen kun je een openbaar aanmeldingsformulier aanbieden. Wie wil toetreden, vult daar in wie toetreedt en wie betaalt, kiest groep en tarief — voor zover bekend — en verleent meteen de SEPA-machtiging. Je schakelt dit in onder Aanmeldingsverzoeken; daar staat ook het adres om door te geven.

Na acceptatie gaat automatisch een bevestiging naar de betaler, met de persoonlijke link voor de bankgegevens. Een afwijzing verstuurt het platform niet — wie afwijst, doet dat persoonlijk.

Bestaande gegevens overnemen

Kom je van Excel of een oud programma, dan importeer je leden, tarieven en bestaande machtigingen onder Import. Er wordt pas geschreven na een voorbeeldweergave — een import die direct schrijft, laat bij een fout in regel 91 een halfgevulde database achter.

Bevat je bestand een kolom met de contributie, dan koppelt de app daaruit het tarief — maar alleen bij centnauwkeurige overeenkomst met een van jullie tarieven. € 18,50 komt niet overeen met een tarief van € 18,00. Zulke regels worden toch aangemaakt, alleen dan zonder tarief; de voorbeeldweergave noemt van tevoren hun aantal en de bedragen waar niets bij past.

Wat de incasso kost

De functie is tot 31 januari 2027 gratis. Daarna begint een gratis proefmaand, pas dan wordt er afgerekend: € 14,99 per maand of € 149,99 per jaar, telkens bruto inclusief btw. Er wordt niets afgeschreven zonder jullie toestemming, en vóór elke wijziging gaat er een vooraankondiging uit.

Bij de weg „Automatisch" komen daar de kosten van de betalingsdienstverlener per incasso bij. Ze staan open op de abonnementspagina en op elke factuur — samen met wat de andere weg zou kosten.

Opzeggen kan op elk moment in de app, met werking tot het einde van de betaalde periode — zonder mail, zonder telefoon en zonder opgaaf van redenen.

Behoor je tot een bond, dan heeft die in Tourna Event een eigen omgeving – opgebouwd zoals het dojo-dashboard, maar met wat op bondsniveau telt: personen, kadergroepen, evenementen en stamgegevens. Je vindt hem via Profiel → Dojo's/Bond → Bond openen.

Het navigatiepunt in het profiel heet „Dojo's/Bond", zodra je tot een bond behoort of het recht hebt om er een aan te maken. Anders heet het nog steeds alleen „Dojo's". In beide gevallen staat daar alleen wat je eigen lidmaatschap betreft; beheerd wordt in de bondsomgeving zelf.

Wie wat mag

Er zijn twee rollen:

• Beheerder – mag alles: stamgegevens onderhouden, leden uitnodigen, bondsrecht toekennen, kadergroepen aanmaken en atleten oproepen.
• Kaderatleet – mag alleen lezen. Hij ziet de andere kaderatleten, de kadergroepen en de evenementen, maar geen openstaande uitnodigingen en geen bewerk-knoppen.

Wie geen van beide is, krijgt bij het opvragen van het adres een „Niet gevonden"-pagina. Dat is bewust: een melding „geen toegang" zou bevestigen dat deze bond bestaat.

Overzicht

Bovenaan staan de kerncijfers: leden (waarvan met functie), kadergroepen, kaderatleten (waarvan bevestigd), openstaande uitnodigingen en eigen evenementen.

Helemaal bovenaan staat de kaart Bondsprofiel met een percentage: hoe volledig jullie stamgegevens zijn. Daaronder staan de openstaande punten als aanklikbare tegels – een tik erop springt naar precies het onderdeel waarin dat veld staat. Je hoeft dus niet te zoeken waar „kopfoto" of „korte naam" staat. Twee tegels leiden niet naar de stamgegevens, maar naar een ander tabblad: „Nog een lid uitnodigen" naar Personen, „Eerste kadergroep aanmaken" naar Kadergroepen.

Niet elk punt weegt even zwaar. Naam, natie, plaats en een contactmogelijkheid tellen drievoudig, website, straat, logo en beschrijving dubbel, de rest enkelvoudig. Zolang er iets open staat, blijft de waarde onder 100 % — ook bij slechts een kleinigheid.

Drie gegevens zijn verplicht, als jullie de bond openbaar willen stellen: naam, plaats en een contactmogelijkheid. Ze staan vooraan en dragen het label Verplicht. Al het andere is vrije keuze in willekeurige volgorde — de bond werkt ook onvolledig.

Openstaande uitnodigingen staan bewust naast deze lijst en niet erin: een uitgesproken uitnodiging is geen tekortkoming, maar iets wat op dat moment loopt, en niemand kan die eenzijdig sluiten.

Daaronder staan de stamgegevens in één oogopslag — gegroepeerd volgens dezelfde vijf onderdelen, elke groep met een eigen Bewerken, dat rechtstreeks daarheen leidt.

Kalender

Het tabblad Kalender beantwoordt twee vragen: wat de bond zelf organiseert en wanneer hij aantreedt. Daarin staan

• eigen afspraken, die je hier aanmaakt — ledenvergadering, kaderstage, bestuursvergadering,
• eigen toernooien en stages, die de bond organiseert,
• toernooien waarvoor de bond als nationaal team is uitgenodigd.

De laatste twee verschijnen vanzelf; aan te maken is alleen de eerste soort. Omschakelen kan tussen maand- en weekweergave, aanmaken gaat via de knop bovenaan of via de + op een vrije dag.

Trainingstijden en vakanties staan hier niet — die horen bij de trainingswerking en staan in de dojo-kalender.

Bij het aanmaken bepaal je de zichtbaarheid. „Intern" is de standaard: de afspraak zien alleen bondsleden. „Openbaar" is een vooraankondiging – zichtbaar wordt een zo gemarkeerde afspraak pas als de bond een openbare pagina krijgt. Het veld bestaat toch al, zodat je het later niet voor elke bestaande afspraak achteraf hoeft te raden.

Alleen beheerders maken afspraken aan, wijzigen en verwijderen ze. Kaderatleten zien de kalender, maar zonder bewerk-mogelijkheden.

Kalender abonneren. Via Kalender abonneren krijg je een adres, dat je eenmalig in je kalender-app invoert — daarna verschijnen nieuwe bondsafspraken daar vanzelf. Inbegrepen zijn alle bondsafspraken, eigen toernooien en stages, en de toernooien waarvoor de bond is uitgenodigd.

Dat mogen alle leden, ook kaderatleten. Juist voor hen is het het eigenlijke nut: stagedata op de telefoon, zonder in te loggen.

Personen

Het tabblad Personen toont ze allemaal in één lijst: mensen met een functie en kaderatleten, met hun kadergroepen als labels ernaast. Wie beide is, staat eenmaal vermeld.

Anders dan bij de dojo heeft in de bond iedereen een echt gebruikersaccount. Er zijn hier geen handmatig aangemaakte personen zonder account en dus ook geen toewijzing achteraf. Nieuwe personen ontstaan uitsluitend via een uitnodiging per e-mail – als lid via Lid uitnodigen, als kaderatleet via het tabblad Kadergroepen.

Een uitgesproken, nog niet aanvaarde oproep staat als eigen regel met de vermelding „uitgenodigd" in de lijst – met het e-mailadres in plaats van een naam, want meer is op dat moment niet bekend. Openstaande lidmaatschapsuitnodigingen staan bovendien in een eigen kaart daaronder en kunnen daar worden ingetrokken.

Trainers

Het tabblad Trainers toont de trainers van de bond — met foto, graad en functie ("Bondscoach", "Kaderleiding Kumite"). Deze lijst verschijnt op de openbare bondspagina.

Trainers zijn platformbreed dezelfde: je kiest uit de bestaande lijst, waaruit ook seminars hun trainers halen. Vind je iemand niet, dan maak je hem hier aan — met naam, Dan-graad, biografie en foto. Hij staat daarna voor iedereen beschikbaar. Dat is bewust zo: een eigen kopie per bond zou dezelfde persoon dubbel bijhouden, en een gewijzigde Dan-graad zou maar op één plek zijn aangepast.

De functie hoort daarentegen bij de bond. Dezelfde trainer kan bij jullie bondscoach zijn en elders iets anders.

Verwijderen ontkoppelt alleen. De trainer blijft op het platform bestaan, met alle seminars waaraan hij is gekoppeld.

Alleen een beheerder mag dit bijhouden. Kaderatleten zien de lijst.

Kadergroepen

Wat bij de dojo "groepen" heet, heet bij de bond kadergroepen – bijvoorbeeld "Nationaal kader Kata" of "Junioren Kumite". Je maakt ze aan, geeft ze een naam en roept atleten erin op.

Oproepen verloopt via het e-mailadres: de atleet krijgt een uitnodiging en is pas na acceptatie ervan bevestigd. Tot die tijd staat hij als in afwachting in de groep. Bij bevestigde atleten toont de groep leeftijd, graduatie, geslacht, nationaliteit en specialisatie – deze gegevens komen uit het atletenprofiel van de persoon, niet uit de bond. Zijn ze leeg, dan moet de persoon ze zelf aanvullen.

Een persoon kan in meerdere kadergroepen staan, bijvoorbeeld in Kata en Kumite.

Evenementen

De kaart Events op het overzicht toont wat de bond zelf organiseert, en de toernooien waarvoor hij als nationaal team is uitgenodigd. Aankomende data staan bovenaan, daarna de afgelopen; samen hoogstens zes regels, de rest wordt geteld. Concepten ziet alleen de beheerder – voor kaderatleten verschijnen ze pas na publicatie.

Stamgegevens in vijf onderdelen

Het tabblad Stamgegevens is verdeeld in vijf onderdelen, die links onder elkaar staan:

Naast elk onderdeel zit een stip: groen, als daar niets openstaat, anders rood. Dezelfde volledigheidswaarde als op het overzicht vind je hier onder de navigatie – het is dezelfde berekening, geen tweede.

Er wordt altijd maar één onderdeel getoond. Onderaan plakt een balk met Verwerpen en Opslaan; die hoort bij het onderdeel dat je op dat moment ziet. Heb je niet-opgeslagen wijzigingen en wissel je van onderdeel, dan vraagt de applicatie om bevestiging.

Elk onderdeel heeft een eigen adres. De link …/dashboard/federations/jullie-bond?tab=master&section=standort leidt direct naar het adres – handig als je iemand wilt vertellen waar iets moet worden ingevuld.

Het bondstype (WKF of JKA) staat als label bovenaan in de kop en bepaalt in welke wereldbondfamilie jullie worden gevoerd. Wijzigen kan alleen een platformbeheerder.

Secretariaat en contactpersoon staan samen bij Team & contact, omdat beide dezelfde vraag beantwoorden: wie bereik ik? Website, telefoon en e-mail van het secretariaat gelden voor de bond — los van de contactpersoon ernaast. De reden is simpel: wisselt de persoon, dan blijft het bondsnummer toch bereikbaar. Voor de volledigheid volstaat één van beide adressen.

Openbaar adres. Het laatste deel van het adres waarop de bond openbaar bereikbaar is. Bij het aanmaken wordt het afgeleid van de naam; daarna volgt het de naam niet meer. Dat is bewust zo — een adres dat eenmaal op een rondschrijven staat, mag bij een naamscorrectie niet in het niets uitkomen. Wijzigen kun je het altijd, maar dan werken links naar het oude adres niet meer.

Factuuradres. Organiseert de bond een toernooi, dan is hij de factuurontvanger. De schakelaar Komt overeen met het bondsadres staat standaard aan en leidt het adres af, in plaats van het te kopiëren: verhuist het secretariaat, dan verhuist de factuur mee. Hebben jullie een postbus of zit de penningmeester elders, dan schakel je hem uit en voer je een eigen adres in. Het verschijnt ook bij "Volgende stappen", zolang er iets ontbreekt.

Naam van de locatie. Boven de straat staat een apart veld voor de naam — "Sporthal Zweibrücken", "Nationaal trainingscentrum". Voer je het adres in via de adreszoekfunctie, dan wordt het automatisch meegevuld. Op de openbare pagina verschijnt het als eerste regel van het adres.

De beschrijving is opmaakbaar — alinea's, vet, lijsten, net als bij de dojo en het seminar.

Afbeeldingen. Naast het logo zijn er nog twee: de tegel (liggend, hoogstens 2 MB) en het beeldgebied (liggend, hoogstens 5 MB) — de brede afbeelding bovenaan de openbare bondspagina. Een foto uit de sporthal in bruikbare resolutie komt al snel boven 2 MB uit, daarom mag het beeldgebied groter zijn. Beide zijn met het uploaden opgeslagen, een klik op Opslaan is daarvoor niet nodig. Ontbreekt er een, dan verschijnt op die plek het logo.

De bond publiceren

Een bond is aanvankelijk een concept en onzichtbaar voor buitenstaanders — ook als alle velden zijn ingevuld. Zichtbaar wordt hij pas als je bovenaan in de kop op Publiceren drukt. Dat geldt uitdrukkelijk ook voor bonden die hier al langer bestaan: niemand gaat ineens 's nachts online omdat er een nieuwe functie bij kwam.

Vereist worden hiervoor maar drie dingen: naam, plaats en een e-mailadres — hetzij dat van het secretariaat, hetzij dat van de contactpersoon. Ontbreekt er iets, dan zegt de melding wat ontbreekt, in plaats van "onvolledig". Afbeeldingen en beschrijving zijn geen verplichting; zonder die ziet de pagina er soberder uit, zonder contact zou ze nutteloos zijn.

Wat er op de pagina staat: afbeelding, naam, bondstype, beschrijving, komende data, adres met kaart en de contactgegevens. Daarbij een QR-code voor gedrukte aankondigingen.

Gepubliceerde bonden verschijnen bovendien in de zoekfunctie op de startpagina — in hetzelfde tabblad als de dojo's, dat nu "Dojo's & bonden" heet. Een apart tabblad zou overbodig zijn: beide zijn instellingen die je opzoekt, geen data.

Intrekken kun je op elk moment, zonder navraag. De pagina antwoordt daarna weer met "niet gevonden".

Een bond aanmaken

Aanmaken mag wie het bondsrecht heeft – toegekend door een bestaande bondsbeheerder of door de platformbeheerder. Je vindt de knop "Bond aanmaken" in het profiel onder Dojo's/Bond. Na het opslaan ben je automatisch beheerder van jullie bond.

Een account hoort bij precies één bond. Neem je een uitnodiging voor een andere bond aan terwijl je al bij één bond hoort, dan wordt die geweigerd.

Via het menu-item „Nieuws" bovenaan bereik je de nieuwsberichten van alle dojo's, bonden en van TournaEvent zelf. De pagina is openbaar – ook zonder aanmelden leesbaar.

Bovenaan filter je op Bonden, Dojo's en TournaEvent, of kies je via „Uitgever kiezen" afzonderlijke verenigingen. Het filter staat in het adres: je kunt een gefilterde weergave dus doorgeven. Op de telefoon zitten de filters achter de knop „Filter".

Op de openbare pagina van je dojo en je bond verschijnen de laatste berichten bovendien als eigen sectie „Nieuws" – met een verwijzing naar alle berichten.

Alleen de verenigingen zien die je interesseren

Ben je aangemeld, dan staat er naast „Alle" nog een filter: „Mijn". Dit toont uitsluitend berichten van de uitgevers die je volgt.

De knop „Volgen" vind je op twee plekken:

• op de pagina van een dojo of bond, bovenaan in de sectie „Nieuws",
• op elk bericht zelf, rechts naast de naam van de uitgever.

Nogmaals klikken beëindigt het weer. Een vereniging die nog niets heeft gepubliceerd, kun je nog niet abonneren – bij haar bestaat de sectie „Nieuws" nog niet.

Melding op je telefoon? Standaard verstuurt „Volgen" niets — het is een filter. Wie dat wil, schakelt het in: Instellingen → Meldingen → Nieuws. Dan komt er een pushbericht zodra een van je uitgevers iets publiceert. Komen er meerdere berichten tegelijk binnen — bijvoorbeeld bij het voor het eerst koppelen van een feed —, dan krijg je toch hooguit één melding.

Berichten die vanzelf ontstaan

Bij jouw toernooi of cursus schrijft het platform zelf een aantal berichten — daar hoef je niets voor te doen. Ze verschijnen zodra je de betreffende stap zet:

Jij bent de uitgever, niet TournaEvent: het bericht verschijnt onder jouw bond of jouw dojo, en wie jullie volgt ziet het onder „Mijn". Hoort het toernooi bij geen enkele bond of dojo, dan verschijnt het onder TournaEvent.

Elk van deze berichten bestaat precies één keer per toernooi — ook als je iets terugtrekt en opnieuw publiceert. Ze zijn gemarkeerd met „Automatisch" en bevatten nooit namen van deelnemers, ook niet bij de resultaten: er staat alleen de toernooinaam in.

Op je dojo- of bondspagina verschijnen ze standaard niet. Daar staat wat jullie zelf hebben geschreven – anders zou machinetekst jullie eigen bijdragen verdringen: de sectie toont vijf items, en een toernooi genereert al snel tien berichten.

Beide zijn instelbaar. In het tabblad Nieuws van je dojo of bond, direct onder de berichtenfeed, staan twee schakelaars:

• Automatische berichten genereren — uit: er ontstaan geen nieuwe meer. Reeds verschenen berichten blijven staan.
• Ook op mijn openbare pagina tonen — standaard uit, om bovengenoemde reden.

Twee soorten berichten

• Zelf geschreven: tekst, afbeelding en al het overige staan bij ons. Een klik opent het bericht hier.
• Uit de feed van je website: we tonen alleen titel, datum en een korte inleiding. Een klik leidt naar de website van de uitgever – herkenbaar aan het pijl-symbool en de vermelding „Naar het origineel". De volledige tekst nemen we bewust niet over: die hoort op de verenigingspagina en wordt daar onderhouden.

Een bericht schrijven

Open je dojo (Profiel → Dojo's → Dojo openen) of je bond en ga naar het tabblad „Nieuws". Daar:

1. Klik op Nieuw bericht.
2. Voer titel en tekst in; de tekst kun je opmaken (vet, lijsten, links, tussenkopjes). Afbeeldingen kun je uploaden – in de tekst via het afbeeldingssymbool, voor de titelafbeelding via de knop Uploaden ernaast. Toegestaan zijn JPG, PNG en WebP tot 5 MB. Staat je afbeelding al online, vul dan gewoon het adres in. Een titelafbeelding is optioneel.
3. De inleiding is vrijwillig, maar loont de moeite: die staat in de lijst, als voorbeschouwing boven de tekst en in de voorvertoning wanneer iemand het bericht deelt. Ongeveer 160 tekens – wat daarboven uitkomt, wordt door de voorvertoning ingekort. Laat je hem leeg, dan nemen we daarvoor het begin van de tekst.
4. Onder Publicatie kies je tussen direct en later inplannen. Een ingepland bericht verschijnt pas op het gekozen tijdstip – daarvoor vindt niemand het. De knop heet dan „Inplannen".
5. Als concept opslaan of meteen Publiceren.

Later kun je elk eigen bericht bewerken, terugtrekken (het verdwijnt uit het openbare zicht, maar blijft bewaard) of verwijderen. Via hetzelfde menu kun je ook de titelafbeelding genereren – in de vormgeving van de TournaEvent-berichten, met titel en datum. Heeft het bericht al een titelafbeelding, dan heet het item Titelafbeelding opnieuw genereren en wordt deze pas bij dat klikken vervangen.

Berichten van je website overnemen

Heeft je verenigingswebsite een nieuwspagina, dan kunnen we de berichten automatisch overnemen. Daarvoor hoef je niets technisch te weten.

1. Vul in het tabblad Nieuws onder Berichtenfeed niets in, maar klik op „Feed zoeken". (Je website moet in de stamgegevens staan – daar kijken we naar.)
2. Vinden we iets, dan tonen we je het gevonden adres en de laatste drie berichten daarvandaan. Zo zie je of het de juiste bron is.
3. Pas met Overnemen wordt deze opgeslagen. Daarvoor staat er nadrukkelijk „Nog niet opgeslagen" bij.

Vanaf dan halen we de berichten elk uur op de achtergrond op. Nieuwe verschijnen vanzelf; niets wordt dubbel aangemaakt. De eerste keer nemen we hoogstens 20 berichten over. Vers gekoppeld halen we zes uur lang ook ouder materiaal op – wat op je nieuwspagina staat, heb je immers zelf daar geplaatst. Daarna geldt weer: niets dat ouder is dan een jaar, anders zou uiteindelijk je halve archief in het overzicht staan. De eerste ophaling doen we meteen bij het koppelen – zo zie je direct of het lukt, in plaats van tot het volgende hele uur te wachten. Een titelafbeelding uit de feed nemen we mee over. Staat je beeldserver de kopie toe, dan ligt die daarna bij ons; weigert hij dat, dan tonen we de afbeelding rechtstreeks vanaf jouw site.

We kijken daarbij op drie plekken na, altijd in deze volgorde:

1. De feed van je site. De beste bron: één ophaling, en de verschijningsdatum staat er meteen bij.
2. De inhoudsopgave (sitemap). Biedt je site geen feed, maar wel een sitemap, dan lezen we de berichten daaruit. De datum is dan „laatst gewijzigd", niet altijd de verschijningsdag.
3. Je nieuwspagina zelf. Heeft je site ook geen sitemap, dan zoeken we de pagina waarop je berichten worden opgesomd, en lezen we daarvan de adressen van de afzonderlijke berichten af. Titel, inleiding en afbeelding halen we zoals altijd uit de gegevens die je site voor linkvoorvertoningen levert.

Vinden we niets, dan is dat geen probleem: je kunt berichten gewoon handmatig blijven schrijven. Ken je het adres van de feed of van je nieuwspagina, vul het dan zelf in. We controleren het bij het opslaan: staat daar geen feed – bijvoorbeeld omdat het het adres van je website is –, dan zeggen we dat en stellen we je het juiste adres voor. En staan er op de ingevoerde nieuwspagina helemaal geen berichten, dan zeggen we ook dat, in plaats van een bron te koppelen die niets oplevert.

Data van je website overnemen

Houdt jullie website een datumlijst bij, dan kunnen we die in jullie agenda overnemen – als vereniging én als bond. Je vindt dit in het tabblad Agenda onder Datumpagina. Koppelen mag wie ook de stamgegevens mag onderhouden: bij de bond de bondsadmin, bij de vereniging de dojoleiding.

1. Klik op „Data zoeken" – we kijken op je website na. (De website moet in de stamgegevens staan.)
2. Vinden we iets, dan tonen we je het adres, het aantal en de drie eerstvolgende data inclusief datum. De datum is hier het eigenlijke bewijs: daaraan zie je of we je site correct hebben gelezen.
3. Pas met Overnemen wordt de verbinding opgeslagen – en meteen eenmaal afgestemd.

Daarna stemmen we eenmaal per dag af. Overgenomen worden titel, datum en een verwijzing naar je site – meer niet:

Hoeveel we overnemen, hangt af van hoe je site is opgebouwd. We raden nergens – we lezen alleen wat is aangegeven:

Het agendabestand is het beste geval: daar zijn begin, einde en locatie expliciet vermeld, en we hoeven niets uit lopende tekst af te leiden. Biedt je site beide aan, dan nemen we het agendabestand. Biedt ze geen van beide, dan ontstaat er ook geen datum – liever geen gegeven dan een geraden gegeven.

Zeg je een datum af, dan verdwijnt die ook bij ons. Staat een toekomstige datum niet meer op je site, dan verwijderen we die bij de volgende afstemming – anders zou iemand naar een evenement worden geleid dat niet meer bestaat. Voorbije data blijven staan; die zijn geschiedenis, geen afzegging. Je handmatig aangemaakte data raken we nooit aan.

Overgenomen data verschijnen overal waar je eigen data verschijnen: in het agenda-tabblad, op de openbare bondspagina en in de agenda-abonnementen. Wie op de bondsagenda is geabonneerd, krijgt ze automatisch mee – inclusief verwijzing naar jouw site.

Reacties

Onder elk bericht — ook onder een bericht uit de feed — kunnen aangemelde gebruikers reageren. Lezen kan iedereen, ook zonder account.

Het gedeelte staat onderaan de detailpagina en start ingeklapt met het aantal. Bij een feedbericht staat de knop naar het origineel erboven: wie wil meepraten, moet eerst de tekst kunnen lezen — bij ons staat alleen de inleiding.

• Antwoorden zijn één niveau diep mogelijk. Een antwoord op een antwoord bestaat niet; dat is op de telefoon niet meer leesbaar.
• Bewerken kun je je reactie 15 minuten lang — en alleen zolang niemand heeft geantwoord. Anders zou het antwoord ineens naast een andere tekst staan dan die waarop het betrekking heeft. Een gewijzigde reactie draagt de vermelding „bewerkt".
• Verwijderen kan altijd. Hangen er antwoorden aan vast, dan blijft er een plaatshouder staan zonder je naam en zonder je tekst, zodat de antwoorden van anderen begrijpelijk blijven.

Melden en modereren

Past een reactie niet, dan kun je die via het menu melden (belediging, spam, onjuiste informatie, overig). Wij bekijken dat. De auteur komt niet te weten wie heeft gemeld, en meerdere meldingen van dezelfde persoon tellen als één.

Komen er meerdere meldingen van verschillende personen samen, dan wordt de reactie voorlopig verborgen, tot iemand ernaar heeft gekeken. Zonder dat zou een grove reactie een hele nacht online staan.

Als uitgever — dojoleiding of bondsadmin — kun je reacties onder je eigen berichten verbergen en weer zichtbaar maken. Verwijderen kun je ze niet: dat blijft voorbehouden aan de auteur en aan ons als beheerder. Een andermans bijdrage mag niet spoorloos kunnen verdwijnen.

De jaarranglijst bereik je via het menu-item „Ranglijst" bovenaan – ze is openbaar en ook zonder aanmelden zichtbaar. Ze toont over een seizoen (de laatste 365 dagen) wie de meeste punten heeft verzameld – als atletenranglijst en als dojoranglijst (top 100).

De punten komen voort uit de bij toernooien gewonnen medailles:

• Goud = 10 punten
• Zilver = 6 punten
• Brons = 3 punten

Oudere resultaten vallen na 365 dagen automatisch weer weg. Je kunt zoeken op atleet of dojo en filteren op geslacht, leeftijdscategorie, graduatie en bond – of op een dojo klikken om alleen de leden daarvan te zien. Het roterende podium bovenaan toont de top van verschillende categorieën (bijv. beste vrouwen, beste jeugd, meeste goud verzameld).

Via het menu rechtsboven bereik je:

• Profiel: naam, telefoon, geboortedatum en dojo bewerken. Klantnummer en e-mailadres zie je hier ook.
• Dojo's/Bond: je lidmaatschappen. Een klik opent het betreffende dashboard – beheer gebeurt daar, niet hier. Zonder bondslidmaatschap heet het item alleen „Dojo's".
• Scheidsrechter: je scheidsrechterslicenties (DJKB/JKA en WKF) met licentienummer en geldigheid, evenals je JKA/WF-lidmaatschap. De gegevens gelden voor alle toernooien: organisatoren zien je niveau, het licentienummer blijft privé. Word je als scheidsrechter uitgenodigd, dan kun je de licenties al in de welkomstwizard invoeren.
• Wachtwoord wijzigen: stel op elk moment een nieuw wachtwoord in (bij accounts met e-mail/wachtwoord). Ben je je wachtwoord vergeten, gebruik dan op de aanmeldpagina „Wachtwoord vergeten".
• Twee-factor-authenticatie: een tweede factor naast het wachtwoord – zie de volgende sectie.
• Instellingen: standaardwaarden voor disciplines, vormgevingsopties voor de wedstrijdbomen en je uitbetalingsrekening.
• Account verwijderen: indien gewenst kun je je account hier permanent verwijderen (met veiligheidscontrole).

Niet-opgeslagen wijzigingen gaan niet verloren – de app vraagt het na voordat je de pagina verlaat.

Een tweede factor beschermt je account, zelfs als iemand je wachtwoord kent. Je vindt hem onder Profiel › Beveiliging.

Voor iedereen vrijwillig – verplicht alleen bij de betaalwegen. We bieden het iedereen aan, en wie toernooien of een bond beheert, wordt het nadrukkelijk aanbevolen: in die rollen zie je gegevens van andere verenigingen, vaak met geboortedata van kinderen. Zonder tweede factor wordt echter niets geblokkeerd – onboarding, toernooibeheer en alle overige functies verlopen gewoon normaal.

Verplicht is de tweede factor precies daar waar het om geld en bankgegevens gaat:

• het Stripe-uitbetalingsaccount koppelen, openen of wijzigen (hier wordt bepaald waarheen de inschrijfgelden vloeien),
• het contributie-incasso van de dojo via de weg „Zelf indienen": SEPA-machtiging met IBAN invoeren, bankgegevens importeren of het incassobestand met de volledige IBAN's downloaden.

Roep je een van deze functies aan zonder ingestelde factor, dan leidt de app je naar de instelling en brengt je daarna terug naar waar je heen wilde.

Instellen

1. Open Profiel › Beveiliging en klik bij „Twee-factor-authenticatie" op Nu instellen.
2. Kies een authenticator-app (bijv. Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password).
3. Scan de QR-code met de app. Kan je apparaat niet scannen, tik dan in plaats daarvan de sleutel in die ernaast staat.
4. Voer de zescijferige code uit de app in en bevestig. Geef een naam op zoals „iPhone van Ramsey", zodat je later meerdere apparaten kunt onderscheiden.

Dit duurt ongeveer twee minuten. Je kunt meerdere factoren instellen – handig als je een tweede apparaat als reserve wilt.

Herstelcodes

Direct na het instellen krijg je tien herstelcodes. Zij zijn je weg terug als je telefoon verloren gaat.

Nieuwe codes genereer je op elk moment onder Profiel › Beveiliging. De oude worden daarmee ongeldig.

Aanmelden met tweede factor

Na wachtwoord- of Google-aanmelding vraagt de app om de zescijferige code uit je app. Heb je meerdere factoren, dan staat de laatst gebruikte bovenaan; de andere kun je daaronder kiezen.

Telefoon verloren?

1. Meld je zoals gebruikelijk aan met wachtwoord of Google.
2. Klik in de tweede stap op „Ik kom niet bij mijn tweede factor".
3. Voer een van je herstelcodes in.

Daarmee wordt je tweede factor teruggezet. Je meldt je vervolgens opnieuw aan en stelt hem opnieuw in – met nieuwe herstelcodes.

Uitbetalingsrekening wijzigen

Wil je je Stripe-uitbetalingsrekening koppelen of wijzigen, dan vraagt de app opnieuw om de tweede factor, ook als je al bent aangemeld. Hier wordt bepaald waarheen het geld vloeit – precies de plekken waar een overgenomen sessie echt pijn doet. Hetzelfde geldt voor de IBAN-wegen van het contributie-incasso van de dojo. Heb je nog helemaal geen factor ingesteld, dan haalt de app dat op dit punt samen met je in.

Programmatoegang (API-sleutels)

Gebruik je de AI-integratie (MCP) of eigen scripts: een nieuwe toegangssleutel kun je alleen met ingestelde tweede factor genereren.

Een sleutel zelf vraagt bij gebruik niets op – een script kan geen code intikken. De drempel zit bij het genereren, niet bij het gebruiken. Intrekken kun je je sleutels op elk moment onder Instellingen › MCP.

• Kom je er niet uit, gebruik dan het supportformulier en beschrijf kort je vraag.
• Veel acties (toernooi opslaan, loting, scoring) kun je gerust uitproberen, zolang je toernooi nog een concept is – ideaal om te oefenen.