Guide för arrangörer

1. Öppna startsidan och klicka uppe till höger på Logga in.
2. Snabbast går det med ditt Google-konto – ett klick räcker. Alternativt registrerar du dig med e-post och lösenord.
3. Vid registrering via e-post får du ett bekräftelsemejl. Du kan antingen aktivera ditt konto via länken i mejlet eller ange den bifogade 6-siffriga koden.
4. Vid första inloggningen guidar en kort välkomstassistent dig genom dina grunduppgifter (namn, dojo) – det tar bara en minut.

En assistent leder dig genom några få steg:

1. Klicka på Skapa turnering.
2. Grunduppgifter: Ange turneringsnamn, arrangör och värd och välj stilriktning(ar). Beskrivningen utformar du bekvämt i texteditorn (fet stil, listor, länkar osv.).
3. Plats & tid: Ange hall, stad och land samt start- och slutdatum. Dessa uppgifter är obligatoriska för att din turnering ska hittas väl.
4. Tidsschema: Fastställ insläpps- och starttid.
5. Discipliner: Skapa direkt tävlingsklasserna (se kapitel 3) – eller gör det senare.
6. Publicera: Till slut avgör du om turneringen sparas som utkast eller publiceras direkt.

Så länge en turnering är ett utkast ser ingen den utom du. Först efter publicering blir den offentligt synlig.

Så hittas din turnering: stilriktning & taggar

På startsidan kan besökare filtrera efter stilriktning och nyckelord. Två fält från assistenten matar det här filtret:

• Stilriktning (steget Grunduppgifter): Shotokan, Goju-Ryu, Wado-Ryu, Shito-Ryu och fler. Flerval är möjligt, minst en är obligatorisk – se hänvisningen ovan.
• Taggar (steget Design & varumärke): fria nyckelord för allt annat – förbund (DJKB, DKV, JKA, WKF), målgrupp (barn, ungdom, master), karaktär (mästerskap, internationellt, regionalt).

Båda kan du ändra i efterhand när som helst i turneringsinställningarna.

Vid publicering kan du låta din tillställning annonseras kostnadsfritt på de officiella TournaEvent-kanalerna (Facebook & Instagram) – för extra räckvidd utan egen ansträngning. Det gäller turneringar och läger på samma sätt.

Så här gör du: Sätt kryssrutan „Annonsera denna tillställning på TournaEvents kanaler för sociala medier" i publiceringsdialogen. Kryssrutan är som standard avstängd – alltså händer inget så länge du inte själv aktiverar den.

Av dina utlysningsuppgifter genereras automatiskt en annonsbild med text. Publicerat blir endast uppgifter som ändå är offentliga – titel, datum, plats, discipliner och länken till utlysningen. Inga personuppgifter.

Så snart ett inlägg är publicerat visas på din tillställnings offentliga detaljsida en länk till Facebook- resp. Instagram-inlägget.

En "disciplin" är en enskild tävlingsklass, t.ex. Kata elever pojkar 8–9 år eller Kumite ungdom flickor -50 kg. För varje disciplin fastställer du:

• Typ: Kata (formövning, bedömning av domare) eller Kumite (kamp).
• Ålder, kön och – vid Kumite – viktklass.
• Regelverk: Välj lämplig förinställning.
• Startnummerformat: Plattformen tilldelar korta, automatiska startnummer.

Regelverkspresets

Regelverket styr automatiskt kamptider, poängtilldelning och bedömningsvyerna på tävlingsdagen – detaljerna behöver du inte bekymra dig om.

Antalet domare vid Kata är 5 eller 7. Det är samtidigt panelstorleken och avgör antalet flaggor, bedömningskolumnerna och strykvärdet (hur många högsta och lägsta poäng som faller bort ur beräkningen). Standardvärdet för hela turneringen anger du i inställningarna; enskilda discipliner kan avvika från det på fliken Domare (se kapitlet „Domare").

Om två klasser överlappar (samma ålder/kön/vikt) varnar plattformen dig.

Slå ihop för små klasser

Efter anmälningstidens slut finns nästan alltid några klasser med bara en eller två deltagare – särskilt hos barn, där åldersgrupperna är snävt skurna. I stället för att radera dem (anmälningarna skulle försvinna) slår du ihop dem till en klass: Discipliner → Slå ihop.

1. Välj klasser. De svagt besatta står överst. Det som inte passar ihop går inte ens att kryssa för – bredvid står orsaken.
2. Bestäm målklass. Den finns kvar och behåller sin startavgift, sitt antal domare och sin plats i tidsschemat. De andra försvinner, deras deltagare flyttas med. Namnet föreslås av plattformen, du kan ändra det.
3. Bekräfta konsekvenser. Beroende på fall bekräftar du enskilt: att den befintliga lottningen kasseras, att viktgränserna ändras, att klassen blandas eller att den måste delas på flera tävlingsytor.

Kata får blandas – pojkar och flickor i en klass. Kumite aldrig: det avvisar plattformen, även med bekräftelse. Sammanslagning är inte heller möjlig så snart det redan bedömts i en av de berörda klasserna.

Ålder, graderingsgrad och – om det finns – viktgränserna för målklassen utvidgas till spannet för alla berörda klasser. Saknar en av klasserna viktklass blir målklassen en öppen klass.

1. Öppna din turnering och välj Öppna anmälan.
2. Från och med nu kan dojor anmäla sig till dina discipliner.
3. Du kan sätta en anmälningstid – därefter går inga nya anmälningar längre.
4. Via Stäng anmälan avslutar du den när som helst manuellt, även utan anmälningstid. Det behöver du innan du kan lotta.

Vad som måste vara på plats innan dess

Innan den första dojon kan anmäla sig behöver du dina fakturauppgifter: namn, adress och land. Erbjuder du överföring, dessutom bankförbindelsen. Du anger dem under Inställningar → Fakturauppgifter.

Anledningen är obekväm men enkel: Från och med öppnandet anmäler sig dojor, och för varje anmälan är du skyldig ett kvitto. Utan namn och adress är det enligt § 14 UStG ingen faktura – och att fylla i uppgifterna i efterhand, när sjuttio dojor redan anmält sig, innebär att sjuttio kvitton måste dras om.

Saknas något säger punkten Betalning i publiceringsassistenten vilka fält det gäller. Så länge de saknas förblir Öppna anmälan spärrad.

Skattenummer och momsregistreringsnummer hör uttryckligen inte dit. De behöver du först när du skickar en faktura med belopp.

En turnerings faser

Utkast → Publicerad → Anmälan öppen → Anmälan stängd → Lottning → Tävling → Avslutad

Fasfältet står överst på turneringsöversikten. På smala skärmar blir det ett fält med raden „Fas 3 av 7 · Anmälan" – alla sju faser förblir synliga.

Turnering, läger och dojo har samma uppbyggnad. Öppnar du en av dem ser du alltid samma fyra områden:

Överst: namn, status och den viktigaste åtgärden. De färgade kortnotiserna bredvid namnet ger dig läget på en blick – grått för livscykeln (utkast), grönt för publicerad, blått för testläget, gult för „ta en titt", rött för en verklig defekt som en föråldrad lottning. Till höger står den åtgärd som väntar i den här fasen: i utkastet Granska & publicera, från lottningen Skriv ut turneringsbok. Får du inte utföra den åtgärden rycker nästa tillåtna fram.

Under det: nyckeltalen. Vid turneringen deltagare, dojor, lag, discipliner, frånvarande och obetalda avgifter. Vid lägret pass, träningstid, tränare, avgift, prov och dagar till tillfället. Vid dojon personer, grupper, träningstider, tillfällen den här veckan, varav registrerade, och öppna tilldelningsansökningar. Bara de värden där du bör göra något bär färg.

Till vänster: vad som behöver göras. Kortet Nästa steg står överst, för det besvarar den viktigaste frågan. Varje punkt går att klicka på och leder dit du åtgärdar den. Är allt klart krymper kortet till en rad.

Till höger: åtgärder och delning. Åtgärderna är grupperade efter Hantera och Kommunikation, Radera står avsatt därunder. Du ser bara det din roll får göra.

QR-kod för utlysning och anslag

Längst ner till höger hittar du Dela & anslag. QR-koden leder direkt till den offentliga sidan för din turnering, läger eller dojo – tänkt för flygblad, utlysning och anslaget i dojon.

• Kopiera länk lägger adressen i urklipp.
• Ladda ner som PNG skapar en tryckfärdig bildfil: QR-kod, namn, datum och plats samt den utskrivna adressen på vit botten. Den kan du sätta direkt in i din utlysning.

Så länge din turnering eller ditt läger fortfarande är ett utkast står en notis under: länken fungerar först efter publicering. En dojo får sin QR-kod överhuvudtaget först vid publicering, eftersom det innan dess inte finns någon offentlig adress.

I verkliga turneringar är efteranmälan normalfallet: någon blir sjuk, en annan hoppar in, en dojo anmäler sig tre dagar för sent, någon står vid anmälningsdisken på tävlingsdagen. För att du inte längre manuellt ska behöva sköta det finns efteranmälningsfönstret.

Du hittar brytaren i turneringsinställningarna under Efteranmälan. Den är avstängd som standard – så länge den förblir avstängd beter sig din turnering exakt som tidigare: vid anmälningstidens slut är det slut.

Vad som ändras med fönstret påslaget

Anmälningstidens slut slutar vara en spärr och blir en prisgräns: dessförinnan gäller ordinarie pris, därefter efteranmälningstaxan, på tävlingsdagen tävlingsdagstaxan (se avgiftstrappan).

Anmälan kan då ske per disciplin ända tills den första matchen där börjar. Det är den avgörande punkten: pågår Kumite redan kan man fortsätta anmäla sig till Kata. Så snart det tävlas i en disciplin är den stängd – för alla, även för dig.

I anmälningsassistenten ser dojorna fortsatt startade discipliner, men gråtonade och med notisen „Har redan börjat". På den offentliga turneringssidan står det vid varje disciplin om anmälan fortfarande går att göra och om ett tillägg blir aktuellt.

Vad som händer med matchträdet

Är disciplinen redan lottad läggs eftersläntraren in, lottas inte om – så snart hans betalning har kommit in:

• Finns en plats fortfarande ledig rycker han in där. Alla befintliga matchningar förblir oförändrade. Den som såg sin motståndare i trädet på morgonen har honom kvar vid lunch.
• Är trädet exakt fullt lottas disciplinen om. Då får alla nya motståndare – på annat sätt går det inte.
• Skulle efteranmälan göra en extra tävlingsyta nödvändig händer inget automatiskt. Du får notisen „Lottning föråldrad" och avgör själv om du lottar om.

Berörda dojor meddelas om deras träd har ändrats.

Det gäller för enskilda deltagare liksom för lag: ett efteranmält lag tas vid bekräftad betalning på samma sätt in i trädet – med sina medlemmar, så att mötets enskilda matcher står fast från början.

Efterregistrera på plats vid anmälningsdisken

Står någon framför dig på tävlingsdagen kan du som arrangör lägga till honom direkt till en befintlig anmälan från dojon. Startnumret tilldelas automatiskt, tävlingsdagstaxan låses fast. Betalning sker även här online.

I området Hantera deltagare har du allt i blick. Det finns flikar för Dojor, Deltagare, Lag, Discipliner och Registreringar. Överst visar ett nyckeltalsfält de viktigaste värdena på en blick (dojor, deltagare, lag, discipliner, obetalda belopp). Vyn fungerar även på smarttelefonen: långa listor laddas stegvis via „Visa fler", och detaljområden öppnar du genom att trycka.

Se deltagare och lag

Som arrangör ser du här alla anmälda deltagare och lag. Deltagare registreras uteslutande via anmälan – dojorna anmäler sina egna deltagare själva och betalar startavgiften. Endast betalda deltagare deltar i turneringen. Manuell registrering eller redigering av enskilda deltagare av arrangören finns inte (det förhindrar obetalt deltagande). Startnummer tilldelar du fortfarande med en knapptryckning, och frånvaro anmäler du enligt beskrivningen nedan.

Så ser startnumren ut

Formatet bestämmer du under Inställningar → Deltagar-ID-mall. Mallen är en kort text med en token för löpnumret – t.ex. TN-{0:000} för „TN-001", „TN-002" … Nollorna i token anger antalet siffror; fasta tecken före eller efter tar plattformen över oförändrade. En förhandsvisning visar dig direkt hur det första numret kommer att se ut. För lag finns samma inställning separat (Lag-ID-mall).

Ändrar du mallen senare kan du omformatera de befintliga numren med en knapptryckning.

Rätta felaktiga deltagaruppgifter

Anmälningsdata kommer från dojorna, och där händer fel: ett namn felstavat, fel kyu-grad, fel kön eller ålder. Ofta märks det först när turneringsboken ligger utskriven framför dig.

På fliken „Deltagare" har varje rad åtgärden „Rätta uppgifter" (pennsymbol) för det. Dialogen skiljer på två grupper, och skillnaden är viktig:

• Stavning – för- och efternamn. En ren korrigering på pappret.
• Kategoriuppgifter – ålder, kön, graderingsgrad och vikt. Dessa uppgifter avgör i vilken disciplin deltagaren hör hemma.

Passar deltagaren efter en kategoriändring inte längre in i en av sina anmälda discipliner, säger plattformen dig exakt det („Ålder 13 ligger utanför 10–11"). Han flyttas inte automatiskt – ett tyst ingrepp i lottningen vore värre än den felaktiga uppgiften. Du avgör om du flyttar honom.

Eftersom ett utskrivet blad ändras med namnet dyker den berörda disciplinen sedan upp under notisen „Turneringsbok ändrad". Du skriver då bara ut dessa sidor på nytt (se „Slutgiltigt läge & bara skriva ut ändringarna på nytt").

Vid kategoriuppgifter är det annorlunda: ålder, kön, graderingsgrad och vikt står på inget blad – i matchträdet och på närvarolistan står namn, dojo och startnummer. Så länge deltagaren står på sin plats i trädet ändras alltså inget på det tryckta pappret, och ingen omtryckning meddelas heller. Den blir nödvändig först efter att du har flyttat och lottat om – då är trädet besatt annorlunda, och disciplinen dyker upp av sig själv under „Turneringsbok ändrad".

Rätta får ägare, turneringsadministratörer och medarrangörer — samt fortsatt den anmälande dojon själv. Ändrar turneringsledningen någon annans anmälningsdata meddelas dojon om det.

Anmäla frånvaro i stället för att radera

En redan betald deltagare kan inte bara raderas. Dyker någon inte upp anmäler du honom i stället som frånvarande. Plattformen kommer ihåg vem som avanmälde när, och tar automatiskt bort personen från lottningen.

Den som anmälts frånvarande saknas i alla sina discipliner — både individuellt och i lag. Han räknas heller inte längre med någonstans: inte vid fördelningen på tävlingsytorna, inte vid poolstorlekarna, inte vid frilotterna.

När någon inte kommer på tävlingsdagen

Avanmälan i dojoområdet fungerar bara före turneringen. På tävlingsdagen sker det på två ytterligare ställen:

• Fliken „Deltagare" — tävlingsledningen markerar där varje deltagare som frånvarande eller drar tillbaka anmälan. Till skillnad från dojoområdet spelar det här ingen roll om betalning skett: den som inte är i hallen är inte där.
• Vid tävlingsytan — vid överhoppning av en match frågar appen efter anledningen: „Kiken (uppgivande)" eller „Kom inte till start". Bara den andra anmäler deltagaren dessutom som frånvarande. Skillnaden räknas: Kiken är uppgivandet av någon som var där.

Det är viktigt för resultaten: en deltagare som varken bedömts eller anmälts frånvarande räknas som „ännu inte på tur" — och disciplinen förblir därmed ofullständig (se „Resultat & medaljtabell").

En frånvaroanmälan kan tas tillbaka så länge personen ännu inte bedömts. Därefter inte längre: hans match är då redan avgjord och motståndaren har ryckt vidare.

Lag: ett kata-lag behöver alla 3 personer — saknas en tävlar laget inte och lottas inte. Ett kumite-lag behöver minst 2 kämpar; det kämpar då 2 mot 3, och den saknades match räknas som Kiken för motsidan.

Anmäla lag utan namn – uppställningen fastställs först på tävlingsdagen

Vissa dojor vet vid anmälningstidens slut ännu inte vem som tävlar i laget: det avgörs efter sjukdom, vägning och resa. För det kan en plats lämnas tom vid anmälan – i lagets redigerare för anmälan bredvid „Överta från dojo" finns knappen „Lämna platsen tom".

Viktig är skillnaden mellan två saker som båda skulle kunna heta „ofullständig":

• Medlemsantalet stämmer inte – då går anmälan inte att lämna in (röd notis „Ofullständig").
• Antalet stämmer, det saknas bara namn – det är en giltig anmälan (gul notis „Namn öppna"). Laget är anmält i full styrka, lottas helt normalt och kostar samma startavgift. På matchträd, hallmonitor och startlista står fram till komplettering „N.N.".

Komplettera namn går fram till tävlingsdagen – även för redan betalda lag, där annars inget mer kan ändras. I anmälan visas för det knappen „Komplettera namn". Denna väg fyller uteslutande öppna platser: lagstorlek, disciplin och avgift förblir orörda, och en redan besatt plats skrivs inte över. Den som gjort fel låter rätta uppgifterna via „Rätta uppgifter".

Tävlingsledningen ser öppna platser genast. På fliken Lag står berörda lag överst, med antalet öppna platser och ett filter som bara visar dessa. Via „Sköta uppställning" anger tävlingsledningen namnen själv, om dojon inte går att nå. Det är tillåtet för ägare, turneringsadministratörer och medarrangörer – inte för domarbordet. Anger tävlingsledningen namnen, meddelas dojon.

Passar en kompletterad person inte till lagets kategori (ålder, kön eller graderingsgrad), sparas hon ändå och motsägelsen visas. Ett tyst ingrepp i en pågående lottning vore värre än den felaktiga uppgiften.

Har lottning redan skett drar plattformen namnet in i matchträdet, så att hallmonitor, liveticker och bedömningen visar det. En omtryckning av turneringsboken behövs inte: på det tryckta bladet står lagnamnen, inte de enskilda kämparna – det ser efter kompletteringen likadant ut som innan.

Vill du att dina deltagare ska betala startavgiften online direkt vid anmälan, konfigurerar du betalningshanteringen en gång för alla. Ingen fara – du behöver ingen teknisk kunskap för det. Den här guiden leder dig steg för steg genom allt.

Fastställa startavgift per disciplin

Fastställ för varje disciplin startavgiften – separat för enskilda deltagare och lag. Det gör du när du skapar eller redigerar disciplinen (se kapitel 3). Vill du inte samla in några pengar online alls låter du bara avgiften stå på 0 – då är anmälan gratis och du behöver inte de följande stegen.

Avgiftstrappa: tidig anmälan, efteranmälan, tävlingsdag

Många utlysningar anger inte ett pris utan flera – beroende på när man anmäler sig. Exakt det avbildar avgiftstrappan. Du hittar den i turneringsinställningarna och vid disciplinernas standardvärden, i respektive block „Avgiftstrappa"; en brytare visar och döljer den. Den gäller för hela turneringen: disciplinens startavgift förblir grundpriset, trappan lägger bara på eller drar av något.

Tre nivåer finns att välja, var för sig för enskild och lag:

Datumen för efteranmälan och tävlingsdag behöver du inte underhålla – de följer av anmälningstidens slut och turneringsdatumet. Bara datumet för tidig anmälan är obligatoriskt: utan det skulle rabatten aldrig kunna gälla, därför uteblir nivån utan datum. Alla belopp anger du som positivt tal – Tourna Event vet att en rabatt dras av och ett tillägg läggs till.

Ett exempel: startavgift 12 € per disciplin, efteranmälan +5 €, tävlingsdag +10 €. Den som anmäler sig före anmälningstidens slut betalar 12 €. Den som anmäler sig därefter betalar 17 €. Den som fortfarande kompletteras på tävlingsdagen betalar 22 €.

Viktig är skillnaden mellan tillägg och rabatt:

• Tillägget låses fast vid anmälan. Den som anmäler sig i tid betalar det ordinarie priset – även om kassören först överför pengarna veckor senare. Ingen straffas för att betalningen tar tid.
• Rabatten beviljas vid betalning. Tidig anmälan betyder tidiga pengar, inte tidigt klick: den som anmäler sig under perioden för tidig anmälan men betalar först därefter får ingen rabatt.

Lägger en dojo senare till ytterligare en disciplin för en redan anmäld deltagare beräknas bara denna nya post till den då gällande taxan. De redan anmälda disciplinerna behåller sitt pris.

Den anmälande dojon ser tilläggen i kostnadsöversikten – som en egen rad vid varje post, inte först i summan. På den offentliga turneringssidan står trappan där startavgiften också står.

Vad är Stripe – och varför behöver jag det?

Tourna Event hanterar betalningar via Stripe, en av världens största och säkraste betaltjänstleverantörer. Föreställ dig Stripe som en digital kassa: deltagaren betalar vid anmälan, pengarna hamnar först på ditt Stripe-konto och överförs därifrån automatiskt till ditt vanliga bankkonto.

Varför en egen tjänst? För att dina pengar ska flöda direkt till dig och inte gå via Tourna Event. Dina bank- och identitetsuppgifter ligger uteslutande hos Stripe – ett företag specialiserat på säkra betalningar.

• Att skapa ett Stripe-konto är kostnadsfritt. Det tillkommer bara avgifter per betalning (en liten procentsats plus ett fast belopp per transaktion).
• Mer om Stripe: stripe.com

Vad kostar Tourna Event mig?

Tourna Event är medvetet användningsbaserat – du betalar bara när pengar verkligen flödar:

• Skapa, konfigurera turnering och generera lottningen: kostnadsfritt.
• Turneringar som startar före 2027-02-01 är helt kostnadsfria. Fram till dess tillkommer ingen plattformsavgift alls.
• Från och med 2027-02-01 behåller Tourna Event 0,99 € per anmäld disciplin (varje disciplin där en deltagare är anmäld räknas separat; ett lag räknas som en post). Vid en online-betalning dras avgiften automatiskt av – du får ingen separat faktura för det.
• Dessutom tillkommer Stripes transaktionsavgifter (se ovan).
• Är anmälan kostnadsfri (startavgift 0 €) uppstår ingen plattformsavgift.

Går pengarna förbi Stripe – överföring, PayPal eller kontant i kassan –, kan avgiften inte dras av. Den faktureras då i efterhand. Det som gick via Stripe är därmed avklarat och dyker inte upp där igen. Dessa kvitton hittar du senare under Inställningar → Fakturauppgifter (se „Dina egna fakturor från Tourna Event").

Steg 1: Öppna Stripe-inställningarna

Öppna Inställningar och växla till området Stripe. Överst hittar du en statuspunkt: så länge inget ännu är konfigurerat står där Ej ansluten.

Steg 2: Ta del av avgifterna

Kryssa i „Jag har tagit del av Stripes avgifter …". Först därefter går det att ansluta ditt konto. De aktuella avgifterna kan du alltid läsa direkt hos Stripe: Stripes prisöversikt.

Steg 3: Anslut konto

Klicka på Anslut. Ett nytt fönster öppnas direkt hos Stripe. Där guidar Stripe dig genom konfigurationen – det tar bara några minuter:

1. Skapa konto eller logga in – med din e-postadress. Har du redan ett Stripe-konto loggar du bara in.
2. Uppgifter om dig eller din organisation – namn, adress, födelsedatum; för föreningar/företag dessutom organisationsuppgifterna.
3. Bankförbindelse (IBAN) – till detta konto betalar Stripe ut dina intäkter.
4. Bekräfta identitet – oftast via foto av din legitimation. Det är lagstadgat och skyddar mot missbruk.

När du har slutfört alla uppgifter kommer du automatiskt tillbaka till Tourna Event. Statusen hoppar nu till Ansluten (grönt) – ditt konto är redo att ta emot.

Test- eller livemodus?

I området Stripe kan du växla mellan två lägen:

• Testläge – för riskfri utprovning. Här flödar inga riktiga pengar; du kan spela igenom hela anmälnings- och betalningsflödet med ett testkortnummer (t.ex. 4242 4242 4242 4242 med valfritt framtida datum och valfri kontrollsiffra).
• Live – den riktiga driften. Här hanteras riktiga betalningar från riktiga deltagare.

Välja betalningsmetoder

Under Betalningsmetoder fastställer du vad dina deltagare får betala med – t.ex. kort, SEPA-autogiro, Klarna eller PayPal. Vilka metoder som faktiskt erbjuds beror på ditt land och dina Stripe-inställningar.

Publishable Key (bara vid behov)

Fältet Publishable Key (börjar med pk_test_ eller pk_live_) är en offentlig nyckel för kortbetalningen. Normalt behöver du inte ändra något här. Rör detta fält bara om du uttryckligen ombeds göra det.

Vad deltagarna ser

Vid anmälan visas startavgiften, och deltagarna betalar direkt online via de metoder du har aktiverat. Först efter genomförd betalning är anmälan bindande.

Utbetalning till ditt bankkonto

De insamlade startavgifterna samlas på ditt Stripe-konto och betalas därifrån automatiskt ut till din angivna bankförbindelse (Stripe gör det enligt en fast rytm, i början ofta med viss fördröjning). Så snart en utbetalning är på väg får du en notis.

Hantera kontot senare

Så snart ditt konto är anslutet blir knappen Anslut till en Hantera-knapp. Via den öppnar du din personliga Stripe-dashboard (dashboard.stripe.com) – där ser du alla betalningar, utbetalningar och kan ändra dina uppgifter.

Rabatter för dojor, förbund och nationer

Ibland ska inte alla betala samma sak: en partnerdojo som kommit i åratal, en nation med lång resväg, ett förbund som du har en överenskommelse med. Därför finns rabatter.

Du beviljar dem på fliken Deltagare (resp. Nationer vid internationella turneringar): välj dojon och klicka på Bevilja rabatt. Fyra typer finns att välja:

Rabatten gäller för alla fortfarande öppna anmälningar från denna dojo. Redan betalda anmälningar behåller sitt pris – en faktura ändras inte i efterhand.

Bara en rabatt gäller. Är en dojo gynnad både som dojo och via sin nation, gäller den mer specifika: dojo före förbund före nation. Rabatter staplas aldrig.

Du kan sätta rabatten direkt eller erbjuda den via e-post. Vid en inbjudan gäller den först när dojon accepterar – fram till dess står den som „inbjuden" i översikten och dras inte av.

Via procenttecknet bredvid sökningen öppnar du rabattöversikten: där ser du alla beviljade rabatter, vad de utgör på de öppna anmälningarna, och kan återkalla dem.

Andra betalningsvägar: överföring, PayPal, kontant

Inte varje dojo vill eller får betala online med kort. Många föreningskassor gör överföringar, vissa betalar kontant i kassan. För det kan du erbjuda betalningsvägar utanför Stripe.

Är den aktiverad hittar du under Inställningar området Betalningsvägar. Där aktiverar du separat vad du vill erbjuda:

• Överföring – dojon får en faktura med din kontoförbindelse. Du anger kontoinnehavare och IBAN; BIC behöver du inte inom SEPA-området. IBAN:et kontrolleras mot sin kontrollsiffra: en sifferomkastning märks direkt och inte först när tjugo överföringar gått i sanden. Fakturerar du utanför IBAN-området – USA, Japan, Kanada och de flesta länder i Asien och Afrika –, frågar Tourna Event i stället efter kontonummer och bankkod/routing. Vilken form som gäller avgörs av landet i dina fakturauppgifter.
• PayPal – betalning direkt till ditt PayPal-konto. Du behöver klient-ID och hemlighet från din PayPal-app under „Appar & autentiseringsuppgifter". Var uppmärksam på miljön: i sandlådan flödar inga riktiga pengar.
• Kontant – dojon betalar på tävlingsdagen i kassan.

Stänger du av en väg igen finns de angivna uppgifterna kvar – de spärras bara.

Under Fakturaprefix fastställer du vad som står före varje fakturanummer för denna turnering, till exempel KWM26.

Vad dojon ser: i betaldialogen visas ett val så snart det finns fler än en väg. Vid varje alternativ står vad som händer sedan – „betalt direkt" är något annat än „faktura kommer, platserna reserveras i 14 dagar". Väljer den överföring skapas genast en faktura, och dess nummer är samtidigt referensen.

Dina fakturauppgifter

Under Inställningar → Fakturauppgifter står de uppgifter du uppträder med gentemot dojorna: namn, adress, land, registeruppgift, skattenummer, momsregistreringsnummer, bankförbindelse, skatteregel och betalningsvillkor.

De hör till dig, inte till den enskilda turneringen – väl angivna gäller de för alla dina turneringar. Området syns bara för den som själv arrangerar turneringar; i fälten står din bankförbindelse.

Vilka bankfält som visas beror på landet: inom IBAN-området IBAN och BIC, utanför kontonummer och bankkod. Utanför kontrollerar Tourna Event inte formatet – det amerikanska routingnumret har en kontrollsiffra, det japanska inte, det indiska ett fast mönster. En halv kontroll skulle avvisa giltiga konton.

Dina egna fakturor från Tourna Event

Gick pengarna förbi Stripe – överföring, PayPal eller kontant –, fakturerar Tourna Event dig plattformsavgiften i efterhand (se „Vad kostar Tourna Event mig?"). Dessa kvitton står i samma område Inställningar → Fakturauppgifter, under dina grunduppgifter: nummer, status, belopp och Öppna PDF.

Tidigare kom du bara åt dem via länken i mejlet – den som raderade mejlet hade förlorat kvittot. Precis som hos dojon, som hittar sin faktura i den egna anmälan, ligger den nu varaktigt även hos dig.

Utkast visas inte där; du ser bara det som utfärdats bindande. Finns ännu ingen faktura visas listan inte alls.

Fakturor till dojorna

Så snart en anmälan är betald uppstår fakturan av sig själv – oavsett betalningsväg, även vid Stripe. Den går genast per e-post till dojon. Du hittar den på fliken Deltagare → Registreringar via knappen Faktura; i fakturakolumnen på varje rad står Öppna kvitto, så att du slipper öppna översikten först.

I testläge händer det inte – där skapas varken en faktura eller skickas ett mejl. En provturnering med 500 anmälningar skulle annars förbruka 500 fakturanummer, och de går inte att vrida tillbaka.

Fakturor finns oavsett betalningsväg. Även om din turnering bara går via Stripe kan du utfärda kvitton – många dojor behöver dem för sin bokföring. Skillnaden ligger i vad som står på kvittot:

Ett Stripe-kvitto räknas genast som betalt och får inget betalningsvillkor – en uppmaning till någon som redan betalat länge sedan skulle annars stå i varje öppen-lista.

Via knappen Skapa fakturor skapar du dem för flera anmälningar på en gång. Vid överföring, PayPal och kontant uppstår utkast: utskicket är ett andra, uttryckligt steg, och först då uppstår även fakturanumret. Ett misslyckande stoppar aldrig körningen; på slutet står hur många som inte gick.

Listan skiljer på två tillstånd:

• Utkast – ännu inget nummer, osynligt för dojon. Du kan skicka det.
• Skickat eller betalt – bär ett nummer och går att öppna som PDF.

Innan du kan skicka en faktura med belopp behöver du dessutom skattenummer eller momsregistreringsnummer. Det kräver § 14 UStG; utan denna uppgift kan dojon inte bokföra kvittot. Namn och adress finns vid den här tidpunkten redan länge – det kräver Tourna Event redan innan du öppnar anmälan.

Där väljer du också skatteregeln. Förinställt är „Allmännyttig förening", för det är normalfallet: startavgifter från en allmännyttig idrottsförening är momsfria enligt § 4 nr 22b UStG. Passar det inte, ställ om det.

Fakturan går som PDF per e-post till dojon, på dess språk. Vid en överföring står kontoförbindelse och referens också i mejltexten – den som läser på mobilen öppnar ingen bilaga för att skriva av en IBAN.

Skriva ut kvitton och skicka per post

Inte varje dojo läser sina mejl. Via Skriv ut alla kvitton på fliken Deltagare → Registreringar får du samtliga utfärdade fakturor i en PDF-fil – en utskriftsorder i stället för tjugotvå.

Stapeln är sorterad efter fakturanummer, så att den ligger i samma ordning som i din bokföring. Varje kvitto börjar på en ny sida; två dojor hamnar aldrig på samma blad.

Utkast är inte med – de bär ännu inget nummer och är inte bindande. Antalet på knappen anger därför hur många kvitton som verkligen hamnar i filen.

Ett kvitto förblir som det skickades. Vid utfärdandet skapas PDF:en en gång och sparas; varje senare nedladdning levererar exakt denna fil. Det är viktigare än det låter: ändras senare layouten eller en skattetext skulle ett nyskapat kvitto se annorlunda ut än det dojon fick då – båda rimliga, och ingen skulle märka skillnaden. Därför får du vid nedladdningen också dojons språkversion, inte din egen. Det finns exakt ett kvitto, och det är det skickade.

Påminna om saknade fakturaadresser

Sedan en tid tillbaka anger varje dojo sin fakturaadress innan den anmäler sig. Dojor som anmälde sig tidigare står utan – för dem går det inte att utfärda en giltig faktura, och det märks först när du vill fakturera.

På fliken Registreringar visas då knappen Påminn om adress. Den visar först vilka det gäller och vad som saknas i varje fall; först därefter skickas något ut. Varje berörd dojo får ett e-postmeddelande på sitt språk, som säger varför det kärvar och länkar direkt till den egna anmälan.

Några detaljer du bör känna till:

• Det är personer som kontaktas, det är dojon som kontrolleras. Har två personer anmält sig med samma dojo får båda ett mejl – vem som tar hand om det är inte förutsägbart, och en adress räcker för båda.
• Den som anmält sig med två dojor får ett mejl som nämner båda.
• Efter en påminnelse är det tre dagars paus. I listan står när senast man påminde och hur många gånger redan – så ser du vem som ihärdigt inte hör av sig.
• Knappen visas bara om det faktiskt finns berörda.

Bekräfta betalningsingång

Vid en överföring ser du ingången på ditt kontoutdrag – Tourna Event vet inget om det. Du bekräftar den själv.

På fliken Deltagare → Registreringar söker du efter fakturanumret (det står i referensen) och klickar på raden på Markera som betald. Ett fält för referensen finns också; vid kontant i kassan får det stå tomt.

Via filtren ovanför kan listan begränsas till en betalningsväg – t.ex. bara överföringarna.

Dra tillbaka en enskild start

En deltagare drar sig tillbaka, en disciplin anmäldes fel, någon är skadad: på fliken Deltagare hittar du på raden åtgärden Avboka start.

Åtgärden ser bara ägaren av turneringen. En avbokning flyttar pengar och ändrar grunden för plattformsavgiften – en turneringsadministratör hittar därför raden utan denna knapp.

Avbokad är inte detsamma som frånvarande – och skillnaden kostar pengar:

Dialogen ställer båda sakerna bredvid varandra innan du fyller i något. Den som bara inte dök upp anmäls som frånvarande, inte avbokad.

Du anger en anledning – skada, felanmälan, tillbakadragande eller annat. Det är obligatoriskt, eftersom analysen senare berättar för dig varför dojor drar sig tillbaka. Och du avgör om beloppet återbetalas eller stannar hos arrangören. Vid en obetald post bortfaller frågan.

Har det redan skickats en faktura för denna anmälan uppstår automatiskt en kreditfaktura. Originalfakturan förblir oförändrad – den ligger hos dojon, och två versioner av samma kvitto vore värre än en kreditnota bredvid.

Behandla återbetalningar

Avbokade poster med återbetalning hamnar i återbetalningspanelen på fliken Registreringar. Ett klick på Starta körning behandlar dem.

Två världar, och bara en sköter sig själv:

• Stripe-betalningar återbetalas automatiskt.
• Överföring, PayPal och kontant kan Tourna Event inte återbetala – dessa pengar har aldrig gått via plattformen. Dessa fall står som „Ska återbetalas själv". Du överför själv och markerar det sedan som klart.

Misslyckade återbetalningar samlas med sin anledning på raden och kan upprepas enskilt eller samlat. Ett fel stoppar aldrig körningen. Via CSV laddar du ner hela listan för bokföringen.

Skapa en kreditfaktura manuellt

Inte varje kreditnota följer av en avbokning: ett för högt debiterat belopp, en rabatt som beviljats i efterhand. I fakturafönstret står vid varje skickad faktura åtgärden Korrigera.

Du anger kreditbeloppet och en anledning – anledningen står som en post på kvittot och bör fortfarande vara begriplig om ett år. Mer än fakturabeloppet går inte.

Ställa in hela turneringen

Faller turneringen bort hittar du i översikten bland de sista åtgärderna Ställ in turnering. Före bekräftelsen ser du omfattningen: hur många poster som avbokas, hur många dojor som meddelas, hur mycket som flödar tillbaka – och hur mycket av det du själv måste överföra.

Som bekräftelse skriver du av turneringsnamnet. Därefter händer följande:

1. Anmälan stängs omedelbart.
2. Alla poster avbokas.
3. Varje dojo får ett e-postmeddelande på sitt språk – med information om vad som händer med den betalda startavgiften.
4. Återbetalningarna står redo i återbetalningspanelen.

Innan du går live kan du testa din turnering kostnadsfritt och riskfritt. I simuleringsläget skapar systemet testdeltagare (inga riktiga anmälningar), och du kan prova lottning och bedömning. En turnering i testläge visar märket „Testläge".

Så här startar du: öppna dialogen „Publicera turnering". Där hittar du kortet Simuleringsläge med knappen „Starta simulering" (tillgänglig så snart du skapat minst en disciplin).

Vad du kan testa:

• Generera testdata – fyller per disciplintyp (Kata enskild/lag, Kumite enskild/lag) en disciplin med hittade deltagare.
• Lottning och bedömning – helt genomspelbart för dessa aktiva discipliner.
• Betalning – upp till 3 testanmälningar via Stripe i testläge.

Vad som är spärrat i testläge: riktig publicering, offentlig frigivning av anmälan, publicering av lottningen och den oskyddade listexporten. Lottningen kan du ändå skapa och titta på internt – bara för besökare blir den inte synlig.

När du testat klart har du i samma kort två möjligheter:

• Avsluta simulering – stänger av testläget. All testdata raderas; du kan testa igen senare.
• Gå live – ställer turneringen slutgiltigt om till riktig drift. All testdata raderas, och simuleringsläget kan därefter inte längre aktiveras. Förutsättningen är ett fullständigt konfigurerat Stripe-konto i livemodus.

1. Stäng först anmälan – antingen löper anmälningstiden ut, eller så väljer du Stäng anmälan. Så länge den är öppen går det inte att lotta; annars skulle trädet redan vara föråldrat innan den första matchen börjar.
2. Öppna området för lottning/brackets och skapa lottningen – plattformen fördelar deltagarna automatiskt i matchträden (vid många deltagare även på flera tatami/tävlingsytor).
3. Kontrollera resultatet. Passar allt klickar du på Publicera lottning.

Först efter publiceringen ser deltagare och åskådare matchparen.

När delas det upp? Det styr du själv: under Inställningar → Kapacitet per tävlingsyta fastställer du hur många deltagare som högst tävlar på en yta. Blir en disciplin större fördelar lottningen den automatiskt på flera ytor. Värdet gäller som standard för nya discipliner; enskilda discipliner får avvika från det. Litet värde = fler ytor och kortare försökrundor, större värde = färre ytor och längre träd.

Flera tävlingsytor, final & tröstomgång: Vid mycket stora klasser går försöksrundorna separat per tatami; segrarna möts därefter i en gemensam final. Beroende på regelverk finns dessutom en match om 3:e plats resp. en tröstomgång (repechage) med två bronsmedaljer. Under DJKB får förlorarna av tatamifinalerna automatiskt 3:e plats. Om dessa detaljer behöver du inte bekymra dig – lottningen bygger upp dem enligt det valda regelverket.

Seedningslista: hålla isär favoriterna

Möts de två starkaste deltagarna i en klass redan i första omgången är klassen sportsligt urvattnad innan den riktigt har börjat. Exakt mot det finns seedningslistan (WKF Kumite art. 3.3).

Du hittar den i deltagarområdet: välj disciplin, sedan knappen „Seedningslista". Där kryssar du för upp till fyra deltagare – och det i den ordning du klickar på dem: det första klicket är seed 1, det andra seed 2 och så vidare. Ordningen är inget formalia, utan själva innebörden.

Vid lottningen fördelar plattformen dem sedan så här:

• Seed 1 hamnar i början av trädet, seed 2 helt i slutet – alltså i den andra halvan.
• Seed 3 och 4 hamnar i de två mellersta fjärdedelarna.

Därmed kan seed 1 och 2 mötas tidigast i finalen, alla fyra tidigast i semifinalen. De övriga deltagarna fördelas som vanligt slumpmässigt, fortsatt med hänsyn till klubbtillhörighet.

Tre saker bör du veta:

• Seedningen verkar först vid nästa lottning. Den är en förutsättning, inget ingrepp i ett befintligt träd. Seedar du om efter lottningen visas notisen „Lottning föråldrad" – först med omlottningen gäller seedningen på riktigt.
• Den gäller bara vid en enda tävlingsyta. Delas disciplinen upp på flera tatami (se „När delas det upp?") går försöksrundorna separat och seedningen lämnas utanför.
• Den behöver ett matchträd. Vid ren poäng-kata finns inget sådant, alltså inget att seeda heller.

Seeds som under tiden avanmälts hoppas tyst över vid lottningen – de övriga rycker fram till deras positioner.

Seeda får ägare, turneringsadministratörer och medarrangörer – samma nivå som lottningen själv.

Ändringar efter publiceringen

Två saker tar oron ifrån dig här:

• Bedömda discipliner är skyddade. Så snart det finns en första bedömning i en disciplin kan dess lottning inte längre skrivas över av misstag – även „Skapa lottning på nytt" lämnar den orörd och meddelar dig hur många discipliner som därför hoppades över. Så går pågående eller färdiga resultat aldrig förlorade. Fram till den första bedömningen förblir allt fritt ändringsbart (även efteranmälningar och frånvaro). Måste du verkligen lotta om en redan bedömd disciplin, går det bara medvetet med dubbel bekräftelsefråga – de hittillsvarande resultaten raderas då.
• Meddela dojor riktat. Har något ändrats i en redan publicerad lottning kan du via knappen „Meddela dojor" (i notisen „Lottning föråldrad") informera de anmälda dojorna via push – utan att behöva lotta om.

Flytta enskilda deltagare i trädet

Ibland stämmer lottningen inte i det små: två deltagare är uppenbart felaktigt placerade, eller någon hör hemma i ett bestämt frilot. För det behöver du inte lotta om hela disciplinen – det skulle kasta omkull allt som redan skrivits ut och satts upp.

På fliken „Lottning" finns för det åtgärden „Flytta deltagare":

1. Välj disciplinen.
2. Klicka på den deltagare du vill flytta.
3. Klicka på hans mål. Är målet besatt byts båda; är det ledigt placeras deltagaren där. Du behöver inte själv göra skillnaden.
4. Bekräfta – båda namnen står ännu en gång i klartext framför dig.

Trädstrukturen förblir därvid orörd: ingen omgång tillkommer, ingen match försvinner. Flytt sker alltid inom en tävlingsyta.

Varje ingrepp loggas, och disciplinen dyker därefter upp under notisen „Turneringsbok ändrad" – du skriver alltså bara ut dessa sidor på nytt. Flytta får ägare, turneringsadministratörer och medarrangörer.

Offentlig matchträdsvy & turneringsbok

Efter publiceringen av lottningen kan matchträden ses utan inloggning – idealiskt för att dela eller sätta upp. Via området turneringsbok/utskrift exporterar du alla träd samlat som PDF (turneringsbok) i turneringens grafiska profil. Utseendet på matchträden anpassar du under Inställningar → Design.

Den som som deltagare är anmäld frånvarande visas i turneringsboken överstruken med anteckningen „avanmäld" – så stämmer det tryckta bladet vid tävlingsbordet även om någon faller bort med kort varsel.

Närvarolista per tatami

Före den första matchen i en disciplin ropar tävlingsbordet upp deltagarna och kontrollerar vem som är där. För det finns i turneringsboken före varje disciplins matchträd en närvarolista att bocka av – vid uppdelade discipliner en egen lista per tatami med exakt den ytans deltagare.

Listan är ett stående blad med fyra kolumner: kryssruta, startnummer, namn och dojo (vid internationella turneringar står där nationen). Sorteringen sker efter startnummer, inte efter lottningsordning – vid bordet läses nummer upp. I sidhuvudet står vilket tatami det gäller och hur många deltagare som förväntas.

Den som redan i förväg anmälts frånvarande står överstruken på sin nummerplats i listan – utan kryssruta, med anteckningen „avanmäld". Så går du enkelt igenom numren i ordning vid uppropet och ser ändå att ingen glömts bort. Sidhuvudet nämner båda talen, till exempel „24 deltagare · 6 anmälda frånvarande". Långa listor fördelas på flera blad, vart och ett med eget sidhuvud.

Slutgiltigt läge & bara skriva ut ändringarna på nytt

Normalt går du med den kompletta turneringsboken till tryckeriet. Därefter ändras dock nästan alltid något: en efteranmälan, en avanmälan, en rättad lottning, en avbokning på tävlingsdagen. För att du då inte ska behöva trycka om hela boken kommer plattformen ihåg vilket läge du tryckte ut.

1. Efter utskriften frågar plattformen dig: „Markera turneringsboken som slutgiltigt läge?" Bekräfta det så snart utskriften ligger hos dig. Med „Senare" låses inget fast – frågan kommer igen vid nästa utskrift.
2. Ändras något efteråt ser du genast i turnerings-dashboarden notisen „Turneringsbok ändrad" med de berörda disciplinerna.
3. Klick på „Skriv ut ändringar" – du väljer mellan „Bara ändringar" och „Hela boken". Ändringsutskriften innehåller bara sidorna för de berörda disciplinerna, med ett omslagsblad som listar vilka blad du ska byta ut i pärmen och vilka du ska ta bort (om en disciplin helt fallit bort). Har en disciplin slagits ihop i stället för raderats står det uttryckligen där – inklusive den klass där dess deltagare nu tävlar. Under varje disciplin står dessutom vart bladen hör: tävlingsyta och planerad tid, uppdelat på försöksrunda och final – t.ex. „Försöksrunda från 16:04 på pool A, pool D · Final ca 17:51 på pool A". Den som hämtar stapeln från skrivaren ser därmed genast vilket bord han ska till. Finns inget underhållet tidsschema uteblir uppgiften.
4. Därefter frågar plattformen igen om de omtryckta sidorna är det nya slutgiltiga läget. Bekräftar du dyker exakt dessa discipliner inte upp igen nästa gång.

När finalisterna är fastställda

Går en disciplin över flera tävlingsytor möts segrarna därefter i finalen över alla ytor. Vid kata-hybrid (flagg-försöksrunda, sedan poängfinal) är det samma mönster med ett annat blad. I båda fallen kan finalbladet vid första utskriften ännu inte bära några namn – de uppstår först genom försöksrundorna. Det går därför tomt till tryckeriet.

Så snart försöksrundorna är klara och finalisterna fullständigt är fastställda händer tre saker:

1. Du meddelas genast – via push på mobilen, i klockan i sidhuvudet och, om du just har turnerings-dashboarden öppen, som en notis direkt på skärmen. Så får du veta det även om du just står vid tävlingsytan.
2. Disciplinen dyker upp i notisen „Turneringsbok ändrad" – som varje annan ändring också.
3. Omtryckningen bär namnen. På finalbladet står nu de riktiga finalisterna med startnummer och dojo i stället för „Segrare tatami 1". Vid två tävlingsytor fylls även matchen om 3:e plats: där står då de två förlorarna av ytfinalerna.

Du byter alltså bara ut detta enda blad i pärmen, i stället för att skriva av namnen för hand.

Markera slutgiltigt läge och skriva ut ändringar får ägare, turneringsadministratörer och medarrangörer – samma nivå som utskriften själv.

Finalistlista för tävlingsbordet

Ändringsutskriften levererar bladen för en disciplin, sorterade för pärmen. Den som vid bordet vill veta vem som härnäst ska ställa upp i finalblocket – och det över alla discipliner –, skulle för det behöva lägga flera omtryckningar bredvid varandra.

För det finns på fliken Brackets knappen Skriv ut finalistlista: ett enda blad med alla turneringens finalister, grupperade efter disciplin, med startnummer, namn, dojo och en ruta att bocka av – uppbyggt som försöksrundornas närvarolistor.

Med finns bara discipliner vars finalister är fullständigt fastställda; vid två ytor hör de två kämparna om 3:e plats dit. Är ingen fullständig uppställning fastställd ännu säger plattformen det, i stället för att trycka ett tomt blad. Avanmälda står överstrukna.

Skriva ut får vem som helst med bedömningsåtkomst, alltså även domarbordet (Scorer) – inte bara arrangörsledningen. Den visar inget som inte redan finns i matchträdsvyn.

På fliken Tidsschema planerar du tävlingsdagens förlopp: vilken disciplin går när och på vilken tävlingsyta (tatami)? Kompletterat med prisutdelningar, pauser och fria block som insläppet.

Skapa tidsschema automatiskt

1. Öppna fliken Tidsschema och klicka på Skapa tidsschema automatiskt.
2. Plattformen fördelar alla discipliner utifrån dina starttider, antalet tävlingsytor och deltagarantalen över dagen – sorterat efter åldersgrupp och buntat: först försöksrundorna, sedan finalen, sedan prisutdelningen per grupp.
3. Den uppskattade varaktigheten för varje block baseras på deltagarantalet och inlärda genomsnittstider – ju fler turneringar du genomför, desto exaktare blir uppskattningarna.

Den automatiska planen är konfliktfri: en deltagare som tävlar i flera discipliner (upp till fyra) läggs aldrig in på två ytor samtidigt.

Strategin „Finaler på slutet (försöksrundor först)" flyttar samtliga finaler och prisutdelningar bakom dagens sista försöksrunda. Det är det förlopp många arrangörer vill ha på eftermiddagen: kämpa igenom allt först, sedan finalblocket i ett sträck. Vid de övriga strategierna fyller finalerna i stället luckorna mellan försöksrundorna – planen blir då mer sammanflätad.

Vid flerdagsturneringar: vilken disciplin vilken dag?

Går din turnering över flera dagar bestämmer du vad som går på lördagen och vad som går på söndagen – inte beräkningsordningen. Annars skulle det först efter genereringen stå fast när en åldersklass tävlar, och vid nästa körning eventuellt annorlunda. Familjer planerar sin resa efter det.

1. Öppna Hantera discipliner. Vid en flerdagsturnering visas uppe till höger växlaren Lista | Dagar.
2. I vyn Dagar finns en kolumn per turneringsdag, framför den kolumnen Automatiskt. Varje kolumnrubrik anger datum, antal discipliner och summan av deltagare – så ser du genast om en dag är överbelastad.
3. Dra en disciplin till önskad dags kolumn. Tillbaka till Automatiskt betyder: plattformen fördelar den själv igen.
4. Flera på en gång: kryssa för disciplinerna och lägg hela urvalet på en dag via listen ovanför. Tillsammans med filtren (kata, kumite, enskild, lag) blir det ett handgrepp – filtrera, markera allt, dra en gång.

Utan att dra går det också: kalendersymbolen på varje kort öppnar en meny med turneringsdagarna. I själva disciplinformuläret finns för det brickan Turneringsdag.

Vid genereringen håller sig tidsschemat till det: en tilldelad disciplin börjar tidigast på morgonen den dagen, och försöksrunda, tröstomgång, final och prisutdelning hålls ihop – en prisutdelning nästa dag vore inget tidsschema, utan ett fel. Icke-tilldelade discipliner fyller fortsatt luckorna.

Anpassa för hand

• Flytta: dra ett block med drag-and-drop till en annan tid eller yta. Du får sätta det mellan två befintliga block: allt som kommer efter på samma yta rycker automatiskt fram med samma mängd – planerade pauser och ombytestider mellan blocken bevaras därvid. På den gamla platsen blir det inget hål: blocken bakom rycker fram. I en dag utan luckor betyder det att ett block vid flytt med några minuter byter plats med sin granne – där finns helt enkelt inget utrymme för „lite senare". Ett block som redan pågår eller är klart flyttas aldrig automatiskt med; släppa det får du ändå göra var som helst.
• + Post: lägg manuellt till en disciplin/pool (med sökning på namn eller ID), en prisutdelning, en paus eller ett fritt block.
• Placera final: vid varje finalblock sitter knappen Ytor. Där ser du först hur många delfinaler som ryms i detta block och vilka det är – först då är valet av antal ytor ett medvetet beslut. Övergripande betyder: alla delfinaler efter varandra på en yta som du själv väljer. Fördela på ytor lägger dem parallellt på flera tävlingsytor – finalblocket blir därigenom kortare. Innehåller ett block bara en enda delfinal finns inget att fördela; då erbjuder plattformen bara ytbytet.
• Ändringar tas över först med Spara.

Hittar plattformen vid spara eller generering en överlappning (samma deltagare dubbelplanerad samtidigt) visas överst en varningsnotis och de berörda blocken markeras gult. Flytta dem då i tid eller till en annan yta.

Två vyer finns tillgängliga: poolens tidsaxel (kolumner per yta) och agendan (kronologisk lista). Via Skriv ut / PDF skapar du ett anslag för tävlingsdagen.

Domarplaneringen (behov, personal, flaskhalsar) hittar du inte här, utan på egen flik Domare direkt bredvid tidsschemat – se nästa kapitel.

Publicera: „När är det min tur?"

Så snart planen står klar, slå på Publicerad upptill. På den offentliga turneringssidan visas då knappen Tidsschema, som öppnar vyn i en ny flik.

Deltagare och tränare söker där enkelt sitt startnummer eller sin dojo – och ser genast „Dina framträdanden": vilken disciplin när och på vilken yta, inklusive en „Näst på tur"-markering.

Den som är inloggad och deltar i turneringen med sin dojo hittar upptill dessutom två flikar: Totalöversikt (den kompletta tidslinjen med sökning) och Mitt tidsschema. Fliken Mitt tidsschema listar utan sökning alla dojons egna starter kronologiskt – med „Näst på tur"-markering och notisen att en påminnelse kommer via push och i turneringschatten 30 minuter före varje start. Den visas bara om det finns en egen anmälan med publicerat tidsschema.

Pågår turneringen efteråt följer tiderna med. På tävlingsdagen (och i testläge) räknar alla tidsschemavyer – offentligt tidsschema, agenda, poolens tidsaxel, livebedömning och liveticker – med det aktuella läget: en disciplin som pågår förbi sin planerade sluttid visar „försenad" med förseningsminuterna; block som ännu inte startat får en beräknad starttid („planerad 10:00 → beräknad 10:52"). Så ser alla den realistiska tiden i stället för en länge överspelad plan. Före tävlingsdagen håller sig allt till de planerade tiderna.

På fliken Domare planerar du de officiella för tävlingsdagen. Den har två vyer: behov (hur många domare du behöver vid vilken tid) och personal (vem som kommer, när och vid vilken pool).

Personal: skapa och bjuda in domare

Oftast vet du först bara hur många som kommer – namnen följer senare:

1. Skapa dina domare schablonmässigt: ange antal och klicka t.ex. på „Skapa 20 domare". Det skapas platshållare („Domare 1" till „Domare 20").
2. Så snart namnen är fastställda byter du namn på posterna en och en – direkt i listan. Det går så länge inbjudan fortfarande är öppen. Har domaren accepterat är namnet spärrat och hämtas automatiskt från hans profil.
3. Via brevsymbolen bjuder du in en domare via e-post, valfritt med ett personligt meddelande. Efter accept visas automatiskt hans registrerade namn. En öppen inbjudan kan du dra tillbaka när som helst.
4. Poster som inte längre behövs raderar du via papperskorgssymbolen.

Avböjda inbjudningar visas i rött – då vet du genast att du måste planera in ersättning.

Ankomst och avresa

Som standard räknas varje domare som närvarande hela dagen (kryssrutan Heldag). Är någon bara där tidvis, avmarkerar du den och anger ankomst och avresa – vid flerdagsturneringar med datum, annars bara klockslag.

En inbjuden domare får själv ändra sina egna tider – och bara dessa. Så håller din planering sig aktuell utan att du behöver ringa runt.

Poolar och matchledare

Varje domare kan du tilldela till en tävlingsyta (pool) – för hand via urvalslistan eller med ett klick på Fördela automatiskt. Fördelningen är ett planeringsstöd, ingen plikt: avgörande är att det finns tillräckligt med domare vid varje tidpunkt, inte vem som står vid vilken yta. På tävlingsdagen får därför även bordsbesättningen (scorer) fortfarande ändra poolfördelningen.

Kryssrutan Matchledare är en behörighet („den här personen kan vara matchledare"), inte en fast position. Det får och bör finnas flera behöriga per pool: ämbetet roterar mellan disciplinerna bland poolens behöriga domare – aldrig under en pågående disciplin. Har en pool ingen eller bara en behörig, markerar listan det, för då är ingen rotation möjlig. I bedömningstavlan visas den tjänstgörande matchledaren med namn och ett matchledarmärke.

Licenser

Domarlicenser är avgörande för internationella turneringar. Appen känner till två regelverk och håller dem medvetet åtskilda – inget räknas om:

• DJKB/JKA har en stege som avgör funktionen vid mattan: D sidodomare, C huvuddomare, B mattchef, A internationell (dessutom JKA-klassen International).
• WKF utfärdar flera licenser parallellt, separat för kata och kumite: Kata Judge B/A, Kumite Judge B/A, Kumite Referee B, Karate Referee, Tatami Manager.

I kolumnen Licens anger du dem för varje post – så länge inbjudan är öppen. Har domaren accepterat kommer licenserna från hans profil, precis som namnet; kolumnen går då inte längre att redigera. Dina kollegor ser i listan nivån; licensnummer och giltighetsdatum ser bara turneringsledningen och domaren själv.

Utgångna licenser markeras och räknas inte längre in för varningar. De hindrar inget – på tävlingsdagen avgör du, inte mjukvaran.

Vad appen gör med licenserna:

• Matchledarförslag. Täcker licensen mattchefsämbetet (DJKB B eller högre, WKF Tatami Manager), sätts matchledarbehörigheten genast vid skapandet och motiveras i listan. Saknas täckningen står bara en notis bredvid.
• Fördela automatiskt fördelar de starkaste licenserna i tur och ordning på olika ytor, i stället för att hopa dem på en. Ankomsttiden förblir huvudkriteriet: den som kommer först klockan 14 besätter inte ytan klockan 9 ens med A-licens.
• Minimilicens per turnering. I inställningarna fastställer du under Domarnas minimilicens vad dina officiella minst behöver. Kravet är uppfyllt av den som når en av de valda licenserna – WKF kräver ordagrant „Kumite Judge B and/or Kata Judge B". Är urvalet tomt finns inget krav. Den automatiska fördelningen ställer då först en kvalificerad domare vid varje yta, och publiceringskontrollen meddelar var det inte går ihop.

Alla licenskontroller är varningar, inga spärrar – och de tiger helt så länge det inte finns något att kontrollera.

Behov: räcker mina domare?

Tidsschemat kräver vid varje tidpunkt ett bestämt antal domare samtidigt – på flera ytor pågår discipliner parallellt. Vyn Behov visar båda i en kurva: behovet från tidsschemat och närvaron från ankomst- och avresetiderna. Där behovet överstiger närvaron är det en flaskhals – den framhävs och listas med konkret tidsfönster, t.ex. „10:20–11:05 – 4 domare saknas".

I samma vy fastställer du bör- och minimiantal per disciplin – eller övertar turneringens standardvärde. Vid kata är bör-antalet samtidigt panelstorleken: den avgör antalet flaggor, bedömningskolumnerna och strykvärdet (hur många högsta och lägsta poäng som stryks). Därför är bara 5 eller 7 möjliga. Vid kumite är antalet en ren planeringssiffra utan inverkan på bedömningen.

Vad en inbjuden domare ser

Accepterar någon din inbjudan får han i dashboarden en egen, slimmad vy över din turnering: flikarna Översikt, Brackets, Tidsschema, Domare och Resultat. På fliken Domare ser han den fullständiga listan med tider och poolar för alla kollegor – ändra får han uteslutande sina egna ankomst- och avresetider. Allt annat är bara läsbart för honom. Han ser ingen deltagardata, inga anmälningar och inga betalningar, och han kan inte bedöma.

Domare meddelas automatiskt via push när tidsschemat eller deras poolfördelning ändras – och dagen före turneringen påminner ett meddelande dem om start och pool (se kapitlet „Ha koll på notiser").

På tävlingsdagen bedömer du matcherna direkt i appen – helst på en smarttelefon eller platta vid tävlingsytan.

1. Välj din aktiva turnering och öppna mobil bedömning.
2. Du ser alla discipliner med sin status (t.ex. ännu inte lottad, pågår, delvis klar, avslutad).
3. Välj en disciplin, starta nästa match och ange bedömningen:
   • Kumite: poäng för båda kämparna, varningar, matchslut. Reglerna är inlagda beroende på regelverk.
   • Kata: flaggbeslut, poängbedömning eller – under WKF-regelverk – domarnas röstmajoritet. Vid röstbeslut anger du per sida vilken kata som gicks (AKA och AO separat, eftersom varje deltagare under WKF väljer sin egen kata). Uppgiften är frivillig; bryter den mot WKF:s rundregler – samma kata två gånger i rad, oftare än två gånger totalt eller fler än fem olika per tävling (U14 fyra) – visas en notis. Matchen kan ändå bedömas och avslutas. Bara vid röstbeslut löper dessutom tiden sedan matchstart ovanför bedömningen och varnar från 5:00 (tidsgränsen för ett framträdande, för lag inklusive bunkai); diskvalifikationen sätter du själv genom att ge bedömningen 0,0. Vid flaggbeslut och poängbedömning finns ingen klocka – där löper inget, varken upp eller ner. En riktig matchklocka med start, paus och gonggong har bara kumite ändå.
   • Lag-kumite: mötet går som en följd av enskilda matcher (bouts) mellan lagen; varje bout bedöms enskilt. Står det oavgjort på slutet avgör en stickmatch.
4. Med Uppdatera hämtar du när som helst det senaste läget, om det bedöms parallellt på en annan yta.

Varje avslutad match för matchträdet vidare automatiskt.

Matchtiden: mellanslag och gonggong

Vid kumite löper klockan på servern – alla vyer visar samma tid, även monitorn i hallen.

• Mellanslag = start och paus. Vid „Yame" måste du stoppa på bråkdelar av en sekund; mellanslaget är greppet som varje stoppklocka har. Det verkar bara där du också bedömer – i inmatningsfält, på knappar och vid öppen dialog förblir det ett vanligt mellanslag. Vid start/paus-knappen står notisen Mellanslag.
• Gonggongen kommer av sig själv, enligt regelverk: försignalen ljuder under WKF/DKV vid 0:15 återstående tid („Atoshi Baraku"), under DJKB/JKA vid 0:30 („Ato-shibaraku"). Vid matchtidens slut följer slutsignalen – under DJKB två gånger och hörbart annorlunda, som tävlingsreglementet kräver. Båda signalerna kommer bara en gång per omgång; att pausa och återuppta utlöser ingen andra försignal. Efter en återställning och i förlängningen börjar de om från början. Är matchtiden kortare än förvarningströskeln uteblir försignalen.
• Bedömningen påverkas inte av gonggongen. Den avslutar ingen match och utser ingen segrare – det förblir huvuddomarens sak.
• Ljud på eller av: högtalarknappen bredvid klockan slår av gonggongen för din tävlingsyta – att stänga av ljudet för yta 1 lämnar yta 2 orörd. Dessutom kan varje enhet för sig förbli tyst; det hjälper när din platta och hallmonitorn står bredvid varandra och gonggar dubbelt.
• Står det „Aktivera ljud" på knappen? Då väntar webbläsaren fortfarande på ditt tillstånd. Ett klick på den räcker, och från nästa signal kommer ljudet. Webbläsare släpper inte igenom ljud förrän efter ett klick – ett tangenttryck räcker dem inte alltid, särskilt i Safari.

Förlängning (Saishiai): när det står lika efter matchtiden

Står det under DJKB/JKA poänglika när tiden gått ut och ännu ingen segrare är satt, visas under bedömningen knappen Förlängning (Saishiai).

• En ny match börjar. Poängen står åter på 0:0, och varningarna från den ordinarie tiden tas inte över – så föreskriver tävlingsreglementet (WKO B 4.3). Den ordinarie tidens ställning går inte förlorad, appen minns den.
• Klockan hoppar till 2:00. Förlängningen varar alltid två minuter – även när matchen själv var satt till längre. En final går upp till fem minuter, dess förlängning ändå bara två.
• Den startar inte av sig själv. Precis som vid matchstart startar du den vid „Hajime" själv – via knapp eller mellanslag.
• Ovanför klockan står „Förlängning". Därigenom känner du (och hallen på monitorn) igen att just nu pågår tilläggsmatchen och att inte någon råkat nollställa klockan.
• Gonggongen börjar om från början: försignal vid 0:30, i slutet igen den dubbla slutsignalen.
• Står det lika även därefter avgör domarna genom Hantei – det anger du via „Segrare + segertyp". Någon andra förlängning finns inte, knappen visas därför bara en gång.

Vem bedömer på vilken tävlingsyta

Vid turneringsstart tilldelas personalen tävlingsytorna: övertar du en yta stannar du där – även över flera dagar. En andra yta kan du inte dessutom överta; bara turneringsledningen kan flytta eller frige dig. Så hoppar ingen av misstag mellan ytorna.

• Direkt från tidsschemat: övertar du en yta startar bedömningen genast med det tidsschemat anger där – inget ytterligare pool- eller tatamival. Är alla en tävlingsytas försöksrundor klara visas knappen Starta final; väntar därefter fortfarande tröstomgången kommer du på samma sätt direkt in i den.
• Flera vid en yta: ni får dela en yta (bordsbesättningen avlöser varandra, vikariat). Upptill i bedömningshuvudet står „Vid bordet: …" med alla tilldelade; den som just bedömer är framhävd. En kollega tar över via Fortsätt här.
• Översikt: i poolöversikten ser du per yta vem som är tilldelad den – även för de andra ytorna (bara för åskådning). Andras ytor kan du inte överta; en notis visar dig vilken yta du är tilldelad.
• Turneringsledning: ägare, medarrangör och turneringsadministratör kan frige en hel yta eller ta bort enskilda scorer.
• Fel yta? Har du av misstag övertagit fel yta och ännu inte bedömt något där, lämnar du den själv igen med Lämna yta. Så snart den första matchen är bedömd tar turneringsledningen över det.

Diskvalifikation (Shikkaku): frigivning av tävlingsledningen

Sätter du vid mattan en Shikkaku-straff och avslutar matchen vinner motståndaren omedelbart. Nytt är: en Shikkaku är mer än den förlorade matchen. Den spärrar deltagaren från disciplinen – ingen tröstomgång, ingen placering; i WKF till och med från hela turneringen. Eftersom det väger tungt blir spärren först gällande när tävlingsledningen bekräftar den (fyraögonsprincipen).

• Registreras automatiskt: så snart du avslutar matchen med Shikkaku lägger appen upp spärren som „väntar på godkännande". Matchresultatet (motståndaren vinner och rycker vidare) gäller genast.
• „Godkännande väntar": ovanför bedömningsvyn visas en röd notis. Är någon med ledningsrättigheter (ägare, medarrangör, turneringsadministratör) vid enheten, bekräftar hon direkt med Bekräfta. Är ingen på plats går en push-notis till tävlingsledningen.
• Fyra ögon: bekräfta måste någon annan än den person som registrerat Shikkaku.
• Först därefter gäller spärren: deltagaren faller ur tröstomgång och placering (ingen 3:e plats för tatamifinalens förlorare, ingen medalj). Hansoku däremot är bara den förlorade matchen – deltagaren stannar kvar ordinarie i tävlingen och får delta i tröstomgången.

Stickkata: när det står oavgjort efter poäng

Vid DJKB:s poängbedömning stryks den högsta och den lägsta domarpoängen, resten summeras. Står två deltagare därefter lika gäller regeln (WKO C 4.1) i denna ordning:

1. Den lägsta strukna poängen tas tillbaka och räknas med.
2. Hjälper inte det, tillkommer dessutom den högsta strukna poängen.
3. Förblir det lika, måste det stickas: de berörda tävlar igen.

Appen gör det av sig själv. Så snart alla gått och en medaljrangordning är omtvistad visas i bedömningen och på hallmonitorn notisen „Stickkata krävs", och du får knappen Bedöm stickkata. De berörda går då en gång till precis som vid ett normalt framträdande; deras ordinarie poäng bevaras därvid — stickkatan fastställer bara ordningen. Slutar även den oavgjort sticks det igen.

Tills det är avgjort räknas disciplinen som inte avslutad: ingen placering, ingen medaljtabell, inga diplom.

Bara medaljrangerna sticks ut. Längre bak delar likställda platsen (t.ex. två gånger plats 5, därefter följer plats 7).

Under WKF/DKV gäller samma mekanik med en annan regel: där tas inget tillbaka vid lika ställning — att ta tillbaka strukna poäng är en DJKB-regel. Lika totalpoäng betyder under WKF helt enkelt lika ställning, och det avgörs på en medaljrang med en extra kata (art. 5.11). Fram till dess räknas disciplinen likaledes som inte avslutad; längre bak delar de berörda platsen även här.

Har du på fliken Domare tilldelat personer till poolerna, bär domarkorten namnen på de tilldelade domarna i stället för bara nummer; den tjänstgörande matchledaren är markerad. På smarttelefonen är fälten smalare – där står efternamnet, det fullständiga namnet ser du om du trycker på fältet. Är inga domare registrerade förblir det vid de numrerade fälten – bedömningen fungerar likadant i båda fallen.

Avgörandematch: när en rang är omtvistad i WKF-läge

I WKF-round-robin (små kumite-kategorier, „alla mot alla") kan flera deltagare vara poänglika på en medaljrang, och inte heller regelkaskaden (direkt jämförelse, gjorda och mottagna poäng, Ippon, Waza-ari) skiljer dem åt. Då sätter appen upp en avgörandematch – först när alla ordinarie matcher är bedömda:

• Exakt två lika: en extra match mellan båda. Oavgjort finns inte här – står det lika på slutet avgör domarna via Hantei.
• Fler än två lika: en mini-avgörandeomgång – var och en av de likställda möter varje annan en gång; tabellen för denna extraomgång fastställer ordningen (här är oavgjort tillåtet, som i varje round-robin-omgång).

Notisen „Avgörandematch krävs" resp. „Mini-avgörandeomgång" visas med de berörda namnen och knappen för att sätta upp den. Tills allt är bedömt räknas disciplinen som inte avslutad (ingen placering), och hallmonitorn visar fortsatt ytan i stället för „klar".

Vid WKF-kata (bedömning via domarröster) kan en match sluta röstlika genom nedlagda röster. Då erbjuder appen en extra kata: båda går igen, det röstas på nytt. Segraren rycker fram i matchträdet. Förblir det lika igen sätts en ny omgång upp.

Via livetickern följer tränare, föräldrar och åskådare vad som just nu händer på tävlingsytorna – och framför allt när de själva är på tur. Den behöver ingen inloggning och uppdaterar sig av sig själv.

För varje tävlingsyta finns ett kort. Dess tillstånd står upptill: Pågår, Paus, Väntar eller Klar.

Den pågående matchen

Vid kumite står matchtid och poängställning i förgrunden, dessutom båda kämparna med dojo. Färgerna motsvarar din turnerings regelverk: vid WKF/DKV AKA (röd) mot AO (blå), vid DJKB AKA (röd) mot SHIRO (vit). De kommer från lottningen, står alltså redan fast innan matchen kallas upp.

Varningar står direkt vid respektive kämpe och är färgade efter allvarlighetsgrad. Står någon ett steg från diskvalifikation påpekar kortet det särskilt.

Vid kata står den anmälda katan stort på kortet. I poängläge visas efter varje framträdande en poängtavla: domarnas enskilda poäng, den högsta och lägsta överstrukna, dessutom totalpoängen. Den står kvar tills nästa deltagare är på tur. Slutar ett flaggbeslut oavgjort (Hikiwake) upprepas matchen – kortet visar då 2:a omgången och notisen att det nu måste avgöras.

Mellan två matcher förblir kortet inte tomt: det visar nästa match med dojo, eller – om ytan är klar för dagen – placeringarna för den senaste disciplinen.

Visa bara vissa ytor

Från tre tävlingsytor visas upptill filterchips. Tryck på de ytor som intresserar dig – t.ex. bara pool A och pool D. Du kan välja hur många som helst; chippets färg avslöjar dessutom var det just kämpas.

Ditt val sparas, även om du stänger tickern emellanåt. En notis påminner dig om att ett filter är aktivt; Återställ visar allt igen. Pågår något på en dold yta meddelar tickern det och du kan visa den med ett klick.

När går det vidare?

Har du publicerat tidsschemat visar tickern starttiden för varje kommande disciplin. Går en yta ur takt räknar den om: då står det beräknad och den uppskattade tiden i stället för den planerade. Så ser läktaren när det verkligen börjar, i stället för att lita på en plan som länge varit överspelad. Utan publicerat tidsschema uteblir tiderna.

Resultat och medaljtabell

Fliken Resultat visar placeringarna för varje avslutad disciplin och bredvid medaljtabellen efter dojo. Det som räknas är dojon som personen är anmäld för; en lagmedalj räknas en gång för dojon, inte för varje medlem. Delade tredjeplatser är markerade.

Fliken blir synlig så snart du har publicerat lottningen – innan dess står där en motsvarande notis.

På den stora skärmen

Med helskärm drar sig tickern ut över hela webbläsarfönstret – praktiskt för en bärbar dator vid läktaren. För fast installerade skärmar i hallen finns monitorerna (se nästa avsnitt).

Står det skärmar i hallen – vid tävlingsytorna, vid tävlingsledningens bord eller mot läktaren –, kan du styra dem från din plats. Du behöver inte det: har du inga monitorer konfigurerade ändras inget för dig.

Konfigurera monitorer

Öppna Inställningar → Monitor och skapa en post för varje skärm:

• Namn – hur du känner igen den, t.ex. Monitor pool A eller Tävlingsledning.
• Tilldelning – Tävlingsledning (visar översikten av alla tävlingsytor) och/eller enskilda tävlingsytor. Tilldelar du exakt en yta visar monitorn den ytan stort; tilldelar du flera växlar den mellan dem.

Varje monitor får en egen visnings-URL och en QR-kod. Skanna koden på tv:n, plattan eller projektor-datorn – visningen går sedan varaktigt, utan inloggning. Raderar du en monitor blir dess URL ogiltig.

Vid varje skärmbyte spelas kort Tourna Event-animationen. Brådskande utrop och „sista uppropet" hoppar över den och visas genast.

Vad en monitor vid tävlingsytan visar av sig själv

Du behöver inte styra något där:

• Före första matchen rullar disciplinens startlista långsamt förbi – startnummer, namn, dojo. Så ser deltagare och tränare vem som är uppropad medan närvaron kontrolleras.
• Under tävlingen den pågående matchen resp. den aktuella kata-deltagaren med poängställning.
• Trycker bordsbesättningen på paus visas pausskärmen. „Fortsätt" för tillbaka visningen.
• Är ytan klar visar monitorn vilken disciplin som går härnäst där.

Styra från tävlingsledningens bord

I turneringen hittar du fliken Monitorer. Där ser du varje konfigurerad skärm med en liten förhandsvisning och kan växla den:

• Automatik – normalfallet (se ovan).
• Välkomst – turneringsnamn, datum och plats, „Turneringen börjar snart".
• Paus
• Meddelande – fri text med rubrik. För de vanliga fallen finns mallar att klicka på: „{Namn} till tävlingsledningen", „Lunchpaus till {klockslag}", „Prisutdelning {disciplin} pågår nu". Du fyller bara i luckan.
• Startlista och Bara logotyp

Skriva över alla skärmar: för utrop som alla ska se – t.ex. en prisutdelning –, lägger du samma meddelande med ett klick på alla monitorer. En röd banderoll påminner dig om att avsluta den igen; på önskemål tar den slut efter några minuter av sig själv. Avslutar du den återgår varje monitor till det tillstånd den hade innan – inte schablonmässigt till automatiken.

„Sista uppropet" – när någon saknas

Saknas en deltagare vid mattan hjälper monitorn på den ytan inte: den sökta står ju just inte framför den. Bordsbesättningen kan därför ropa upp honom direkt från bedömningen på hallens alla skärmar.

För det väljer den deltagaren från listan för sin egen match – det går inte att skicka valfri text. Uppropet visas genast och försvinner efter 45 sekunder av sig själv; det kan också avslutas i förtid så snart personen är där. Du ser pågående uppråp på fliken Monitorer och kan också avsluta dem.

Styra enskilda tävlingsytor

Tillståndet hänger på tävlingsytan, inte på skärmen. På fliken Monitorer hittar du därför ett eget avsnitt Tävlingsytor – ett kort per yta.

Slår du där om Pool B → Paus, visar varje skärm som representerar pool B pausen: monitorn vid pool B i helskärm, och i en totalöversikt brickan för pool B – medan pool A fortsätter opåverkat. På samma sätt kan du ge en enskild yta ett meddelande eller dess startlista.

Två saker utlöser samma paus, och det är avsiktligt: bordsbesättningen vid mattan och du i styrpanelen. För åskådarna spelar det ingen roll vem som pausat.

Skärm-tillståndet slår ut yttillståndet: sätter du en monitor på Välkomst eller Bara logotyp gäller det för hela skärmen – en välkomst hör en gång för alla inte till en enskild yta.

Gonggong på monitorerna

Monitorn vid tävlingsytan sitter oftast på ljudanläggningen – det är där tidtagningssignalen hör hemma. På fliken Monitorer slår du på tävlingsledningens kort med Gonggong på alla monitorer signalen för samtliga monitorer i turneringen på en gång.

Den här brytaren står över de enskilda tävlingsytorna: är den av tiger alla monitorer. Är den på avgör fortsatt varje yta för sig – via bordsbesättningens högtalarknapp. Bedömningsenheter och liveticker berörs inte; du slår på hallhögtalarna, inte tidtagarens signal vid sitt bord.

Att tänka på vid uppbyggnaden: webbläsare släpper inte igenom ljud förrän någon rört sidan en gång. En monitor i kiosk-drift rörs aldrig – därför förblir den till en början tyst.

En enda beröring räcker. Tryck en gång någonstans på skärmen vid uppbyggnaden; du behöver inte träffa något särskilt. Ljudet är därmed frigivet för den här sessionen. Så länge det saknas visar monitorn nere till höger en liten notis „Ljud blockerat" – försvinner den sitter ljudet.

Safaris inställning Automatisk uppspelning: Tillåt alla hjälper inte här – den gäller video- och ljudfiler, inte klangen som gonggongen skapas med. Verkligen utan beröring klarar sig bara Chrome i kiosk-läge, startat med --autoplay-policy=no-user-gesture-required.

Kontrollera därför ljudet vid uppbyggnaden, inte vid första matchen.

Huvudbrytaren manövreras av arrangörer, turneringsadministratörer och medarrangörer. Bordsbesättningen inte – den slår på ljudet för sin egen tävlingsyta.

Vem får göra vad

• Skapa och tilldela monitorer: arrangörer och turneringsadministratörer.
• Styra live (utrop, paus, skriva över alla skärmar): dessutom medarrangörer.
• Bordsbesättning (bedömare): styr inte monitorerna. Den har exakt två påverkansmöjligheter – pausknappen och „sista uppropet" – och båda verkar bara för sin egen tävlingsyta. Även „Öppna monitor" erbjuder den bara den egna ytan.

• Så snart lottningen är publicerad och bedömd uppstår resultaten automatiskt.
• Det finns en översikt över placeringarna (plats 1–3) per disciplin och en medaljtabell efter dojo.
• Efter turneringen förblir avslutade turneringar hämtningsbara, så att alla kan slå upp resultaten i efterhand.

Visa resultat offentligt – din egen brytare

Om din turnerings resultat är offentliga avgör du själv. Brytaren hittar du upptill på fliken Resultat. Nya turneringar startar utan offentliga resultat; frigivningen av lottningen slår inte på dem samtidigt. Båda är medvetet separerade: lottningen är ett sportsligt beslut, publiceringen ett beslut om personuppgifter.

Slår du på den är för- och efternamn, förening eller nation samt disciplinen för alla placerade hämtningsbara på internet utan inloggning, och sidan blir sökbar via sökmotorer. Ur disciplinen framgår dessutom åldersklass, kön och graderingsgrad. En stor del av deltagarna är minderåriga — därför frågar plattformen innan påslagning och nämner precis dessa fält för dig.

Du kan när som helst dra tillbaka publiceringen. Då är den offentliga resultatsidan inte längre nåbar. Två saker bör du känna till:

• Sökmotorer kan under vissa omständigheter fortsätta ha sidan i sitt register en tid. Tillbakadragandet verkar inte överallt genast.
• Att dra tillbaka är ingen radering. Internt bevaras allt: diplom, turneringsbok, prisutdelningslista och dataexport fungerar oförändrat vidare, och även din interna förhandsvisning på fliken Resultat förblir fullständig.

Årsranglistan berörs inte av brytaren. Den för bara medaljer och poäng över säsongen och nämner ingen enskild turnering; atleter styr sin synlighet där själva i sin profil.

„Fortfarande i tävling" – varför en disciplin saknas

Resultat visar bara slutresultat. En disciplin visas först när den verkligen är klar:

• Kata efter poäng: varje deltagare måste vara bedömd.
• Kata med flaggförsöksrunda: alla finalister måste vara bedömda.
• Kumite och utslagning: finalen måste vara avgjord.

Så länge det inte är fallet står på fliken Resultat en notis som „3 discipliner är fortfarande i tävling" — disciplinen saknas då medvetet i listan och i medaljtabellen, och det går inte heller att skriva ut diplom för den. Det skyddar mot att utropa en segrare innan den sista deltagaren har gått.

Saknas en disciplin trots att allt känns avklarat är oftast enskilda deltagare varken bedömda eller anmälda frånvarande (se „När någon inte kommer på tävlingsdagen").

På fliken Brackets ser du däremot fortsatt mellanläget — det är bordsbesättningens arbetsredskap. Där bär ännu inte gångna deltagare ett „—" i stället för en poängsumma, och medaljer visas först när disciplinen är avslutad.

Direkt bredvid resultaten hittar du i turnerings-dashboarden området Diplom. Med det utformar och skriver du ut diplom för de placerade – enskilt eller samlat. Per turnering finns exakt en diplommall, som sparas för respektive turnering.

Området har fyra vyer:

• Mallar: välj bland 30 färdiga, tryckvänliga mallar (förbund, klassisk, japansk, modern, barn). Ett klick på Använd öppnar mallen i redigeraren.
• Mina diplom: ditt personliga, turneringsövergripande bibliotek. Här ligger alla diplom du sparat i redigeraren – de tillhör dig och kan återanvändas för varje turnering. Per kort kan du öppna ett diplom (laddar det i redigeraren), byta namn på det eller radera det.
• Redigerare: anpassa diplomet fritt – placera texter, linjer och bilder genom att dra, ändra typsnitt, storlek, färg och position, ladda upp en egen logotyp eller bakgrundsbild. Via platshållare (t.ex. namn, placering, disciplin, förening, datum) sätts vid utskriften automatiskt de riktiga deltagaruppgifterna in. Du har två sätt att spara: Spara för denna turnering fastställer designen som diplomet för den här turneringen (som även dina medarrangörer och bordsbesättningen skriver ut); Spara i mitt bibliotek lägger en kopia i Mina diplom, så att du kan öppna den igen senare vid nästa turnering.
• Utskrift: här ser du resultatlistan (plats 1 till den valda gränsen). Välj enskilda rader eller alla och skriv ut diplomen via webbläsarens utskriftsdialog – enskilt eller som stapel. Utskrivna diplom markeras automatiskt; via Dölj utskrivna döljer du dem, och med Återställ markerar du ett diplom som outskrivet igen.

Vid prisutdelningen står någon vid mikrofonen och ropar upp de placerade. Diplomstapeln duger dåligt för det: den är sorterad stigande efter plats, men hedras görs nedifrån och upp, och dojon står inte i uppläsningsordning på den.

För det finns i turnerings-dashboarden snabbåtgärden Skriv ut prisutdelningslista. Den levererar ett eget blad per disciplin – i uppropsordning:

• 3:e plats först, sedan 2:a, sedan 1:a. Vid DJKB och vid WKF:s tröstomgång finns två tredjeplatser; båda står med.
• Per plats: startnummer, fullständigt namn och dojo – vid internationella turneringar nationen i stället för dojon. Vid lag lagnamnet med medlemmarna under.
• Namnen är satta betydligt större än i turneringsboken: listan läses i hallbelysning på armlängds avstånd, inte vid bordet från 30 centimeter.
• Framför varje plats står en ruta att bocka av, så att du under hedrandet kan hålla reda på vem som redan varit på podiet.

Ett blad per disciplin betyder: den som hedrats läggs undan.

Vilka discipliner som går att välja

Före utskriften väljer du vilka prisutdelningar du behöver. Att välja bland finns bara avslutade discipliner – samma regel som vid resultaten och diplomen (se „Fortfarande i tävling"). En halvfärdig lista vid mikrofonen vore värre än ingen alls: du skulle ropa upp någon på podiet som fortfarande tävlar.

Är ingen disciplin klar ännu säger plattformen det direkt, i stället för att öppna ett tomt urvalsfönster.

Redan utskrivna listor är avmarkerade i urvalet, men går att kryssa i igen – för det fall att ett blad kommer bort. Ändras placeringen i efterhand (rättelse, diskvalifikation i efterhand) räknas disciplinen automatiskt som inte utskriven igen: du ska inte hedra efter ett föråldrat blad.

All data för din turnering kan laddas ner som ett arkiv – för egen arkivering, för förbundet eller för vidarebearbetning i Excel. Knappen hittar du i turnerings-dashboarden under Översikt › Exportera data.

Bara turneringens ägare får exportera. Turneringsadministratörer och medarrangörer inte: i arkivet står den fullständiga deltagarlistan inklusive kontaktuppgifter för alla anmälande föreningar.

Du får en ZIP-fil med:

• en CSV-fil per område – registrations.csv, competitors.csv, teams.csv, draw.csv, kata-scores.csv, results.csv, disqualifications.csv. Dessa filer öppnar du direkt i Excel.
• tournament.json – samma innehåll, men fullständigt, inklusive de interna lottningsdata (poolar, tröstomgång, stickkata). För program som vidarebearbetar datan.
• README.txt – förklarar vad som står i vilken fil.

Filnamn och kolumnrubriker är engelska, oavsett ditt inloggningsspråk. En CSV-fil bär inget språk, och ett arkiv vars kolumner heter olika beroende på användare går inte att utvärdera. Namn på discipliner, föreningar och personer står däremot precis så som de registrerats i plattformen.

Vid läsningen av tabellerna hjälper det att veta:

• I competitors.csv står en rad per deltagare, även om han är anmäld i tre discipliner. Disciplinerna står i en egen kolumn.
• I teams.csv är däremot varje plats en egen rad – så ser du även en ännu obesatt plats mitt i en uppställning (slot_open = yes).
• En disciplin utan slutresultat visas i results.csv med anledningen i kolumnen pending_reason (t.ex. fortfarande i tävling eller öppen diskvalifikation).

Exporten går när som helst – även i utkast eller mitt under tävlingen; då är det helt enkelt ett mellanläge. Går din turnering i simuleringsläge står det redan i filnamnet, så att en övningsdatamängd senare inte hamnar bredvid en riktig.

Du behöver inte göra allt själv. Du kan ge andra personer olika rättigheter:

• Scorer: får registrera bedömningar på tävlingsdagen (bordsbesättning i livebedömningssystemet).
• Medarrangör: får hantera deltagare och inställningar.
• Turneringsadministratör: har omfattande rättigheter för turneringen – inställningar, discipliner, deltagare, tidsschema. Vad som har med pengar att göra stannar hos dig: fakturor, rabatter, betalningsvägar, återbetalningar och att dra tillbaka en start ser bara turneringens ägare. Där går adresserna och beloppen för alla dojor ut – det är ingen förvaltningsuppgift man delegerar.
• Domare: den officiella vid mattan. Han ser översikt, brackets, tidsschema, domarlistan och resultaten – allt bara läsbart – och kan enbart ändra sina egna ankomst- och avresetider. Bedöma får han inte. Han bjuds inte in här, utan på fliken Domare (se kapitlet „Domare").
• Kassör: personen vid entrén. Hon skannar inträdesbiljetter, släpper in åskådare och säljer resterande biljetter kontant. Hon ser bara kassaappen (skanner, biljettlista, översikt) – inte bedömningen, inte inställningarna (se kapitlet „Inträdesbiljetter för åskådare").
• Insläpp: personen i innerområdet. Hon skannar deltagarbrickor och registrerar närvaron. Hon har inget med pengar att göra (det är kassörens sak) och inget med bedömningen (se kapitlet „Deltagarbrickor").

Så bjuder du in någon

1. Öppna vid din turnering Roller & åtkomst.
2. Välj rollen och ange e-postadressen.
3. Personen får en inbjudningslänk (magisk länk). Efter att ha klickat och loggat in har hon genast de passande rättigheterna.

Vid större turneringar blir hallen förr eller senare full. För att du ska veta hur många åskådare som kommer – och för att ingen ska stå framför en stängd dörr – kan du sälja inträdesbiljetter online och kontrollera dem vid entrén via QR-kod.

Åskådare behöver inget konto för det. De anger förnamn, efternamn och e-postadress, betalar och får biljetterna direkt via mejl.

Slå på försäljningen

1. Öppna vid din turnering Inställningar och där avsnittet Inträdesbiljetter.
2. Slå på Sälj inträdesbiljetter.
3. Ange pris per biljett och åskådarplatser. Valfritt: insläpp för åskådare – klockslaget står då på biljetterna och i bekräftelsemejlet.
4. Spara. Från och med nu visas ett biljettområde på din offentliga turneringssida.

Vad åskådaren får

Efter betalningen kommer ett mejl med en QR-kod per köpt biljett. Den som köper tre biljetter får tre koder – vid entrén visar varje person sin egen. Biljetterna går dessutom att hämta direkt efter köpet på bekräftelsesidan och kan skrivas ut enskilt.

Ge bort fribiljetter

För hedersgäster, sponsorer eller hjälpare delar du ut fribiljetter: förnamn, efternamn, e-post – biljetten går ut genast, med egen QR-kod och utan prisangivelse.

En ännu inte inlöst fribiljett kan du dra tillbaka; koden blir ogiltig och platsen ledig igen. Den som redan står i hallen kan inte i efterhand kastas ut.

Restbiljetter för dagskassan

Strax före tävlingsdagen skriver du ut de kvarvarande biljetterna för att sälja dem kontant i kassan. Är 260 av 300 biljetter sålda skriver du ut 40 biljetter – var och en med egen QR-kod, fyra per A4-sida med skärmärken.

Så här går det vidare: skriv ut → klipp till med sax → lägg i kassan → sälj kontant på tävlingsdagen och skanna helt normalt vid insläppet. Vid papperstrassel kan du skriva ut samma ark igen när som helst – det uppstår därvid inga nya biljetter, det är samma koder.

Skanna vid entrén

Kassan öppnar du i turneringen under Översikt → Öppna kassa – helst med mobilen. Punkten visas så snart biljettförsäljningen är aktiv; adressen lyder /box-office/din-turnering. Den som bjudits in som kassör hamnar direkt där efter inloggning.

Appen har tre punkter: skanner, biljetter, översikt.

1. Skanner: ge kameran tillstånd, håll QR-koden i ramen.
2. Resultatet visas i stort format – giltig, redan inlöst, ogiltig, annan turnering eller dagskassa.
3. Först ditt tryck på Bekräfta insläpp avvärderar biljetten.

Två fall som regelbundet inträffar vid entrén:

• „Redan inlöst" med klockslag: med den här biljetten har någon redan kommit in – oftast via samma skärmdump. Klockslaget är ditt bevis.
• „Dagskassa – ej betald ännu": en tryckt restbiljett. Kassera in först, bekräfta sedan. Skärmen visar beloppet stort och ser medvetet annorlunda ut än „giltig", så att ingen av misstag kommer igenom gratis.

Glömt mobilen? Sök personen under punkten Biljetter på namn eller e-post och släpp in henne därifrån. Det verkar precis som en skanning – biljetten är därefter avvärderad, med anteckningen „manuellt insläppt".

Vid dåligt nät meddelar skannern det uttryckligen och försäkrar dig om att inget kontrollerats och inget avvärderats. Du kan riskfritt skanna igen.

Håll överblicken

Punkten Översikt besvarar tävlingsdagens enda fråga: Ryms alla fortfarande? En stapel visar vem som redan är inne, vem som fortfarande väntas och hur många biljetter som ligger i kassan. Dessutom omsättning, sålt online, bortskänkt och sålt kontant.

I hallen får bara den som hör till gå in i innerområdet – inga föräldrar, inga vänner. Lösningen är analog och urgammal: en namnbricka i ett halsband, i en genomskinlig ficka, runt halsen. Nytt är bara att plattformen skapar dessa brickor, att en QR-kod sitter på dem – och att skanningen vid entrén samtidigt sätter närvaron. Därmed faller närvarolistan av på köpet, som annars förs med kulspetspenna på papper.

Det finns fem sorters brickor: deltagare, ledare, arrangörsteam, domare och gästkort för människor utan anmälan (läkare, press, hedersgäster).

Slå på brickor

1. Öppna vid din turnering Inställningar, avsnittet Deltagarbrickor.
2. Slå på Använd deltagarbrickor.
3. Bestäm fyra saker: foto, utskriftsväg, vad som står bredvid namnet, och färg- eller svartvitt-utskrift.

Foto på brickan

Tre möjligheter: inget foto, valfritt (den som har lagt in ett brickfoto får det utskrivet) och obligatoriskt.

Fotot kommer från atletprofilen, avsnittet Brickfoto – och uttryckligen inte från profilbilden som visas bredvid namnet i chatten. Det är ofta en semesterbild eller en föreningslogotyp; vid entrén jämförs det dock mot ett ansikte. Varje atlet underhåller sitt eget brickfoto; det ligger i ett privat lager och syns bara för arrangören av den turnering han är anmäld till.

Befintliga anmälningar förblir giltiga – regeln gäller bara nya. Vid påslagning säger plattformen dig hur många deltagare det skulle beröra, och frågar.

På den offentliga turneringssidan står fotokravet före anmälningsknappen. Den som missar det får det igen i anmälningsassistenten, där med namnen på dem som saknar bilden – tillsammans med en färdigformulerad uppmaning att vidarebefordra.

Vem som skriver ut

• Vi skriver ut och delar ut vid entrén. Ark med 10 kort vardera, för att klippas isär. Deltagarna får sin bricka när de anländer.
• Deltagarna skriver ut själva. Efter betald anmälan går automatiskt ett mejl med alla brickor som PDF till den anmälande dojon. Sparar papper och arbete vid entrén – kostar visshet om att verkligen alla har ett kort.

Vid en efteranmälan kommer ett andra mejl med bara de nya brickorna. Det första förblir giltigt; ingen behöver klippa ut tolv kort en andra gång.

Mejlet är kvällen innan ofta det från för tre veckor sedan, försvunnet i inkorgen. Därför finns samma ark också att hämta själv: under Min anmälan ligger knappen Brickor som PDF – samma PDF som i mejlet, inte en andra. En enskild deltagare ser där i stället för arket sin egen QR-kod; han behöver ingen PDF, han håller mobilen mot skannern. Båda delarna finns bara om du ovan valt „Deltagarna skriver ut själva".

Färg eller svartvitt

I svartvitt känner man igen arrangörsteamet från ungefär 5 meter i stället för 10. För en hall med en yta räcker det. Vid fyra ytor och 400 åskådare lönar sig färgskrivaren. Layouten är identisk i båda versionerna – en omtryckning passar alltid till den redan skurna stapeln.

Skriva ut brickor

Öppna i turnerings-dashboarden fliken Deltagare och där underfliken Brickor. Utskriftsark, anslag för självincheckning och gästkort ligger tillsammans.

1. Uppdatera läge stämmer av brickorna mot anmälningsläget: saknade tillkommer, ändrade dras med, bortfallna dras in.
2. Välj vem du skriver ut för – allt, en enskild dojo eller bara aldrig utskrivna.
3. Före utskriften ser du det första kortet i originalstorlek. Kontrollera innan 120 stycken hamnar på papper.

Filtret bara aldrig utskrivna är normalfallet på tävlingsmorgonen och därför redan påslaget den dagen: bara eftersläntrarna. Kvällen innan är det avstängt – då skrivs hela stapeln ut. Det fångar även upp ändrade kort igen: ändras ett startnummer räknas kortet som outskrivet, eftersom stapeln på bordet visar något annat.

Domarbrickor

Domare får sin bricka automatiskt, så snart du skapar dem på fliken Domare – det finns ingen andra plats där du måste registrera dem.

Två skillnader mot deltagarkortet:

• I stället för ett startnummer står ytan som domaren är tilldelad. Utan tilldelning förblir fältet tomt; det är inget fel, utan det normala läget kvällen innan. Tilldelar du senare dras kortet med vid nästa uppdatera läge – med samma kod.
• En platshållare som „Domare 7" får också ett kort, bara utan foto: han är ännu ingen person, utan en planerad position. Accepterar någon senare inbjudan träder hans namn in i stället och hans brickfoto tillkommer.

Fotokravet från inställningarna gäller inte för domare. Det riktar sig till anmälande dojor; domarteamet fastställs ofta först kvällen innan.

Gästkort för läkare, press och hedersgäster

En läkare, en borgmästare, en pressfotograf har varken anmälan eller konto. För dem finns gästkortet: obligatoriskt är bara funktionen, inte namnet.

Ett namnlöst funktionskort är ett normalfall, inget fel – räddningstjänsten vet ofta inte kvällen innan vem den skickar. Fem kort „Sjukvårdstjänst", numrerade 1 till 5.

Alternativet markera särskilt ger kortet samma stora huvudband som arrangörsbrickan. Slå på för läkare och sjukvårdstjänst. För hedersgäster hellre inte: den som sticker ut blir tillfrågad om tidsschemat hela dagen.

Gästkort utfärdar medarrangör och uppåt – att utfärda innebär att bevilja tillträde. Tillbakadragna kort finns kvar i listan med tidpunkt och namn.

Skanna vid entrén

Insläppet öppnar du på fliken Översikt via Öppna insläpp. Det är en egen, smal mobilvy – ingen dashboard med spärrade områden. Först ser du en mellanskärm med turneringsnamnet; den finns medvetet kvar, för det är det enda stället där en hjälpare märker att hon fortfarande har appen öppen från förra helgen.

Sedan:

1. Ge kameran tillstånd, håll QR-koden i ramen.

2. Resultatet täcker skärmen, vid befintligt foto med stor bild – jämförelsen människa↔kort är själva syftet.

3. Först ditt tryck på Bekräfta närvaro sätter den.

Dessa fall skiljer skannern mellan: giltig · var redan här (med klockslag) · okänd kod · fel turnering · tillbakadraget kort · avanmäld, men står här · en inträdesbiljett som hamnat i fel skanner · och utan nät. Varje fall har en egen symbol och ett eget ord, inte bara en egen färg – i en ljus hall, på en mobil med skyddsfilm, räcker inte färg ensamt.

Fallet „Avanmäld – men står här" är det mest värdefulla: lottningen gjordes utan denna person, och tävlingsledningen måste få veta det. Släpp in och meddela. „Kort tillbakadraget" är däremot det enda fallet utan väg vidare – det finns ingen knapp som släpper igenom. Det är en lättnad: du behöver inte förklara för någon varför du inte gör ett undantag.

Glömt brickan i bilen? Under kameran står Sök namn. Träffraden säger dig samtidigt om personen redan är här – vid syskon med samma efternamn är att gripa fel rad annars normalfallet. En andra skanning samma dag är för övrigt inget fel: den första tidsstämpeln står kvar.

Fel tryck? Direkt efter registreringen står ett Ångra i 8 sekunder under meddelandet. Därefter går vägen via Historik – dina senaste åtta händelser. Tillbakatagna rader förblir gråtonade, så att du inte behöver undra om du inbillade dig det.

Domare utan namn. Står det på kortet bara „Domare 7" frågar du ändå efter namnet. Ange det direkt – huvudknappen heter då Ange namn och släpp in och sköter båda delarna. Namnet står därefter även vid bedömningsbordet. Är det bråttom finns bredvid Släpp in utan namn.

Dåligt hall-wifi är normalfallet, inte undantaget. Insläppet hanterar det så här:

• Kontroll sker bara online. Utan nät vet ingen om ett kort dragits tillbaka – huvudet säger då uttryckligen „Ej kontrollerad" och aldrig „giltig".
• Registrering sker ändå. Närvaro buffras och skickas i efterhand så snart det fungerar igen; en räknare upptill visar hur många händelser som väntar. Att stoppa en kö på 40 personer för att wifi:t skakar vore den större skadan.
• Kameran blockerad? Bredvid instruktionen för att ge tillstånd står Fortsätt utan kamera – direkt till namnsökningen.

Hjälpare utan konto: åtkomstlänken

Föräldern som klockan 7 på morgonen anmäler sig som hjälpare skapar inget konto klockan 7:10. För det finns i översikten den andra knappen: Överlämna insläpp till hjälpare.

Där skapar du en åtkomstlänk, ger den en beteckning („Entré norr") och lämnar över den på tre sätt: QR att fotografera av, kopiera länk (för meddelandet till den som fortfarande sitter i bilen) eller utskrift att sätta upp – för hjälparbyte vid entrén.

Länken öppnar insläppet utan inloggning, för exakt denna turnering, och kan precis det som rollen insläpp kan: sätta och ta tillbaka närvaro. Inga pengar, ingen bedömning, inga inställningar. Den löper ut vid tävlingsdagens slut klockan 23:00, och dialogen visar dig när den senast användes – så känner du igen en glömd länk.

Hjälpare med konto behöver ingen länk. För dem räcker rollen Insläpp under Roller & åtkomst; de hamnar efter inloggningen direkt på insläppets mellanskärm. Åtkomstlänkar delar ut och återkallar medarrangör och uppåt – den som skannar delar inte ut åtkomster.

Självincheckning utan personal vid entrén

Inte varje arrangör kan ställa någon med en enhet vid entrén. Då skriver du under Deltagare › Närvaro › Skriv ut brickor & anslag ut ett A4-anslag och tejpar upp det på dörren. Den som kommer in skannar det med sin egen mobil och bekräftar sin närvaro – inloggad för hela sin grupp på en gång, annars via sin egen brickkod.

Vem är här?

På fliken Deltagare finns underfliken Närvaro, bredvid dojor, deltagare, lag, discipliner och registreringar. På tävlingsdagen står den först, annars dojorna. Avgörande är datumet – klockan 7:30 på turneringsmorgonen behöver du vyn, inte först när någon ändrar statusen.

Den här skärmen besvarar inte „hur många procent", utan kan jag starta yta 2?

Överst: startfrigivningen, ett kort per yta. Inte per disciplin – det är en yta som startas, och exakt så ställs frågan vid bordet. Varje kort visar nästa uppråp och det efter det, dessutom bedömningen i ord: Startklar eller 3 saknas. Under det står namnen på de saknade; ett klick på det checkar in personen, och vid noll hoppar bedömningen om. Saknas minst tre från en dojo säger kortet det uttryckligen – ett samtal till tränaren i stället för sex sökningar.

Under det: listan efter dojo, hopfälld. Så anländer folk: som en buss, inte som enskilda personer. En rad små brickor visar per person grönt eller grått – fjorton gråa brickor bredvid varandra ser annorlunda ut än fjorton utspridda. Saknas en hel grupp glider den upp och tar med sig tränarens telefonnummer direkt. Alla här sätter hela gruppen på en gång.

Till höger: läget. I stället för en förloppsstapel historiken över ankomsterna per 10 minuter och en mening om nästa timme. „76 %" är avslappnat klockan 8:00 och ett problem klockan 8:55 – siffran ensam säger inte det.

Incheckning är ett klick. Ångra kräver två, och kontrollfrågan står på raden – bland 180 likadant utseende rader ska ingen bekräfta fel rad. Via sökningen (tangenten /) hittar du någon på namn eller startnummer, Enter checkar in den första träffen.

Domarna räknas separat med. Varje yt-kort har en egen rad för det, och ett eget avsnitt listar alla, sorterade efter yta. Anledningen till separeringen är praktisk: en saknad deltagare betyder samtal till dojon, en saknad domare samtal till matchledaren. Två tal, två samtal. Det som förväntas är den som är tilldelad ytan – något börvärde behöver du inte lagra någonstans. Har du inga domare tilldelade uteblir raden helt.

Det räknas mot de lottade, inte mot de anmälda: den som inte står i trädet blir inte heller uppropad idag. Är en disciplin ännu inte lottad står det vid talet. Avanmälda räknas aldrig som saknade.

Avanmäld – och ändå här

Det mest värdefulla tillståndet på hela skärmen: någon har avbokat i förväg, lottningen gick utan honom, och nu står han vid bordet. Det är inget fel, men någon måste bestämma.

Till höger samlar blocket Dra med i lottningen dessa fall, sorterade efter brådska. Två vägar:

• Efterlotta tar tillbaka avanmälan och sätter personen i det befintliga trädet. Berörda andra dojor meddelas – den som hittills hade ett frilot har nu en motståndare.
• Förblir utanför döljer posten för denna förmiddag.

Efterlotta får medarrangör och uppåt. Insläppet ser fallet, så att det kan rapportera det, men griper inte in i ett publicerat träd.

Saknade på hallmonitorn

Den som saknas står ofta i samma byggnad – vid dryckesståndet eller på läktaren. Knappen Visa på hallmonitor lägger de saknade för de nästa uppropen stort på skärmarna i fem minuter: startnummer, namn, dojo, sorterat efter brådska.

Vid ytor där det just bedöms visas den inte – en pågående bedömning får inget skymmas. Efter fem minuter frigör skärmen sig själv igen.

Foton av barn

Majoriteten av deltagarna är minderåriga. En bild går in i profilen, hamnar på ett tryckt kort och visas på tävlingsdagen på en insläppshjälpares mobil. Det är tillåtet och syftet är legitimt – men säg det till de berörda. På den enskilda utskriften står notisen automatiskt med på bladet.

Vill du informera alla anmälda dojor (t.ex. om tidsschemaändringar)?

1. Öppna vid din turnering Skicka meddelande.
2. Skriv ditt meddelande.
3. Det skickas via e-post till de anmälda deltagarna.

Tourna Event har en inbyggd chatt. Du når den från var som helst via den svävande pratbubblan nere till höger — och dessutom som fliken Chatt i varje turneringsvy. Så kommer alla inblandade överens direkt i appen, utan WhatsApp och tillrop.

Chattbubblan — nåbar varifrån som helst

Klicka på pratbubblan, så öppnas till vänster din kontaktlista som ett träd. Överst ett sökfält och en knapp för att lägga till nya kontakter. Under det områdena:

• AI — din privata AI-assistent (se nedan).
• Direkt — dina pågående enskilda samtal.
• Kontakter — dina bekräftade personliga kontakter.
• Mina grupper — dina egna gruppchattar.
• Dojor — kanalerna för dina dojor.
• Turneringar — per turnering de kanaler du har tillgång till.

En färgad prick vid en person visar hennes status: online, frånvarande eller offline.

Personliga kontakter

Personliga kontakter gäller turneringsövergripande — väl förbundna förblir ni i kontakt, oavsett vilken turnering ni just nu deltar i.

• Förfrågningar: via Lägg till kontakt söker du en person eller anger hennes e-post. Har hon inget konto ännu skickar vi en inbjudan i ditt namn — registrerar hon sig senare blir det automatiskt en kontaktförfrågan.
• Bekräfta: en förbindelse uppstår först när båda samtycker. Inkommande förfrågningar kan du acceptera eller avböja.
• Blockera: den som stör dig kan du blockera — hon kan då inte längre skriva till dig. Senare kan du när som helst avblockera igen.

Privata meddelanden & egna grupper

• Direktmeddelanden: klicka i kontaktlistan på en bekräftad kontakt för att skriva direkt till henne. Dessa samtal bevaras varaktigt.
• Egna grupper: via Ny grupp skapar du en privat gruppchatt och hämtar in personer från dina kontakter, dojor eller turneringar. Skaparen är admin och kan via menyn i sidhuvudet hantera medlemmar (lägga till och ta bort) eller radera gruppen. Varje medlem kan lämna gruppen när som helst. Dessa grupper är helt privata — ingen arrangör ser dem.

Dojo-kanaler

Tillhör du en eller flera dojor, har varje en fast „Alla"-kanal. Alla dojomedlemmar visas samtidigt som kontakter — så förblir ni i kontakt även utanför en turnering.

Turneringschatten

Varje turnering har under Turneringar egna kanaler för de inblandade på tävlingsdagen.

Vem som har tillgång: varje medlem med en roll i turneringen — tävlingsledning, scorer och domare.

Rollkanalerna:

• Alla — varje medlem.
• Tävlingsledning — ägare, administratörer och medarrangörer.
• Domare (internt) och Scorer (internt) — bara respektive grupp. Tävlingsledningen läser inte med här; domare kan rådgöra ostört.
• Domare & ledning / Scorer & ledning — för avstämning med ledningen.
• Mattpersonal — scorer och domare tillsammans.
• En grupp per tävlingsyta (t.ex. „Tatami 1").

I varje kanals sidhuvud står vem som läser med — så är det alltid klart hur konfidentiell en kanal är.

Din dojo i turneringen: är du anmäld till en turnering får du automatiskt en grupp med de andra anmälarna från din dojo i den turneringen. Du ser där bara personerna från din egen dojo — inte organisations- eller de interna kanalerna.

Den stora deltagarchatten: arrangören kan aktivera en chatt för alla deltagare i en turnering. Den är frivillig — du går med själv och kan lämna den när som helst igen; som standard är du inte med. (Aktivera: som arrangör i turneringen under chattinställningarna.)

Utrop, bilagor & AI

Utrop (bara tävlingsledningen): via Utrop skickar du ett meddelande till alla. Det visas hos alla genast som en popup, som bara försvinner med „Läst", och skickas dessutom som push till mobilen. Du ser därefter vem som läst det och vem som fortfarande saknas.

Bilagor: i turneringskanaler kan du dela bilder och PDF-filer (upp till 10 MB) — t.ex. fotot av ett bedömningskort. Dra filen till inmatningsfältet eller använd gemet.

AI-assistent: längst upp i kontaktlistan hittar du AI-assistenten — en privat hjälpare för frågor om turnering, regler och förlopp, inklusive att skapa turneringar från en PDF. Detta samtal ser bara du.

Notiser: nya direktmeddelanden, gruppmeddelanden och utrop meddelas i klockan — men bara om den aktuella chatten inte redan är öppen. Ett klick tar dig direkt till samtalet.

Utöver turneringar kan du också erbjuda läger (seminarier).

1. Klicka på Skapa läger.
2. Ange titel, arrangör/värd, plats och datum.
3. Lägg till tränare (med foto och kort CV) – redan kända tränare hittar du igen via sökningen.
4. Fastställ för vilka graderingsgrader (t.ex. från vilken kyu/dan) lägret är tänkt.
5. Ange i steget Tidsschema träningspassen – per pass klockslag, målgrupp (graderingsgrad från/till), valfritt en beskrivning (t.ex. „kata-träning") och hallen/platsen.
6. Valfritt kan du lägga in utlysningen som PDF.
7. Till slut publicera – eller spara som utkast.

Publicerade läger visas tillsammans med turneringarna i översikten och kan filtreras efter plats och datum.

Läger med flera hallar

Vid stora läger tränar flera graderingsgrupper samtidigt parallellt i olika hallar. Utlysningens träningsschema är då en tabell av klockslag (rader) och hall (kolumner), med en egen grupp i varje fält.

Ange i detta fall varje fält som ett eget pass: samma klockslag, egen hall, eget graderingsspann. Skapa ingen samlingspost „alla graderingar" per tidsrad – därmed går just den information förlorad som deltagarna över huvud taget läser schemat för.

För att det ska gå snabbt övertar Lägg till tidsslot klockslag och hall från det senast registrerade passet samma dag; du ändrar sedan bara hall och gradering.

Går lägret över flera dagar visar lägersidan schemat som ett rutnät: klockslaget som rader, lägerdagarna som kolumner – och ett eget rutnät per hall. Så ser en deltagare hela sin vecka på en blick, i stället för att läsa fem dagslistor efter varandra. Varje hall behåller därvid alla dagskolumner, även om inget sker där en dag – bara så går hallarna att jämföra med varandra.

Via växlaren uppe till höger byter du mellan rutnät och lista; på telefonen är listan den bekvämare vyn. I listan är schemat per dag indelat efter hallar, varje hall med egen rubrik. Har en dag bara en hall – eller ingen uppgift alls –, blir det den enkla listan utan rubrik. Endagsläger visar alltid listan: ett rutnät med en enda kolumn vore bara en ram runt det.

Startsidan listar turneringar, läger och dojor. Upptill väljer du via flikarna vad du vill se; under det öppnar Filter finjusteringen.

Vad som går att filtrera

• Sökfält – titel, plats, land, arrangör. Vid läger även tränarnamnet: „Pascal Senn" hittar lägret där han är en av åtta tränare, inte bara det med hans namn i titeln.
• Plats & omkrets – ange din plats och dra reglaget. Poster utan angiven plats går inte att räkna om till ett avstånd och faller därför bort; hur många det är står direkt under reglaget.
• Status (alla / aktiv / avslutad) och tidsperiod (helg, 30 dagar, 3 månader) – dolda vid dojor, de har inget datum.
• Taggar och stilriktning – vid alla tre typerna, även vid dojor.
• Tränare – vid läger tillställningens tränare, i dojofliken tränarna för de offentliga träningstiderna. Att välja bland finns bara tränare som verkligen är registrerade någonstans. Flera tränare är en eller-sökning: det räcker att en av dem är med.
• Egna och Sparade – dina egna resp. dina favoritmarkerade poster; båda går att kombinera. Som „egen dojo" räknas en som tillhör dig eller där du har en roll.
• Sortering – datum stigande, fallande eller senast skapad.

Bläddra och vy. Nedtill väljer du hur många poster per sida som visas (12, 24, 48 eller 100) och bläddrar genom resultatet. Filter, sida och vy står i adressen: du kan länka en filtrerad vy eller spara den som bokmärke, och webbläsarens tillbaka-knapp fungerar som förväntat. Kartvyn visar alltid alla träffar, inte bara den aktuella sidans.

Intressanta turneringar, läger och dojor kan du spara som favorit, för att snabbt hitta dem igen senare och bli påmind i tid. För det måste du vara inloggad.

• Tryck på hjärtsymbolen – den visas på brickorna, i dashboarden och på detaljsidan. Ett nytt klick tar bort favoriten igen.
• Via filtret Sparade i översikten visar du med ett klick bara dina favoritmarkerade poster. Detta filter är oberoende av filtret Egna (som visar dina egenskapade poster) och kan kombineras med det.
• I dashboarden hittar du under Mina favoriter en ren vy av dina sparade poster. Passerade events döljs där automatiskt; en dojo finns kvar så länge den är publicerad – den har inget datum som kan passera.
• Raderas en turnering, ett läger eller en dojo försvinner den även från dina favoriter.

Påminnelser: för varje sparat event får du en påminnelse i tid – som notis (klockan) och via e-post. För sparade dojor finns inga påminnelser, eftersom det där inte finns något datum att påminna om:

• 5 dagar före starten av en turnering eller ett läger,
• 5 dagar före anmälningstidens slut för en turnering (bara vid turneringar med anmälan).

E-postpåminnelserna kan du när som helst stänga av under Inställningar → Notiser. Notiserna i klockmenyn berörs inte av det.

Upptill i listen hittar du klocksymbolen. Där samlas viktiga notiser, t.ex.:

• nya anmälningar till din turnering,
• förestående turneringsstarter,
• påminnelser om sparade events (start resp. anmälningstidens slut närmar sig),
• inkomna utbetalningar,
• svar på dina domarinbjudningar (accepterad eller avböjd),
• egna inbjudningar som domare,
• påminnelser (t.ex. lottningen ännu inte publicerad).

Du kan markera meddelanden som lästa eller ta bort dem. Grupperade notiser (t.ex. obetalda avgifter) går att fälla ut. E-postnotiser om favoriter styr du under Inställningar → Notiser.

Aktivera webbläsarnotiser (push)

Klocksymbolen visar notiser bara så länge sidan är öppen. För att viktiga händelser ska nå dig även med stängd flik – som en riktig notis från ditt operativsystem –, aktivera webbläsarnotiser. Huvudbrytaren avgör om den här enheten överhuvudtaget får push; aktiveringen gäller per enhet och webbläsare. Under den kan du dessutom stänga av enskilda kategorier – se „Vilka notiser du får".

På iPhone / iPad (iOS)

På iOS fungerar push-notiser bara om du tidigare har lagt appen på hemskärmen (Apples krav, från iOS 16.4).

1. Öppna sidan i Safari (bara där finns „Till hemskärmen").
2. Tryck på delningssymbolen och välj „Till hemskärmen" → Lägg till.
3. Starta appen via den nya hemskärmsikonen (inte längre från Safari) och logga in.
4. Öppna Inställningar → Notiser och slå på Webbläsarnotiser.
5. Bekräfta iOS-dialogen med Tillåt.

På Android

1. Öppna sidan i Chrome och logga in. (Valfritt för en appkänsla: via ⋮-menyn „Installera app".)
2. Öppna Inställningar → Notiser och slå på Webbläsarnotiser.
3. Bekräfta webbläsardialogen med Tillåt.

På datorn (Chrome, Edge, Firefox, Safari)

1. Öppna Inställningar → Notiser och slå på Webbläsarnotiser.
2. Bekräfta webbläsardialogen med Tillåt.

Därefter får du bl.a. en notis när en lottning publiceras, en ny dojo anmäler sig, någon accepterar eller avböjer en inbjudan eller en Stripe-utbetalning är på väg. Är du själv inbjuden som domare når push-meddelanden dig när tidsschemat eller din poolfördelning ändras – och dagen före turneringen en påminnelse med start och pool.

Vilka notiser du får

Under huvudbrytaren finns fyra kategorier. Alla är från början på – du behöver inte ställa in något om det passar dig. Den som till exempel inte längre vill ha utrop på mobilen under en turnering stänger målinriktat av just den kategorin och behåller allt annat:

Inställningen gäller för ditt konto, inte per enhet: stänger du av utropen på mobilen förblir de också avstängda på datorn. Ett avstängt område försvinner bara ur push-notiserna – i klockmenyn och via e-post når meddelandena dig fortsatt.

Kategoribrytarna går att manövrera först när huvudbrytaren är på. Utan abonnemang skulle de inte ha något att filtrera.

Du kan koppla AI-assistenter som Claude, ChatGPT eller Cursor direkt till Tourna Event. Då utför du uppgifter i ett samtal – t.ex. „Visa mina turneringar" eller „Skapa en ny disciplin" – utan att klicka dig genom menyerna. Konfigurationen hittar du under Inställningar → AI-integration (MCP) och den tar tre steg.

Steg 1 – skapa åtkomstnyckel (API-nyckel)

Ge nyckeln ett namn (t.ex. „Claude Desktop") och klicka på Skapa nyckel. Nyckeln visas bara en gång – kopiera den genast och förvara den säkert.

Steg 2 – kopiera konfigurationen för ditt verktyg

Välj fliken för ditt program – formatet skiljer sig åt beroende på verktyg:

• Claude Desktop / Cursor (även Cline, Claude Code): standardformat.
• VS Code (GitHub Copilot): eget format.
• Windsurf: eget format.

Kopiera det visade blocket till den angivna konfigurationsfilen – rätt filsökväg står direkt under.

{
  "mcpServers": {
    "tourna-event": {
      "type": "http",
      "url": "https://tournaevent.com/api/mcp",
      "headers": {
        "Authorization": "Bearer te_live_••••••••"
      }
    }
  }
}

Steg 3 – starta om verktyget

Starta om ditt AI-program helt en gång. Därefter finns Tourna Event-funktionerna direkt tillgängliga i chatten. För att testa frågar du t.ex.: „Visa mina turneringar".

ChatGPT och claude.ai (i webbläsaren)

Här behöver du inget konfigurationsblock. Ange bara adressen https://tournaevent.com/api/mcp som „connector" – inloggningen sker då via din vanliga Tourna Event-inloggning. Observera: hos ChatGPT är skrivande åtgärder aktiverade beroende på abonnemang.

Anmäler din dojo dig till en turnering kan du valfritt få en egen atletprofil – med den ser du själv vilka turneringar du är anmäld till, även om anmälan skedde via din dojo.

Överta deltagare från dojon

Anmäler du för din dojo behöver du inte skriva av kända namn: „Överta från dojo" ovanför startlistan visar alla personer i din dojo. Ett tryck på en fyller formuläret; underhållna uppgifter är därefter spärrade, saknade fyller du i.

I listan står även personer utan konto – vid barn normalfallet. Två notiser kan visas under ett namn:

• Ingen profil – personen underhåller inte sina uppgifter själv. Ingen brist, bara en förklaring till varför något kanske saknas nedan.
• Ofullständig: … – så heter de obligatoriska uppgifter som ännu saknas hos deltagaren, t.ex. ålder eller kön.

Du kan överta i båda fallen. Det som saknas fyller du i i formuläret. För att det ska stå klart redan nästa gång lönar det sig att fylla i uppgiften även i dojon under Personer.

För dojor: ange e-post vid anmälan

När du skapar en deltagare kan du valfritt ange dennes e-postadress – oavsett ålder. Den kopplar deltagaren till en personlig atletprofil och möjliggör senare upptagning i årsranglistan. Så snart du anger en e-post bekräftar du med en kryssruta att deltagaren (resp. vårdnadshavarna) samtycker till det.

För atleter: göra anspråk på profilen

Öppna sidan „Atletprofil" och ange den e-postadress som din dojo anmälde dig med. Du får en inloggningslänk via e-post – först efter klicket på den blir dina uppgifter synliga. Så kan ingen se dina anmälningar med en främmande e-postadress.

Därefter hittar du under „Mina turneringar" alla dina anmälningar över alla dojor och turneringar – var och en med datum, status och startnummer.

När och var tävlar jag?

Så snart tävlingsledningen publicerar tidsschemat står under „Mina turneringar" vid varje av dina discipliner direkt starttid och yta (t.ex. „Kata enskild · 10:20 · Tatami 2"). Innan dess ser du bara disciplinen.

Dessutom blir du aktivt meddelad – via push och klockmenyn:

• Tidsschemat är klart: publiceras tidsschemat får du ett meddelande.
• Något flyttas: ändras starttid eller yta informerar ett „Tidsschema ändrat"-meddelande dig – bara om de berörda disciplinerna.
• 30 minuter innan: strax innan det börjar påminner ett meddelande dig via push och i turneringschatten („Du är snart på tur – Kata enskild klockan 10:20 · Tatami 2").

Även den anmälande personen från din dojo och namngivna ledare får dessa notiser, så att ingen missar ett upprop på tävlingsdagen.

Ditt senaste prov

Är du person i en dojo som driver sin träningsverksamhet här, ser du i profilen ditt senaste prov – en rad per dojo, med din aktuella graderingsgrad. Två medlemskap betyder två rader: provhistoriken tillhör respektive den förening som avlade det.

Saknas ett prov kan du fylla i det själv. Det förblir då markerat som obekräftat och drar inte med din gradering i profilen – bekräfta kan bara din dojo. Det är avsiktligt: väntetid och betraktningsperiod för nästa provmognad hänger på det datumet, och det ska inte vara en egen uppgift.

Dataskydd: du behåller kontrollen

• Avmarkera årsranglistan: via brytaren i profilen kan du när som helst invända mot din upptagning i den offentliga årsranglistan.
• Radera profil: du kan ta bort din identitet och kopplingen till dina anmälningar fullständigt. Din dojos anmälningar berörs inte av det.

Varje turnering och varje läger kan tas över till din egen kalender – Apple Kalender, Google Kalender, Outlook. På detaljsidan hittar du för det knappen „Lägg till i kalender".

Ladda ner eller prenumerera – skillnaden räknas

I dialogen står två vägar sida vid sida, och de beter sig olika:

• Ladda ner lägger in händelsen en gång. Flyttas en starttid senare, får du inte veta något om det.
• Prenumerera för in din kalender själv. Du konfigurerar adressen en gång – därefter sker det av sig själv. Ändrar arrangören något, ändras det hos dig också.

För en turnering som fortfarande är veckor bort är prenumerationen nästan alltid rätt val.

Vad som passar dig

Är du inloggad och har fyllt i födelsedatum, graderingsgrad och kön i profilen, framhäver sidan det som passar dig: de matchande disciplinerna för en turnering, de matchande passen för ett läger, de matchande träningstiderna för en dojo.

Tre tillstånd ska skiljas åt här:

• Passar dig – ålder, kön och graderingsgrad stämmer.
• Passar · vikt öppen – allt stämmer utom en uppgift som plattformen inte har: din kroppsvikt står inte i profilen. Vid viktklasser kan bara du avgöra om klassen gäller.
• Allt annat förblir normalt synligt. Inget döljs – den som missar en start för att sidan tigit om den förlorar mer än den som läser en rad för mycket.

Saknas en uppgift i profilen säger sidan dig vilken – i stället för att bara rapportera „profilen ofullständig".

Din prenumerationsnyckel

För att din kalender ska få dina händelser och inte bara ramhändelsen, hänger en personlig nyckel på prenumerationsadressen. Du hittar den i profilen under Atlet → Kalenderprenumeration.

• Nyckeln är en hemlighet: den som känner till den ser dina händelser. Ge den inte vidare.
• Av misstag vidarebefordrad? Skapa ny nyckel – den gamla blir genast ogiltig. Befintliga prenumerationer måste du därefter konfigurera på nytt.
• Varje enhet kan ha en egen post. Så förlorar du inte familjeprenumerationen i Google-kalendern bara för att du återkallar en förlorad mobils.

Dojokalendern

Din dojos kalender är inte offentlig – den kan innehålla interna föreningshändelser och icke-offentliga träningstider. Du prenumererar på den i medlemsområdet, inte på den offentliga dojosidan.

Filtren upptill i kalendern verkar på båda delarna – på vyn och på prenumerationen. Vad du ser är alltså också det som hamnar i din kalender:

Väljer du flera läggs de ihop, skärs inte: en händelse visas så snart den passar ett av filtren. För en tränare som själv fortfarande tränar är exakt det normalfallet.

Turneringar och läger som er dojo själv arrangerar står utan vidare åtgärd i kalendern – för alla, ofiltrerat. En turnering i den egna föreningen angår även dem som inte själva tävlar, utan hjälper till som domare eller med uppbyggnaden.

Utöver turneringar kan du i Tourna Event också driva din dojos träningsverksamhet: veckoschema, grupper, närvaro, prov och en föreningskalender. Du hittar området via Profil → Dojor → Öppna dojo. Tillhör du också ett förbund heter navigeringspunkten Dojor/Förbund och för samman båda områdena.

Skapa en dojo

Du skapar en dojo via Profil → Dojor → Lägg till dojo. Sök först på namnet — mycket troligt finns er dojo redan, eftersom någon annan har skapat den. Först när inget passar väljer du Skapa ny dojo.

Formuläret frågar medvetet lite: skriv in namn, sök adress, klart. Ort, land, gata, husnummer, postnummer och koordinaterna kommer från urvalet och kan därefter fortfarande rättas för hand.

Den som skapar är ägare. Du behöver inte ange något för det; dojon tillhör dig från och med sparandet. Driver någon annan föreningen, överlämnar du den senare i stamdata via Överför ägarskap — personen får en notis och träder in i ditt ställe.

Allt annat — bilder, beskrivning, webbplats, avgifter, stilriktningar, förbund och tränare — fyller du i senare i stamdata. Inget av det behövs för att skapa den, och allt visas därefter på er offentliga dojosida.

Översikten – vad som fortfarande saknas

Den första fliken är översikten. Överst står kortet Dojoprofil med ett procenttal: hur fullständig er stamdata är. Under det står de öppna punkterna som klickbara brickor – ett tryck på en hoppar till exakt det avsnitt där fältet finns. Du behöver alltså inte leta efter var „huvudbild" eller „momsregistreringsnummer" bor.

Varför det är mer än ordningssinne: adress, beskrivning, bilder och länkar flödar direkt in i er offentliga dojosida – och därmed in i det sökmotorer hittar om er. En dojo med tre underhållna bilder och en beskrivningstext hittas, en med bara ett namn inte.

Det som är obligatoriskt för publicering – namn, ort, dojoledningens e-post och minst en offentlig träningstid – står alltid först och bär anteckningen obligatoriskt. Allt annat är valfritt och går att komplettera i valfri ordning. Kortet visar 100 % först när verkligen inget mer är öppet.

Under det står fyra nyckeltal (personer, grupper, tillfällen den här veckan, öppna ansökningar), veckans träningar, era tillställningar och stamdata i sex kortkort – vart och ett med en egen Redigera, som också leder direkt till rätt avsnitt.

Stamdata i sex avsnitt

Fliken Stamdata är indelad i sex avsnitt, som står till vänster:

Bredvid varje avsnitt sitter en prick: grön, om inget är öppet där, röd, om något saknas. Samma fullständighetsvärde som på översikten hittar du under navigeringen igen – det är samma beräkning, inte en andra.

Visat blir alltid bara ett avsnitt. Nedtill sitter en list med Kasta och Spara; den hör till avsnittet du just ser. Har du osparade ändringar och byter avsnitt frågar appen.

Varje avsnitt har en egen adress. Länken …/dashboard/dojos/din-dojo?tab=master&section=ferien leder direkt till ferierna – praktiskt när du vill säga till någon var något ska fyllas i.

Adresser utanför Tyskland

Adressfälten är inte anpassade bara för Tyskland. Landet väljer du från en lista över alla stater; det visas alltid på ditt språk, oavsett vilket det angavs på. Dessutom finns ett valfritt fält Delstat / region för delstat, kanton, provins eller amerikansk stat — för tyska adresser sällan nödvändigt, för amerikanska eller kanadensiska däremot skillnaden mellan en fullständig och en oanvändbar adress. Adresssökningen fyller i det.

Postnumret är obligatoriskt bara där det över huvud taget finns ett. Länder utan postnummersystem — t.ex. Qatar, Hongkong eller Ghana — blockerar därmed varken stamdata eller turneringsanmälan. Bokstäver är tillåtna, brittiska och kanadensiska postnummer innehåller sådana.

Fakturaadress

För att din dojo ska kunna anmäla sig till en turnering behöver den en fakturaadress: namn, gata, postnummer, ort och land. Du anger den under Stamdata → Fakturering.

Den hör till dojon, inte till den person som just anmäler. Fakturamottagaren är föreningen — och om två administratörer skulle behöva underhålla den separat, skulle det vid nästa turnering bero på vem som loggar in. Väl angiven gäller den för alla dojons anmälningar.

Oftast är det samma adress som ovan, därför står brytaren Motsvarar dojoadressen påslagen från början. Den härleder fakturaadressen från dojoadressen i stället för att kopiera den: flyttar föreningen, flyttar kvittot med. Har ni en box eller sitter kassören någon annanstans stänger du av den och anger en egen adress.

I anmälningsassistenten står samma kort i steg 1 – du behöver alltså inte gå någon annanstans först. Saknas något kommer du inte till nästa steg, och det står vilket fält som saknas.

Offentlig adress

En publicerad dojo har en egen sida som vem som helst kan öppna — under en adress som tournaevent.com/dojo/karate-dojo-koeln. Den sista delen bestämmer du själv: vid skapandet och senare när som helst under Stamdata → Bas. Medan du skriver kontrollerar appen genast om adressen fortfarande är ledig.

Vid skapandet föreslår den ett förslag utifrån namn och ort, så länge du inte rör fältet själv. Vid en befintlig dojo förblir adressen däremot oförändrad, även om du ändrar namnet. Det är avsiktligt: din adress står på flygblad, på föreningssidan och i sökmotorer. Skulle den vandra med vid varje namnrättelse skulle alla dessa länkar gå i tomma intet. Ändrar du den medvetet gäller samma sak — den gamla adressen fungerar därefter inte längre.

På den offentliga sidan står dina träningstider i två vyer, rutnät och lista — samma som i dashboarden, förvalt är rutnätet. Under det visar ett tränarområde vem som undervisar hos er.

Där visas den som i veckoschemat är angiven som tränare för en offentlig träningstid — rollen „tränare" ensam räcker alltså inte, kopplingen till träningstiden gör det. En tränarprofil är valfri: den som har en visas med bild och länkas till den; den som inte har någon står helt enkelt med namn. En tränarprofil skapar varje person själv i sin profil — kortet frågar „Ger du träning eller läger?" och menar båda delarna, inte bara läger.

Kontaktuppgifter

Tre uppgifter visas på den offentliga sidan: webbplats, namn på dojoledningen och telefon. Alla tre är frivilliga.

Webbplatsen står under Stamdata → Bas, för den tillhör föreningen — ett styrelsebyte ändrar inte adressen. Namn och telefon står under Stamdata → Team & rättigheter, vid dojoledningen. Vid webbplatsen räcker www.din-dojo.se; https:// lägger appen till. Telefonnumret skriver du precis som du skulle diktera det — +46 8 1234567 eller 08 / 12 34 56, båda duger.

Namnet på dojoledningen anger du här även om personen inte har något konto på plattformen. Utan det skulle det på din offentliga sida stå en e-postadress utan något namn bredvid.

Beskrivning och avgifter

Under Stamdata → Profil & visning presenterar du din dojo med en beskrivning — stilriktning, historia, vem som tränar hos er. Redigeraren är samma som vid turneringen och lägret: fetstil, listor, rubriker och länkar är möjliga. I samma avsnitt står stilriktningar och förbund samt de tre bilderna (profilbild, bricka, huvudbild).

Under Stamdata → Bas står två avgifter, båda frivilliga: provträning och avgift. De är fri text, eftersom en föreningsavgift sällan är en enda siffra — „300 kr/månad, barn 200 kr" eller „från 250 kr" skriver du precis så, och en provträning är oftast helt enkelt „kostnadsfri".

Veckoschema och rytm

Ange per träningstid veckodag, klockslag, ålders- och graderingsfönster samt tränarna. Inte varje tid sker varje vecka – du kan också ange „varannan vecka" eller „varje första onsdag i månaden". Veckovisa tider behöver inget för det: det är normalfallet och markeras inte särskilt.

Ändrar du senare rytmen verkar det genast på ännu orörda tillfällen. Tillfällen som redan har registrerad närvaro finns kvar och märks som „utanför den aktuella regeln" – din registrerade data går aldrig förlorad genom en regeländring.

Du väljer tränare. I fältet Tränare står alla personer i din dojo som har ett konto med tränar- eller adminroll, dessutom dojoledningen. Den som inte har något konto registreras via „Skriv in namn …" som fri text – en roll förutsätter ju ett konto. Urvalet är enbart en tilldelning och ger inga rättigheter: vem som får registrera närvaro eller ändra tillfällen bestämmer du fortfarande via tränarrollen i personfliken.

Gäller från. En nyskapad träningstid gäller ett år bakåt. Skriver du in ditt veckoschema på nytt kan du alltså genast komplettera den gångna säsongen i stället för att börja om från noll. Datumet står som „Gäller från" i dialogen och går att ändra – till exempel till den dag gruppen faktiskt startade. För deltagandekvoterna är bakåtdateringen utan konsekvens: tillfällen utan någon registrering räknas varken som besökta eller som missade.

Personer och medlemmar

Området Personer för samman båda i en lista: människor i träningsverksamheten och konton med förvaltningsroller. Den som har ett konto bär sina roller (ledare, tränare, admin) direkt på raden. Den som inte har något – t.ex. ett åttaårigt barn – står ändå fullvärdigt i registret, för på den raden hänger närvaro, grupper och prov.

Ovanför listan står filter med räknare: alla, utan konto, tränare, utan personrad, inaktiv > 1 år. Talet står på pillen innan du klickar – det besvarar frågan som över huvud taget leder till filtreringen („finns det några?"). Räknat är alltid över hela beståndet, inte över den visade sidan; annars skulle talet ändras vid bläddring, utan att något faktiskt ändrats.

På varje rad står dessutom senaste träning – det senaste datum då personen registrerades som närvarande eller sen. Ett streck betyder „aldrig registrerad", och det är inte detsamma som „var aldrig här": kanske har gruppen aldrig bockats av. Uppgiften syns för tränare och dojoledning, dessutom varje person för sig själv.

Är medlemmar ännu inga personer, erbjuder listan dig „Överta alla". Utan personrad visas de inte i närvaro, grupper och prov. Dessa konton står samlade i början av den första sidan, inte mellan de övriga namnen.

Finns det redan en person med liknande namn till ett konto skapas inget. I stället frågar listan: koppla – då får den befintliga personen kontot och behåller hela sin historik – eller skapa ändå, om det trots allt är två olika människor. Det inträffar oftare än man tror: en bokstavs skillnad i efternamnet räcker för att samma person ska stå två gånger i registret.

Slå ihop två rader för samma person

Står någon dubbelt i listan slår du ihop de två raderna via Slå ihop på personraden. Dialogen går i tre steg:

1. Välj andra personen. Namnlika står överst. Filtrering görs inte – efter ett giftermål eller ett skrivfel i förnamnet liknar namnen inte varandra just då, och via sökningen hittar du även den raden.
2. Fastställ riktning och läs förhandsvisningen. Du bestämmer vilken rad som blir kvar. Förhandsvisningen visar hur många närvaroposter, prov och grupper som flyttar med – och vilka poster som därvid kasseras, eftersom de finns på båda raderna (t.ex. samma träningspass registrerat två gånger). Där vinner alltid den kvarvarande raden.
3. Bekräfta. Båda namnen står i klartext.

Tomma fält i den kvarvarande raden fylls i från den andra – födelsedatum, vårdnadshavare, konto. Vid inträdesdatumet vinner det tidigare: inträdet i dojon är ett faktum om människan, inte om raden. Två anteckningar hängs samman, i stället för att en kasseras. Samtycket till databehandling ärvs inte – det tillhör personen, inte förvaltningen.

Har båda raderna ett konto avvisar appen. Det är normalt två olika människor. Är verkligen en koppling fel löser du upp den först på den berörda personen – därefter går det att slå ihop.

Har en person inget konto, trots att kontot länge varit medlem i dojon, behöver du ingen sammanslagning: på raden står „Koppla konto", och det binder det omedelbart.

Sammanslagning och koppling får ägare och dojoadministratörer. Tränare inte – båda delarna griper oåterkalleligt in i en annan människas träningshistorik.

I persondialogen står „Medlem sedan". Datumet är mer än en anteckning: så länge det inte finns något registrerat prov börjar härifrån den period över vilken deltagandet beräknas. Övertar du befintliga data lönar det sig att sätta datumet korrekt.

Födelsedatum och „Medlem sedan" väljer du i kalendern. Eftersom ett födelseår kan ligga långt tillbaka står år och månad som urvalslista ovanför kalenderbladet – du hoppar alltså direkt till 1974, i stället för att bläddra tillbaka månad för månad.

Kön är frivilligt och utan betydelse för träningsverksamheten – närvaro, grupper och prov behöver det inte. Det behövs först vid turneringsanmälan: där är det en obligatorisk uppgift för varje deltagare. Den som fyller i det här en gång skriver det inte in på nytt vid varje anmälan.

Importera personer från en lista

Är din förening ny hos oss står medlemslistan oftast i Excel eller i ert förbunds export. I stället för att skriva av den laddar du upp den: Personer → Importera CSV.

Ladda först ner mallen. Den innehåller rubrikraden och en exempelrad, som visar hur datum och graderingsgrad skrivs. Obligatoriska är bara förnamn och efternamn – allt annat kan du utelämna. Kolumner som appen inte känner till (avgiftsklass, bankförbindelse) stör inte; de hoppas över.

Efter valet av fil ser du först en förhandsvisning. Inget sparas ännu. Varje rad står där med vad som kommer att hända med den:

• ny – skapas
• finns redan – hoppas över, med uppgift om vem appen hittat
• fel – hoppas över, med anledningen

Felaktiga rader stoppar inte de övriga. Har du fyra skrivfel i sextiofyra rader övertas de sextio bra; de fyra rättar du därefter i lugn och ro.

Högst 500 rader och 1 MB per fil. Avgränsare får vara semikolon eller komma – appen känner igen det själv.

Medlemmar kan koppla sig till en person själva via „Det här är jag"; en tränare bekräftar kopplingen.

Sök och sortera. Varje personlista – här, vid närvaron, vid proven och i grupperna – har ett sökfält och en sortering. Förvalt är förnamnet, eftersom ingen i föreningen ropar „Bremer"; till efternamn växlar du med ett klick. Stavningen följer sorteringen: antingen „Linda Bremer" eller „Bremer, Linda".

Registerlik. Har någon inte varit på någon träning på över ett år föreslår listan dig att inaktivera personen. Förslaget gör medvetet inget mer än det. Vad som går utöver det bestämmer du: vid utträde anger du utträdesdatumet och tar bort personen från dojon – person och historik bevaras. Fullständigt radera kan du bara den som inte har något konto alls; vid en person med konto hänger närvarohistorik som inte tillhör dig.

Närvaro

Registreringen är byggd för mobilen: välj tillfälle, tryck status per person, klart. Anmälda frånvarosituationer är redan förifyllda – de är ett förslag, inget faktum, och du kan alltid ändra dem.

Uppbyggnaden. Till vänster står vad som registreras: dagsnavigeringen (pilar för igår och imorgon, datumfältet för en bestämd dag) och under det dagens träningar som kort. En grön prick på kortet betyder „redan registrerat". Till höger står själva registreringen. På mobilen glider registreringen upp, direkt under dagsnavigeringen – där står du i hallen, och kompletteringslistan är skrivbordsarbete.

Namnen står som brickor, inte längre som en lång kolumn: en per rad på mobilen, flera bredvid varandra på datorn. Ett tryck på brickan växlar vidare – närvarande → frånvarande → anmäld frånvaro → sen och sedan om från början. Det är medvetet ingen på/av-brytare: „anmäld frånvaro" och „sen" är egna påståenden och flödar in i deltagandekvoten.

Upptill till höger står hur långt du kommit – „12 av 31 registrerade" med stapel. Räknat är den som har en status; även „frånvarande" är registrerat. En stapel som bara visade de närvarande skulle vid en sjuk grupp se ut som eftersläpning.

Viktigt: ett tillfälle för vilket inget alls registrerats räknas varken som besökt eller missat. En glömd incheckning drar alltså ingens kvot. För att det inte ska gå varaktigt förlorat påminner appen dig om det nästa dag.

Registrera i efterhand. Via dagsnavigeringen till vänster hoppar du till en gången dag och fyller i det som blivit liggande – även månader tillbaka. Förvalt är idag. Ligger flera träningar på en dag väljer du rätt kort under det. Ett efterregistrerat tillfälle går inte att skilja från ett registrerat samma kväll.

Listan „Ej registrerat" under det visar de gångna tillfällena där ännu inget angetts – senaste först. Ett tryck på det hoppar dit. Vid komplettering söker du sällan ett bestämt datum, utan den senaste kvällen där något fortfarande är öppet, och exakt den står här. De redan registrerade tillfällena går att fälla ut under det; du behöver dem när du vill rätta något en gammal kväll.

Alla närvarande och återställ. Tränar hela gruppen sätter „Alla närvarande" i ett drag alla som närvarande – anmälda frånvarosituationer skriver den därvid inte över, annars vore snabbåtgärden det bekvämaste sättet att kassera en sjukanmälan. „Återställ" är återvägen: den sätter alla brickor tillbaka till „öppen", så länge inget sparats. Båda knapparna träder åt sidan så snart du skrivit in något i sökningen – vid en filtrerad lista vore det inte klart om de menar de synliga eller alla.

Tillfällen i framtiden är medvetet inte valbara. Den som bockar av idag att man var där nästa vecka hittar på data – och den flödar in i provmognaden.

En dag räknas en gång. Den som tränar på torsdagar under- och mellanstadiet efter varandra var den dagen en gång på träning – inte två. Det gäller för deltagandekvoten och för utskriften. Var någon med i det första passet men inte längre i det andra räknas dagen som besökt. En dag räknas som inställd bara om alla dess träningar ställs in.

Lägga till någon som inte står på listan. Står ett barn framför dig som listan inte känner till behöver du inte lämna fliken: via „+ Person" skapar du personen eller tilldelar en befintlig person i din dojo till gruppen. Listan laddas om därefter, så att du genast kan bocka av. Skapa nytt får den som får förvalta personer; tilldela den som leder gruppen.

Självincheckning via QR-kod

I stället för att bocka av varje namn själv kan du hänga upp en QR-kod på hallporten. Den som har ett konto skannar den vid ankomst och står på listan innan träningen börjar.

Anslaget hittar du under Stamdata → Plats & hallar, i kortet Incheckningskod. Ett klick på Skriv ut ger ett A4-blad med koden, din dojos namn och en kort instruktion. En kod räcker för hela dojon – vilken träning det gäller känner appen igen själv.

Så här går det till för medlemmen: skanna koden, logga in kort om det behövs, klart. Tränar bara en av dennes grupper just nu är personen genast registrerad, utan ett enda klick. Tränar två samtidigt frågar sidan kort – två svar är då båda rätt.

Incheckningen är öppen från 90 minuter före träningsstart och stänger vid träningens slut. Marginalen är generös, eftersom barn skjutsas dit och en del kommer direkt från jobbet. Efter träningen går det inte längre: en registrering hemifrån vore inte längre en incheckning, utan ett påstående – det är därför du är där.

I din närvarolista känner du igen dessa poster på ett litet QR-tecken bredvid statusen. Du har alltid sista ordet: din registrering skrivs aldrig över, och varje självincheckning kan du ändra.

Den vars konto ännu inte är kopplat till någon person får vid skanningen en notis om det i stället för ett felmeddelande. Kopplingen sker via „Det här är jag".

Grupper

En grupp tränar vid flera tider – och vid en tid kan flera grupper träna. Därför står träningstider och medlemmar bredvid varandra i den utfällda gruppen, inte i separata vyer. Tider tilldelar dojoledningen, medlemmar sköter även tränare.

Mina grupper. Är du i veckoschemat angiven som tränare för en träningstid, står gruppernas för den tiden överst under „Mina grupper", före alla andra. Vid tjugo grupper i föreningen är det de två som angår dig.

Närvarolista som PDF. Per grupp kan du skriva ut närvaron – personer på raderna, träningsdagar i kolumnerna, summan per person, förklaring under. Perioden är begränsad till ett år: kolumnerna växer med perioden, och en utskrift över fem år skulle inte längre gå att läsa på papper. Gränsen sitter i själva urvalet – kalendern låter dig inte ens gå längre bakåt, och skjuter du fram slutet vandrar början med. Inställda tillfällen visas inte, oregistrerade dagar förblir tomma och räknas inte som frånvaro. Ordningen och stavningen av namnen är desamma som i vyn du skriver ut från.

Ferier och stängningstider

Ange under Stamdata → Ferier & stängningstider ditt land och din region, så hämtar appen skolloven automatiskt. Per träningstid bestämmer du om den pausar under loven, fortsätter normalt eller sker som specialträning.

Dessutom kan du sätta egna undantag: „Hall spärrad" för en renovering eller „vi tränar ändå" för en sommarträning. Din egen uppgift har alltid företräde framför den officiella kalendern.

Kalender

Kalendern visar i månads- och veckovy allt tillsammans: träningar, föreningshändelser, egna turneringar och läger. Lov ligger som ett färgat band över dagen. Inställda träningar visas överstrukna i stället för dolda – du ska se att ett tillfälle ställs in, i stället för att undra över en lucka.

Föreningshändelser (fest, mästerskap, provtillfälle …) är till en början interna. Först när du uttryckligen gör dem offentliga visas de på den offentliga dojosidan.

När en tränare inte kan

Tränare blir sjuka, åker på semester, har föräldramöten. I stället för att lösa det via en meddelandegrupp finns tre vägar – de skiljer sig i hur högljutt det går till.

Registrera frånvaro (tyst). Du anmäler en period: semester, sjukanmälan eller ett enskilt tillfälle. Vid semester och enskilt tillfälle meddelas ingen – dina tillfällen visas i tjänsteschemat som öppna, och andra tränare kan skriva upp sig. Vid sjukanmälan utlyses de berörda tillfällena.

Det är avsiktligt: en tre veckor lång semester berör snabbt sex till nio träningar. Skulle var och en av dem utlösa ett meddelande till alla tränare, vore funktionen efter två veckor avstängd. Båda förvalen kan du ändra i formuläret.

Utlysa vikarie (högljutt). Alla tränare får frågan om de kan ta över. Den som svarar ja först tar över – ytterligare ja-svar får återkopplingen att tillfället redan är tilldelat.

Tilldela tränare. Du föreslår en konkret kollega. Han får ett meddelande och måste bekräfta – fram till dess står tillfället som ett förslag. En tilldelning är en förfrågan, ingen order; avböjer han kan du utlysa tillfället med ett klick.

Tjänsteschema – vem har tjänst när

Fliken Tjänsteschema (bara för tränare och dojoledning) besvarar frågan som annars märks först på träningsdagen: var står ingen i hallen?

Ovanför listan står perioden (4 veckor till 1 år) och filter med räknare: alla, obesatta, mina tjänster. Förvalt är „obesatta" – man öppnar tjänsteschemat för att man misstänker en lucka, inte för att beundra en helt besatt vecka. Under det står sammanfattningen: „32 tjänster under perioden · 24 obesatta".

„Mina tjänster" visas bara om du själv är angiven som tränare någonstans. Ett filter som garanterat förblir tomt vore inget filter.

Tillfällena står efter kalendervecka i kort, vars sidhuvud förblir stående vid scrollning och säger hur många tjänster den veckan är öppna. Obesatta tillfällen är rödmarkerade, och varje tränare kan skriva upp sig där direkt med „Jag tar det", utan att någon frågat honom. Filtrerar du fram en tom vecka försvinner den inte, utan säger „Den här veckan är allt besatt" – annars skulle en välbesatt vecka se ut som en som inte finns alls.

Obesatt betyder: ingen är tilldelad träningstiden, eller alla ansvariga är frånvarande den dagen och ingen har hoppat in. Lov och avbokade träningar räknas inte som lucka – där ska ju ingen stå.

Tillställningar

Vad din dojo arrangerar och var den deltar står som kortet Tillställningar på översikten – en egen flik för det finns inte längre. En förening arrangerar ett till två tillfällen om året; att belägga en av tolv flikar för det skulle bara ha skjutit veckoschema och närvaro längre åt höger.

I sidhuvudet står bokslutet („2 arrangerade · 2 deltaganden"). Under det står tillställningarna, förestående först, därefter de gångna. Era egna bär anteckningen „Vi arrangerar" – utkast inräknat, för de är er pågående förberedelse, och de är märkta som utkast. Andras utkast visas inte: de tillhör någon annan, har varken fast datum eller öppen anmälan, och ni skulle inte kunna göra något med dem.

Är det fler än kortet visar, står antalet övriga under.

Prov

Under Prov ser du per person den aktuella graderingsgraden, datumet för senaste prov, träningsdeltagandet och läget inför nästa prov. Klick på en rad, så står kriterierna i klartext – med faktiskt värde, tröskel och, där beräkningsbart, det tidigaste datumet.

Via Kvotens period ställer du in över vilken spann deltagandet beräknas: 3, 6, 12 eller 24 månader. Förval är 6 månader – kvoten ska säga hur regelbundet någon kommer för närvarande; medelvärdet över ett helt år suddar ut just det. Har du övertagit äldre data hjälper en längre period. Bredvid varje rad står från vilket datum det faktiskt beräknades.

Två tal med olika perioder står här bredvid varandra: deltagandet beräknas över den inställda perioden, träningspassen däremot sedan senaste provet – annars skulle ett villkor som „50 pass" i ett halvårsfönster aldrig gå att nå. „3 av 50 pass" tillsammans med „deltagande 0 %" är därför ingen motsägelse.

Vid registrering av ett prov väljer du datumet i kalendern – som vid närvaron, och av samma anledning: ett prov du fyller i veckor senare söker du i månaden, inte i tre sifferfält. Framtida datum är inte valbara.

Tre saker är viktiga här:

• Listan är ett förslag, inget beslut. Du kan godkänna varje person manuellt med motivering; godkännandet förblir synligt med ditt namn.
• „Uppgift saknas" är inte detsamma som „ej uppfyllt". Saknas t.ex. födelsedatumet går det inte att kontrollera minimiåldern – det är en fråga, ingen brist.
• Villkoren fastställer du själv (bara dojoledningen). Vid första öppnandet föreslår appen ett regelverk orienterat mot DKV/DJKB-praxis; sparat är det först när du sparar. Ett tomt fält betyder „kontrolleras inte" – inte „tröskel 0".

Fyller en medlem i ett eget prov i efterhand räknas det som obekräftat tills en tränare bekräftar det. Först därefter drar appen med graderingen i atletprofilen – och alltid bara uppåt. Varje person kan stänga av denna avstämning för sin dojo.

Påminnelser

Två påminnelser finns tillgängliga:

• Komplettera närvaro (förval: på) – går till tränarna om inget registrerats för ett tillfälle.
• Träning idag (förval: av) – går till gruppmedlemmarna med konto, med inställbar förvarningstid.

Inställda tillfällen utlöser ingen påminnelse. Avbeställa kan du båda via dina allmänna notisinställningar – det finns ingen andra plats för det.

Ta ut avgifter

Utöver träningsverksamheten kan din dojo ta ut medlemsavgifterna månadsvis via SEPA-autogiro. Du hittar området i dojo-dashboarden under Avgifter.

Kassören

Avgifter får exakt en person per förening bearbeta: kassören. Inte styrelsen, inte tränarna, och inte heller dojons ägare — de får läsa med allt, eftersom styrelsen ansvarar, men ändra och godkänna inget.

Första gången utses hon av någon med dojoförvaltningsrätt. Därefter lämnar bara den sittande kassören vidare ämbetet, och överlämningen blir gällande först när efterträdaren accepterar den.

Faller kassören bort eller svarar hon inte vore föreningen annars handlingsförlamad. Därför kan ägaren begära en ämbetsövertagning med 14 dagars invändningsfrist: invänder kassören är begäran misslyckad. Reagerar hon inte byter ämbetet automatiskt efter fristens slut.

Två sätt att lämna in indragningen

Ni väljer en gång hur autogirona hamnar hos banken:

• Automatiskt — Tourna Event drar in via en betaltjänstleverantör. Inget handgrepp under månaden, kostnad per indragning, bankförbindelserna ligger hos leverantören och inte hos oss.
• Lämna in själv — Tourna Event skapar en SEPA-fil (pain.008), som kassören själv laddar upp i internetbanken. Kostnadsfritt, men varje månad hämta fil, ladda upp, TAN.

På valsidan står en kostnadsberäknare med era medlemsantal, så att ni inte bestämmer utifrån exempelvärden.

Avgiftsordning: taxor, versioner, familietrappa

Under Avgiftsordning skapar du taxorna — t.ex. „Barn", „Ungdom", „Vuxna", „Passiv". Varje taxa är historiserad: höjer du den uppstår en ny version från det valda datumet, och gamla bokningar behåller det belopp som gällde deras förfallomånad. En avgiftshöjning skriver alltså aldrig om det förflutna.

Flera taxor kan höjas gemensamt: kryssa för taxor, skriv in procentsats. Redan medan du skriver står bredvid hur många personer det berör, hur mycket som tillkommer per månad och per taxa det gamla och det nya beloppet. Beräkningen sker avrundad per taxa — 3 % på 18,00 € blir 18,54 €, inte en andel av er totalsumma. Möjliga är bara hela procent, och höjningen gäller tidigast från nästa månads första: den pågående månaden är kanske redan aviserad.

Familjetrappan anger du som procentsatser efter rang: „0, 25, 100" betyder första barnet fullt, andra 25 % billigare, från det tredje gratis. Ordningen följer avgiften, fallande — det dyraste förblir fullt. Det sista värdet gäller för alla ytterligare syskon; du underhåller alltså tre tal och inte åtta.

En taxa kan kopplas till en träningsgrupp. Byter någon grupp, står hon därefter i personlistan som ett förslag: gammal taxa, ny taxa, effekt i månaden. Du övertar det eller bekräftar det hittillsvarande — båda gäller från månadens första.

Betalare, personer och mandat

En betalare är inte samma sak som en person: föräldrar betalar för sina barn, en vuxen betalar för sig själv. Betalaren får en debitering över totalbeloppet för sina personer — inte tre debiteringar för tre barn.

Inte alla betalar via autogiro. För hedersmedlemmen, tränaren eller betalaren utomlands ställer du i betalarvyn betalningssättet till egenbetalare. Hon får då en faktura i stället för en debitering — och visas inte längre i listan „mandat saknas", som annars aldrig går att beta av.

I personlistan står de påfallande raderna överst: utan taxa och utan giltigt mandat. Båda åtgärdar du direkt där — taxan väljer du på raden, mandatlänken skapar du per betalare. En taxatilldelning gäller från månadens första, inte från idag: föreningen räknar i månader, ett delbelopp mitt i månaden överraskar bara.

Ett mandat är tillståndet att dra pengar från ett konto. Det uppstår på två sätt:

• Online: du skickar en länk till betalaren. Hon anger sin bankförbindelse, läser mandattexten och bekräftar. Länken är engångsgiltig och gäller i 30 dagar.
• På papper: befintliga föreningar har ofta hundratals underskrivna formulär. De förblir giltiga — ett SEPA-mandat upphör inte att gälla bara för att föreningen byter mjukvara. Du registrerar dem under Mandat med mandatreferensen från pappret och underskriftsdatumet.

Avgiftspaus

Den som är skadad, studerar utomlands ett år eller är föräldraledig ska inte tas bort — annars förlorar du mandat, betalare och historik och bygger upp allt igen när personen kommer tillbaka. Ange i stället i personlistan en paus: från vilken månad, till vilken månad, och varför.

Under den tiden dras inget för personen; därefter startar avgiften av sig själv igen. Ingen behöver tänka på det på våren. Utan slutdatum gäller pausen varaktigt — det är vägen för övningsledare och hedersmedlemmar.

Kommer någon tillbaka tidigare avslutar du pausen. Den pågående månaden förblir fri: den kan redan vara aviserad som fri, och en efterhandsdebitering vore just den överraskning som förhandsaviseringen ska förhindra. En paus som redan står i en körning kan bara avslutas och inte raderas — den förklarar varför inget drogs den månaden.

Anledningen skriver du för framtiden: „Korsbandsskada" är om ett år värt mer än „paus".

Månadskörningen i tre steg

1. Förhandsvisning. Appen beräknar körningen och visar summa, poster och konton. Viktigare än summan är de två blocken bredvid:

• Överhoppade personer står överst, med anledning — ingen taxa, inget mandat, mandat förfallet. Den som hoppas över betalar inget; det får inte hända i tysthet.
• Jämförelsen med föregående månad med motiverade enskilda poster. Avviker summan mer än 20 % visas en varning och godkännandet kräver senare en extra bekräftelse. Det är oftast ett fel i avgiftsordningen, inte i medlemslistan.

2. Förhandsavisering. Före varje indragning får betalaren ett mejl med belopp, förfallodatum, borgenärs-ID och mandatreferens. Det är obligatoriskt, ingen serviceåtgärd: utan tidsenlig avisering får indragning inte ske. Fristen står i er avgiftsordning, vanligt är 14 kalenderdagar.

3. Godkännande. Först här flyttas pengar, och steget är medvetet obekvämt:

• Du skriver in summan som bekräftelse.
• Vid mer än 20 % avvikelse kryssar du dessutom i en ruta.
• Utan skickad avisering förblir knappen spärrad.

Vid vägen lämna in själv ligger SEPA-filen sedan redo. Ladda ner, ladda upp i internetbanken som samlingsautogiro, godkänn med TAN, radera filen.

Därefter frågar man sig: Har pengarna kommit fram? Vid vägen „automatiskt" meddelar betaltjänstleverantören det av sig själv. Vid lämna in själv meddelar ingen det — den enda källan är ditt kontoutdrag. Ladda därför upp det nästa månad som camt.053-fil från din internetbank; appen läser ur den vad som gick igenom och vad som kom tillbaka.

Från samma sida hämtar betalaren sitt årsintyg — en PDF per år, där allt som faktiskt dragits står. Det avlastar dig i januari, när annars tjugo familjer ställer samma fråga.

När en betalning kommer tillbaka

En returnerad autogirobetalning är normalt och kostar föreningen bankavgifter. Under Returer ser du varje med anledning och returkod.

• Fordran kvarstår — en retur betalar inget, den säger bara att detta försök inte gick igenom.
• Avgiften kan du fakturera medlemmen vidare. Den visas då som en egen post nästa månad, inte som en tyst höjning av avgiften. Förinställt är 0 kr — den som inte ställer in något debiterar inget.
• Efter den andra returen går mandatet till „kontrollera" och dras inte längre. En gång är ett odäckat konto vid fel tillfälle; två gånger är ett mönster, och tredje gången betalar föreningen avgifter för tredje gången.
• Vid anledningar som „konto avslutat" eller „mandat återkallat" är mandatet avslutat, inte bara pausat. Då krävs ett nytt.

Reagerar inte betalaren kan plattformen följa upp två gånger: först en påminnelse, sedan en betalningsanmodan med valfri avgift. Båda slår du på nedtill på den här sidan — av sig själv sker inget, för post i föreningens namn är ert beslut.

Vad betalaren själv kan göra

Varje betalare får en inloggningsfri länk till sin sida. Där ser hon vad som dras den här månaden, historiken för de senaste tolv månaderna — och hon kan ändra sin bankförbindelse själv.

Det är den viktigaste punkten på hela sidan: varje kontobyte som betalaren inte kan sköta själv blir en returnerad autogirobetalning och därefter ett telefonsamtal till kassören.

Ändringen gäller först efter ett klick i bekräftelsemejlet, som går till den angivna adressen. Portallänken ensam räcker inte: den ligger i en inkorg, vidarebefordras, skrivs ut, öppnas på främmande datorer. Den som har den får se vad som dras — hon ska inte bestämma från vilket konto. Bekräftelselänken gäller 48 timmar; därefter ansöker betalaren helt enkelt om bytet på nytt.

Från samma sida hämtar betalaren sitt årsintyg — en PDF per år, där allt som faktiskt dragits står. Det avlastar dig i januari, när annars tjugo familjer ställer samma fråga.

Ansökningsformulär

I stället för att skriva ut lappar kan du erbjuda ett offentligt ansökningsformulär. Den som vill gå med anger där vem som ansluter sig och vem som betalar, väljer grupp och avgift — i den mån hon känner till dem — och lämnar samtidigt SEPA-medgivandet. Du slår på det under Ansökningar; där står också adressen att lämna vidare.

Efter godkännandet går automatiskt en bekräftelse till betalaren, med den personliga länken för bankförbindelsen. Ett avslag skickar plattformen inte — den som avslår gör det personligen.

Överta befintlig data

Kommer ni från Excel eller ett gammalt program importerar du medlemmar, taxor och befintliga mandat under Import. Skrivning sker först efter en förhandsvisning — en import som skriver direkt lämnar vid ett fel på rad 91 en halvt fylld databas.

Har din fil en kolumn med avgiften, tilldelar appen taxan utifrån den — men bara vid öreexakt överensstämmelse med en av era taxor. 185,50 kr träffar ingen 180,00-kr-taxa. Sådana rader skapas ändå, bara utan taxa; förhandsvisningen anger i förväg deras antal och de belopp som inget matchar.

Vad indragningen kostar

Funktionen är kostnadsfri till och med 31 januari 2027. Därefter börjar en kostnadsfri provmånad, först då börjar debitering: 149,99 kr i månaden eller 1 499,99 kr om året, i båda fallen brutto inklusive moms. Inget debiteras utan ert samtycke, och före varje omställning går en förvarning ut.

Vid vägen „automatiskt" tillkommer betaltjänstleverantörens avgifter per indragning. De står öppet på abonnemangssidan och på varje faktura — tillsammans med vad den andra vägen skulle kosta.

Säga upp kan du när som helst i appen, med verkan från slutet av den betalda perioden — utan mejl, utan telefon och utan att ange skäl.

Tillhör du ett förbund har det i Tourna Event ett eget område – uppbyggt som dojo-dashboarden, men med det som räknas på förbundsnivå: personer, kadergrupper, tillställningar och stamdata. Du hittar det via Profil → Dojor/Förbund → Öppna förbund.

Navigeringspunkten i profilen heter „Dojor/Förbund", så snart du tillhör ett förbund eller har rätt att skapa ett. Annars heter den fortsatt bara „Dojor". I båda fallen står där bara det som rör ditt eget medlemskap; förvaltat blir det i förbundsområdet självt.

Vem får göra vad

Det finns två roller:

• Administratör – får göra allt: underhålla stamdata, bjuda in medlemmar, bevilja förbundsrätt, skapa kadergrupper och kalla atleter.
• Kaderatlet – får bara läsa. Hon ser de andra kaderatleterna, kadergrupperna och tillställningarna, men inga öppna inbjudningar och inga redigeringsknappar.

Den som varken är det ena eller det andra får vid anrop av adressen en „hittades inte"-sida. Det är avsiktligt: ett meddelande „ingen åtkomst" skulle bekräfta att detta förbund finns.

Översikt

Upptill står nyckeltalen: medlemmar (varav ämbeten), kadergrupper, kaderatleter (varav bekräftade), öppna inbjudningar och egna tillställningar.

Längst upp står kortet Förbundsprofil med ett procenttal: hur fullständig er stamdata är. Under det står de öppna punkterna som klickbara brickor – ett tryck på en hoppar till exakt det avsnitt där fältet finns. Du behöver alltså inte leta efter var „huvudbild" eller „kortnamn" bor. Två brickor leder inte till stamdata, utan till en annan flik: „Bjud in ytterligare medlem" till Personer, „Skapa första kadergrupp" till Kadergrupper.

Inte varje punkt väger lika. Namn, nation, ort och en kontaktmöjlighet räknas tredubbelt, webbplats, gata, logotyp och beskrivning dubbelt, resten enkelt. Så länge något är öppet förblir värdet under 100 % — även vid bara en småsak.

Tre uppgifter är obligatoriska, om ni vill göra förbundet offentligt: namn, ort och en kontaktmöjlighet. De står först och bär märket obligatoriskt. Allt annat är valfritt i valfri ordning — förbundet fungerar även ofullständigt.

Öppna inbjudningar står medvetet bredvid denna lista och inte i den: en utfärdad inbjudan är ingen brist, utan något som just pågår, och ingen kan stänga den ensidigt.

Under det står stamdata på en blick — grupperade efter samma fem avsnitt, varje grupp med egen Redigera, som leder direkt dit.

Kalender

Fliken Kalender besvarar två frågor: vad förbundet självt arrangerar och när det ställer upp. I den står

• egna tillfällen, som du skapar här — medlemsmöte, kaderläger, styrelsemöte,
• egna turneringar och läger, som förbundet arrangerar,
• turneringar som förbundet är inbjudet till som landslag.

De två sistnämnda visas av sig själva; att skapa finns bara den första sorten. Det går att växla mellan månads- och veckovy, skapande sker via knappen upptill eller via + på en ledig dag.

Träningstider och lov finns inte här — de hör till träningsverksamheten och finns i dojokalendern.

Vid skapandet bestämmer du synligheten. „Internt" är förvalet: tillfället ser bara förbundsmedlemmar. „Offentligt" är en förhandsanteckning – synligt blir ett så markerat tillfälle först när förbundet får en offentlig sida. Fältet finns ändå redan, så att du senare inte behöver gissa det i efterhand för varje befintligt tillfälle.

Bara administratörer skapar tillfällen, ändrar och raderar dem. Kaderatleter ser kalendern, men utan redigeringsvägar.

Prenumerera på kalendern. Via Prenumerera på kalender får du en adress som du en gång anger i din kalenderapp — därefter visas nya förbundstillfällen där av sig själva. Med är alla förbundstillfällen, egna turneringar och läger samt turneringarna som förbundet är inbjudet till.

Det får alla medlemmar göra, även kaderatleter. Just för dem är det den egentliga nyttan: lägertillfällen i mobilen, utan att logga in.

Personer

Fliken Personer visar alla i en lista: personer med ett ämbete och kaderatleter, med sina kadergrupper som märken bredvid. Den som är båda står en gång där.

Till skillnad från dojon har i förbundet alla ett riktigt användarkonto. Det finns här inga för hand skapade personer utan konto och följaktligen ingen efterhandskoppling. Nya personer uppstår uteslutande via en inbjudan via e-post – som medlem via Bjud in medlem, som kaderatlet via fliken kadergrupper.

En utfärdad, ännu inte accepterad kallelse står som en egen rad med anteckningen „inbjuden" i listan – med e-postadressen i stället för ett namn, för mer är inte känt vid den tidpunkten. Öppna medlemsinbjudningar står dessutom i ett eget kort under det och går att dra tillbaka där.

Tränare

Fliken Tränare för upp förbundets tränare — med bild, grad och funktion („förbundstränare", „kaderledning kumite"). Denna lista visas på den offentliga förbundssidan.

Tränare är desamma över hela plattformen: du väljer från den befintliga listan, som även läger hämtar sina tränare från. Hittar du inte någon skapar du honom här — med namn, dan-grad, biografi och bild. Han står därefter till allas förfogande. Det är avsiktligt: en egen kopia per förbund skulle föra samma människa dubbelt, och en ändrad dan-grad skulle bara ha registrerats på ett ställe.

Funktionen hör däremot till förbundet. Samma tränare kan hos er vara förbundstränare och någon annanstans något annat.

Ta bort löser bara kopplingen. Tränaren finns kvar på plattformen, med alla läger han hänger på.

Underhålla får bara en administratör. Kaderatleter ser listan.

Kadergrupper

Det som i dojon heter „grupper" heter i förbundet kadergrupper – t.ex. „nationskader kata" eller „juniorer kumite". Du skapar dem, namnger dem och kallar in atleter.

Kallelse sker via e-postadressen: atleten får en inbjudan och blir bekräftad först efter att ha accepterat den. Fram till dess står hon som väntande i gruppen. Vid bekräftade atleter visar gruppen ålder, graderingsgrad, kön, nationalitet och specialisering – dessa uppgifter kommer från personens atletprofil, inte från förbundet. Är de tomma måste personen själv fylla i dem.

En person kan stå i flera kadergrupper, t.ex. i kata och kumite.

Tillställningar

Kortet Tillställningar på översikten listar vad förbundet självt arrangerar, och turneringarna det är inbjudet till som landslag. Förestående tillfällen står överst, därefter de gångna; tillsammans högst sex rader, resten räknas. Utkast ser bara administratören – för kaderatleter visas de först efter publiceringen.

Stamdata i fem avsnitt

Fliken Stamdata är indelad i fem avsnitt, som står under varandra till vänster:

Bredvid varje avsnitt sitter en prick: grön, om inget är öppet där, annars röd. Samma fullständighetsvärde som på översikten hittar du här under navigeringen – det är samma beräkning, ingen andra.

Visat blir alltid bara ett avsnitt. Nedtill sitter en list med Kasta och Spara; den hör till avsnittet du just ser. Har du osparade ändringar och byter avsnitt frågar applikationen.

Varje avsnitt har en egen adress. Länken …/dashboard/federations/ert-forbund?tab=master&section=standort leder direkt till adressen – praktiskt när du vill säga till någon var något ska fyllas i.

Förbundstypen (WKF eller JKA) står som märke upptill i huvudet och fastställer i vilken världsförbundsfamilj ni ingår. Ändra den kan bara en plattformshandläggare.

Kansli och kontaktperson står tillsammans i Team & kontakt, eftersom båda besvarar samma fråga: vem når jag? Webbplats, telefon och e-post för kansliet gäller för förbundet — separat från kontaktpersonen bredvid. Anledningen är enkel: byter personen finns förbundsnumret ändå kvar att nå. För fullständigheten räcker en av båda adresserna.

Offentlig adress. Den sista delen av adressen, under vilken förbundet är offentligt nåbart. Vid skapandet härleds den från namnet; därefter följer den inte längre namnet. Det är avsiktligt — en adress som en gång står på ett rundbrev får inte gå i tomma intet vid en namnrättelse. Ändra den kan du när som helst, men då fungerar länkar till den gamla inte längre.

Fakturaadress. Arrangerar förbundet en turnering är det fakturamottagare. Brytaren Motsvarar förbundsadressen står påslagen från början och härleder adressen i stället för att kopiera den: flyttar kansliet, flyttar kvittot med. Har ni en box eller sitter kassören någon annanstans stänger du av den och anger en egen adress. Den visas också under „Nästa steg", så länge något saknas.

Platsens namn. Ovanför gatan finns ett eget fält för namnet — „Sporthallen Zweibrücken", „Riksidrottscentret". Anger du adressen via adresssökningen fylls det i automatiskt. På den offentliga sidan visas det som adressens första rad.

Beskrivningen går att formatera — stycken, fetstil, listor, som vid dojon och lägret.

Bilder. Utöver logotypen finns två till: brickan (liggande, högst 2 MB) och bildområdet (liggande, högst 5 MB) — den breda bilden i huvudet på den offentliga förbundssidan. Ett foto från hallen i användbar upplösning ligger snabbt över 2 MB, därför får bildområdet vara större. Båda sparas med uppladdningen, ett klick på Spara behövs inte för det. Saknas en visas i dess ställe logotypen.

Publicera förbundet

Ett förbund är till en början ett utkast och osynligt för utomstående — även då alla fält är ifyllda. Synligt blir det först när du trycker på Publicera upptill i huvudet. Det gäller uttryckligen även för förbund som funnits här länge: ingen går online över natten bara för att en ny funktion tillkom.

Krävs för det är bara tre saker: namn, ort och en e-postadress — antingen kansliets eller kontaktpersonens. Saknas något säger meddelandet dig vad som saknas, i stället för „ofullständig". Bilder och beskrivning är inget krav; utan dem ser sidan magrare ut, utan kontakt vore den oanvändbar.

Vad som står på sidan: bild, namn, förbundstyp, beskrivning, kommande tillfällen, adress med karta och kontaktuppgifterna. Dessutom en QR-kod för tryckta anslag.

Publicerade förbund dyker dessutom upp i sökningen på startsidan — i samma flik som dojorna, som nu heter „Dojor & förbund". En egen flik vore onödig: båda är institutioner man slår upp, inga tillfällen.

Dra tillbaka kan du när som helst, utan återfråga. Sidan svarar därefter igen med „hittades inte".

Skapa ett förbund

Skapa får den som har förbundsrätten – beviljad av en befintlig förbundsadministratör eller av plattformshandläggaren. Du hittar knappen „Skapa förbund" i profilen under Dojor/Förbund. Efter sparandet är du automatiskt administratör för ditt förbund.

Ett konto tillhör exakt ett förbund. Accepterar du en inbjudan till ett annat, medan du redan är med i ett, avvisas den.

Via menypunkten „News" upptill når du nyheterna från alla dojor, förbund och från TournaEvent självt. Sidan är offentlig – läsbar även utan inloggning.

Upptill filtrerar du efter förbund, dojor och TournaEvent eller väljer via „Välj utgivare" enskilda föreningar. Filtret står i adressen: du kan alltså skicka vidare ett filtrerat läge. På telefonen ligger filtren bakom knappen „Filter".

På den offentliga sidan för din dojo och ditt förbund visas de senaste meddelandena dessutom som ett eget avsnitt „Nyheter" – med en hänvisning till alla.

Se bara de föreningar som intresserar dig

Är du inloggad står bredvid „Alla" ytterligare ett filter: „Mina". Det visar uteslutande meddelanden från utgivare du följer.

Knappen „Följ" hittar du på två ställen:

• på en dojos eller ett förbunds sida, upptill i avsnittet „Nyheter",
• på varje meddelande självt, till höger om utgivarens namn.

Klickar du igen upphör det igen. En förening som ännu inte publicerat något går ännu inte att prenumerera på – hos den finns avsnittet „Nyheter" ännu inte.

Notis till mobilen? Som standard skickar „Följ" inget — det är ett filter. Den som vill slår på det: Inställningar → Notiser → Nyheter. Då kommer ett push-meddelande så snart en av dina utgivare publicerar något. Kommer flera meddelanden in på en gång — t.ex. vid en förstagångskoppling av ett flöde — får du ändå högst ett.

Meddelanden som uppstår av sig själva

Om din turnering eller ditt läger skriver plattformen några meddelanden själv — du behöver inte göra något för det. De visas så snart du utför respektive steg:

Du är utgivare, inte TournaEvent: meddelandet visas under ditt förbund eller din dojo, och den som följer er ser det under „Mina". Tillhör turneringen varken ett förbund eller en dojo visas det under TournaEvent.

Varje sådant meddelande finns exakt en gång per turnering — även om du drar tillbaka något och publicerar igen. De är märkta med „Automatiskt" och innehåller aldrig namn på deltagare, inte heller vid resultaten: bara turneringsnamnet står med.

På din dojo- eller förbundssida visas de som standard inte. Där står det ni själva skrivit — annars skulle maskintext tränga undan era egna inlägg: avsnittet visar fem poster, och en turnering genererar snabbt tio meddelanden.

Båda delarna går att ställa om. På fliken News för din dojo eller ditt förbund, direkt under nyhetsflödet, finns två brytare:

• Skapa automatiska meddelanden — av: inga nya uppstår längre. Redan visade finns kvar.
• Visa även på min offentliga sida — av som standard, av ovan nämnda anledning.

Två sorters meddelanden

• Egenskrivna: text, bild och allt annat ligger hos oss. Ett klick öppnar meddelandet här.
• Från din webbplats flöde: vi visar bara titel, datum och en kort ingress. Ett klick leder till utgivarens webbplats – igenkännbart på pilsymbolen och notisen „Till originalet". Den fullständiga texten övertar vi medvetet inte: den hör hemma på föreningssidan och underhålls där.

Skriva ett meddelande

Öppna din dojo (Profil → Dojor → Öppna dojo) eller ditt förbund och växla till fliken „News". Där:

1. Klicka på Nytt inlägg.
2. Ange titel och text; texten går att formatera (fetstil, listor, länkar, mellanrubriker). Bilder kan du ladda upp – i texten via bildsymbolen, för omslagsbilden via knappen Ladda upp bredvid. Tillåtna är JPG, PNG och WebP upp till 5 MB. Ligger din bild redan på nätet anger du i stället bara dess adress. En omslagsbild är valfri.
3. Ingressen är frivillig, men lönar sig: den visas i listan, som inledning över texten och i förhandsvisningen när någon delar meddelandet. Ungefär 160 tecken – det som går utöver det kortas av förhandsvisningen. Lämnar du den tom tar vi textens början i stället.
4. Under Publicering väljer du mellan direkt och planera för senare. Ett planerat inlägg visas först vid den valda tidpunkten – innan dess hittar ingen det. Knappen heter då „Planera".
5. Spara som utkast eller publicera direkt.

Senare kan du redigera, dra tillbaka (det försvinner från allmänheten, men finns kvar) eller radera varje eget inlägg. Via samma meny går det också att generera omslagsbild – i TournaEvent-inläggens design, med titel och datum. Har inlägget redan en heter punkten Generera ny omslagsbild och ersätter den först vid detta klick.

Ta över meddelanden från din webbplats

Har din föreningswebbplats en nyhetssida kan vi automatiskt ta över meddelandena. Du behöver inte kunna något tekniskt för det.

1. Ange inget på fliken News under Nyhetsflöde, klicka i stället på „Sök flöde". (Din webbplats måste stå i stamdata – där tittar vi efter.)
2. Hittar vi något visar vi dig den funna adressen och de tre senaste meddelandena därifrån. Så ser du om det är rätt källa.
3. Först med Överta sparas den. Innan dess står uttryckligen „Ännu inte sparad" vid den.

Från och med då hämtar vi meddelandena varje timme i bakgrunden. Nya visas av sig själva; inget skapas dubbelt. Första gången övertar vi högst 20 meddelanden. Nykopplad hämtar vi även äldre under sex timmar – det som står på din nyhetssida har du trots allt själv lagt dit. Därefter gäller igen: inget äldre än ett år, annars skulle förr eller senare halva ert arkiv stå i översikten. Det första hämtandet gör vi genast vid anslutningen – så ser du direkt om det fungerar, i stället för att vänta till nästa hela timme. En omslagsbild från flödet tar vi med. Tillåter din bildserver kopian ligger den därefter hos oss; vägrar den, visar vi bilden direkt från din sida.

Vi tittar därvid efter på tre ställen, alltid i denna ordning:

1. Din sidas flöde. Den bästa källan: en hämtning, och publiceringsdatumet står med.
2. Innehållsöversikten (sitemap). Erbjuder din sida inget flöde, men en sitemap, läser vi meddelandena via den. Datumet är då „senast ändrad", inte alltid publiceringsdagen.
3. Din nyhetssida själv. Har din sida inte heller någon sitemap, söker vi upp sidan där dina meddelanden listas, och läser därifrån de enskilda meddelandenas adresser. Titel, ingress och bild hämtar vi som vanligt från de uppgifter din sida tillhandahåller för länkförhandsvisningar.

Hittar vi inget är det inget problem: du kan fortsätta skriva meddelanden för hand. Känner du till adressen till flödet eller din nyhetssida anger du den bara själv. Vi kontrollerar den vid sparandet: ligger inget flöde där – t.ex. för att det är adressen till din webbplats –, säger vi det och föreslår dig den rätta. Och står det inga meddelanden alls på den angivna nyhetssidan, säger vi också det, i stället för att koppla en källa som inte levererar något.

Ta över tillfällen från din webbplats

Har er webbplats en tillfälleslista kan vi ta över den i er kalender – som förening liksom som förbund. Du hittar det på respektive flik Kalender under Tillfällessida. Ansluta får den som också får underhålla stamdata: vid förbundet förbundsadministratören, vid föreningen dojoledningen.

1. Klicka på „Sök tillfällen" – vi tittar på din webbplats. (Webbplatsen måste stå i stamdata.)
2. Hittar vi något visar vi dig adressen, antalet och de tre nästa tillfällena med datum. Datumet är här själva beviset: därigenom ser du om vi läst din sida rätt.
3. Först med Överta sparas kopplingen – och stäms genast av en gång.

Därefter stämmer vi av en gång dagligen. Övertaget blir titel, datum och en länk till din sida – inget mer:

Hur mycket vi övertar beror på hur din sida är byggd. Vi gissar ingenstans – vi läser bara det som är utmärkt:

Kalenderfilen är det bästa fallet: där är start, slut och plats utmärkta uppgifter, och vi behöver inte tolka ut något ur löptext. Ger din sida båda delarna tar vi kalenderfilen. Erbjuder den inget av det uppstår heller inget tillfälle – hellre ingen uppgift än en gissad.

Avbokar du ett tillfälle försvinner det även hos oss. Står ett kommande tillfälle inte längre på din sida tar vi bort det vid nästa avstämning – annars skulle någon ledas till en tillställning som inte längre finns. Gångna tillfällen finns kvar; de är historia, ingen avbokning. Dina för hand skapade tillfällen rör vi aldrig.

Övertagna tillfällen visas överallt där dina egna visas: i kalenderfliken, på den offentliga förbundssidan och i kalenderprenumerationerna. Den som prenumererar på förbundskalendern får dem automatiskt med – med länk till din sida.

Kommentarer

Under varje meddelande — även ett från flödet — kan inloggade användare kommentera. Läsa kan alla, även utan konto.

Området ligger nedtill på detaljsidan och startar hopfällt med antalet. Vid ett flödesmeddelande står knappen till originalet ovanför: den som deltar i samtalet ska kunna läsa texten först — hos oss står bara ingressen.

• Svar går en nivå djupt. Ett svar på ett svar finns inte; det blir inte längre läsbart på telefonen.
• Redigera din kommentar kan du i 15 minuter — och bara så länge ingen svarat. Annars skulle svaret plötsligt stå bredvid en annan text än den det syftar på. En ändrad kommentar bär anteckningen „redigerad".
• Radera går när som helst. Hänger svar på den finns en platshållare kvar utan ditt namn och utan din text, så att de andras svar förblir begripliga.

Anmäla och moderera

Passar en kommentar inte kan du anmäla den via menyn (förolämpning, spam, felaktig information, övrigt). Vi tittar på det. Författaren får inte veta vem som anmält, och flera anmälningar från samma person räknas som en.

Kommer flera anmälningar från olika personer samtidigt, döljs kommentaren tillfälligt tills någon tittat på den. Utan det skulle en grov kommentar stå online över natten.

Som utgivare — dojoledning eller förbundsadministratör — kan du dölja och visa kommentarer under dina egna inlägg igen. Radera kan du dem inte: det förblir hos författaren och hos oss som operatör. Ett främmande inlägg ska inte kunna försvinna spårlöst.

Du når årsranglistan via menypunkten „Rangordning" upptill – den är offentlig och synlig även utan inloggning. Den visar över en säsong (de senaste 365 dagarna) vem som samlat flest poäng – som atletrangordning och som dojorangordning (topp 100).

Poängen kommer från medaljerna som vunnits vid turneringar:

• Guld = 10 poäng
• Silver = 6 poäng
• Brons = 3 poäng

Äldre resultat faller automatiskt bort efter 365 dagar. Du kan söka efter atlet eller dojo och filtrera efter kön, åldersklass, graderingsgrad och förbund – eller klicka på en dojo för att bara se dess medlemmar. Den roterande prispallen upptill visar toppen i olika kategorier (t.ex. bästa kvinnor, bästa ungdom, guldsamlare).

Via menyn uppe till höger når du:

• Profil: redigera namn, telefon, födelsedag och dojo. Kundnummer och e-post ser du också här.
• Dojor/Förbund: dina medlemskap. Ett klick öppnar respektive dashboard – förvaltning sker där, inte här. Utan förbundstillhörighet heter punkten bara „Dojor".
• Domare: dina domarlicenser (DJKB/JKA och WKF) med licensnummer och giltighet samt ditt JKA/WF-medlemskap. Uppgifterna gäller för alla turneringar: arrangörer ser din nivå, licensnumret förblir privat. Blir du inbjuden som domare kan du redan i välkomstassistenten ange licenserna.
• Ändra lösenord: ange ett nytt lösenord när som helst (för konton med e-post/lösenord). Har du glömt ditt lösenord, använd „Glömt lösenord" på inloggningssidan.
• Tvåfaktorsautentisering: en andra faktor utöver lösenordet – se nästa avsnitt.
• Inställningar: standardvärden för discipliner, designalternativ för matchträden och ditt utbetalningskonto.
• Radera konto: vid önskemål kan du ta bort ditt konto varaktigt här (med säkerhetsfråga).

Osparade ändringar går inte förlorade – appen frågar innan du lämnar sidan.

En andra faktor skyddar ditt konto, även om någon känner till ditt lösenord. Du hittar den under Profil › Säkerhet.

Frivillig för alla – krävs bara vid betalningsvägarna. Vi erbjuder den till alla, och den som förvaltar turneringar eller ett förbund rekommenderas den uttryckligen: i dessa roller ser du andra föreningars anmälningar, ofta med barns födelsedatum. Spärrat blir dock inget utan en andra faktor – onboarding, turneringsförvaltning och alla övriga funktioner fungerar helt normalt.

Obligatorisk är den andra faktorn precis där det handlar om pengar och bankdata:

• ansluta, öppna eller ändra Stripe-utbetalningskontot (här fastställs vart startavgifterna flödar),
• dojons avgiftsindragning vid vägen „lämna in själv": registrera SEPA-mandat med IBAN, importera bankdata eller ladda ner indragningsfilen med de fullständiga IBAN-numren.

Anropar du en av dessa funktioner utan konfigurerad faktor leder appen dig till konfigurationen och tar dig därefter tillbaka dit du ville.

Konfigurera

1. Öppna Profil › Säkerhet och klicka vid „Tvåfaktorsautentisering" på Konfigurera nu.
2. Välj autentiseringsapp (t.ex. Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password).
3. Skanna QR-koden med appen. Kan din enhet inte skanna, skriv i stället in nyckeln som står bredvid.
4. Ange den sexsiffriga koden från appen och bekräfta. Ge den ett namn som „Ramseys iPhone", så att du senare kan skilja på flera enheter.

Det tar cirka två minuter. Du kan konfigurera flera faktorer – praktiskt om du vill ha en andra enhet som reserv.

Återställningskoder

Direkt efter konfigurationen får du tio återställningskoder. De är din väg tillbaka om din mobil försvinner.

Nya koder skapar du när som helst under Profil › Säkerhet. De gamla blir därmed ogiltiga.

Logga in med andra faktorn

Efter lösenord eller Google-inloggning frågar appen efter den sexsiffriga koden från din app. Har du flera faktorer står den senast använda överst; de andra kan du välja bland under den.

Tappat mobilen?

1. Logga in som vanligt med lösenord eller Google.
2. Klicka i andra steget på „Jag kommer inte åt min andra faktor".
3. Ange en av dina återställningskoder.

Därmed återställs din andra faktor. Du loggar därefter in på nytt och konfigurerar den på nytt – med nya återställningskoder.

Ändra utbetalningskonto

Vill du ansluta eller ändra ditt Stripe-utbetalningskonto frågar appen efter den andra faktorn igen, även om du redan är inloggad. Här fastställs vart pengarna flödar – precis de ställen där en övertagen session verkligen gör ont. Detsamma gäller för IBAN-vägarna vid dojons avgiftsindragning. Har du ännu ingen faktor konfigurerad hämtar appen in det med dig på detta ställe.

Programåtkomster (API-nycklar)

Använder du AI-integrationen (MCP) eller egna skript: en ny åtkomstnyckel kan du bara skapa med konfigurerad andra faktor.

En nyckel i sig frågar inget vid användning – ett skript kan inte skriva in en kod. Hindret sitter vid skapandet, inte vid användningen. Återkalla dina nycklar kan du när som helst under Inställningar › MCP.

• Kommer du inte vidare, använd supportformuläret och beskriv kort ditt ärende.
• Många åtgärder (spara turnering, lottning, bedömning) går att prova riskfritt så länge din turnering fortfarande är ett utkast – idealiskt för att öva.